Tietohierarkia, viite 1 |
Turha data. Dataa on kahdenlaista: oheisatuotteena kerääntyvää ja tarkoituksella kerättyä. Oheistuotteena kerääntyy dataa vierailtaessa erilaisissa tietojärjestelmissä, somessa jne. Pääsyy vierailuun on siis jokin palvelutapahtuma tai vuorovaikutus. Lokitiedot ovat hyvä esimerkki tällaisesta datasta. Tarkoituksella kerätään dataa mm. erilaisten lupien myöntämiseen, valvontaan, päätöksentekoon, tilastotarkoituksiin ja tutkimustarkoituksiin. Data voi olla turhaa sen synnyttäjän kannalta, mutta hyöty voi olla aivan toisaalla. Data voi olla turhaa, kun sitä kerätään useaan otteeseen eri tarkoituksiin. Tätä esiintyy julkisella sektorilla paljon. Syynä on toimintojen, organisaatioiden erillisyys, osaoptimointi.
Turha informaatio. Informaatiota kerätään eri datalähteistä datoja yhdistämällä. Informaation keruuta ohjaa käyttötarkoitus. Usein syntyy turhaa informaatiota siitä, että samaa ilmiötä kuvataan toisistaan poikkeavin datalähtein. Informaatiolta puuttuu yhtenäinen, sovittu tausta eli metatieto. (2)
Turha tieto. Datasta ja informaatiosta voidaan johtaa eri tarkoituksiin tietoa. Tietysti turhinta on tieto, jota luodaan vain omiin tarkoituksiin. Esimerkiksi tutkimustietoa on paljon liikkeellä ja sen hyödyntäminen on rajallista. (3) Pahimmillaan tutkimus pölyttyy ylähyllylle eikä siitä jää mitään hyötyjälkeä toimintaan, päätöksentekoon. Tilastotietokin jää turhaksi, jos sitä ei hyödynnetä päätöksenteossa, vaan päätokset perustuvat "mututietoon". Merkittävä turhan tiedon lähde on tiedolla johtamiseen tarkoitettu tieto, jota ei kuitenkaan systemaattisesti hyödynnetä tarkoitukseensa.
Viisaus. Viisaus tiedon hierarkiassa on systemaattista ja sitä hyödynnetään toiminnassa ja päätöksenteossa. Turhaa viisautta syntyy siitä, että dataa-informaatiota-tietoa tulkitaan tarkoituksellisesti omien etujen pönkittämiseen, omien viisastelujen vahvistamiseen. Tilastojen tyhmä lukutaito johtaa helposti siihen, että tilastotieto koetaan turhaksi. (4). Viisautta on hyödyntää tilastotietoa, tutkimustietoa innovatiivisesti.
Turhaa, päällekkäistä tiedonkeruuta asiakkaan kannalta. Asiointi julkisissa ja yksityisissä palveluissa voi olla turhauttavaa, kun aina erikseen joutuu kirjaamaan tiedot, mitkä ovat jo olemassa. Verottaja on omalta osaltaan ottanut tässä niskalenkin ja vaivaa verotettavaa vain tiedoilla, joita se ei muualta saa. Päällekkäisen tiedon antamisen velvollisuus kumpuaa kahdesta ongelmasta: 1. palvelujen tuottajat eivät keskenään vaihda tietoa, 2. tiedon rakennetta ei ole standardoitu. Taustalla voi olla tiukka lainsäädäntö, joka estää tiedon vaihdon. Taustalla ovat kyllä myös omiin tietotarpeisiin perustuvat traditiot. Myös tietoturva, tietosuoja ovat relevantteja esteitä tiedon vaihdolle (useimmiten aiheesta, mutta joskus ei).
Tiedonkeruu turhaa, mutta tarpeellista. Paljon kerätään tietoa kansalaisilta, asiakkailta, yrityksiltä, palvelujen tuottajalta, ammattilaiselta, joissa tiedon hyötyjä ei ole keruun kohde. Tutkimustieto, tilastotieto ja johtamiseen, valtion ohjaukseen liittyvä tieto voi olla todella turhaa tiedon kohteen kannalta. Se on kuitenkin tarpeellista tiedon hyödyntäjän kannalta. Ja voi se olla tarpeellista ehkä laajemminkin. Me suomalaiset olemme melko nöyriä, kun viranomainen tai tutkija lähestyy meitä. Harvoin saamme siitä omaa hyötyä. No joskus tulee kahvipaketti tai vastaava. (5)
Tiedonkeruu tarpeellista, mutta käyttäjä ei pidä sitä tarpeellisena. Tiedolla johtaminen on alue, jossa syntyy osana BI-järjestelmiä runsaasti informaatiota. Informaatio voi olla kuitenkin tarjottu niin vaikealla tavalla, että päätöksentekijä ei ehdi ja jaksa motivoitua sen käyttöön. Informaatio voi olla myös irrallaan päätöksentekoprosessista ja luotu idealistisella kuvitelmalla.
Tieto on tarpeellista, mutta laatu pettää. Tiedon laadussa voi olla monia ongelmia kuten kattavuus, virheelliset tiedot, vertailukelpoisuuden puute, vanhentunut tieto. Jos ei käyttäjä luota tietoon, ei se sitä myöskään kovin mielellään käytä. (6)
Tiedonkeruussa saatu tieto on joskus mahdollisesti hyödyllistä. Avoimen datan ja big datan eräs ponnin on, että yhdistämällä useista tietolähteistä dataa voidaan saada mielenkiintoista ennalta arvaamatonta hyödyllistä tietoa.
Soten turha tieto. Tunnistan sosiaali- ja terveydenhuollossa turhaa tietoa, mutta varmasti monet muutkin tunnistavat. Tässä lyhyt esimerkkilista turhasta tiedosta:
- data: kerätään henkilöiden ja yritysten perustietoja eri käyttötarkoituksiin; erityisesti jätetään hyödyntämättä toisella hallinnonalalla vastaava data
- data-informaatio: kerätään aina uudelleen toimintayksikkötietoja, kun ei ole kansallista toimintayksikkörekisteriä; yksityiset palvelunantajat saadaan lupamenettelyn kautta, mutta julkisten palvelujen tuottajien osalta ei ole mitään luonnollista "pakkokeinoa"
- data-informaatio-tieto: kerätään palvelujen tuottajilta toimintaan liittyvää tietoa, jota ei hyödynnetä lainkaan
Turhaa tietoa kerätään tiedonantajan kannalta:
- osa tilasto- ja rekisteritiedosta koetaan turhaksi tiedonantajan kannalta: esimerkiksi pitkään kestänyt hanke rakentaa terveydenhuollon avohoitoon oma rekisterinsä on koettu kentällä turhaksi ja siksi sen käyttöönotto on viivästynyt eikä tietojärjestelmätkään palvele parhaalla mahdollisella tavalla tiedonkeruuta (avoHilmo).
- osa valtakunnallisesta ohjaus- ja valvontatiedosta koetaan palvelujen tuottajien ja kansalaisten keskuudessa turhaksi "isovelivalvoo"-tiedoksi.
Ollin lääkkeitä turhan tiedon karsimiseen:
1. tunnistettava tiedon käyttäjä/tarvitsija.
2. tunnistettava, onko tieto jo olemassa jossain muussa tietolähteessä: sähköinen asiointi mahdollistaa tietojen esitäyttämisen jo olemassa olevilla tiedoilla. Jatkossa kansallinen palveluväylä tulee helpottamaan olemassa olevien tietojen tehokasta hyödyntämistä
3. tiedon keruun ja tiedon hyödyntämisen perustana pitää olla systemaattinen metatieto eli tieto tiedosta, joka yhtenäistää tiedon keruuta, tulkintaa, hakumahdollisuuksia jne.
4. tiedon kerääjälle on luotava mahdollisuus tiedon ensisijaiseen hyödyntämiseen. Se on kannuste tiedon antamiseen eteenpäin.
5. tiedon luotettavuus on varmistettava. tiedon antajan on tiedettävä, mihin tietoa käytetään.
6. tiedon laatu on turvattava koko tiedonkeruun ja jalostuksen ketjussa; ydintietojen laatu on tärkeä tekijä, koska näitä tietoja hyödynnetään erikseen monella tapaa (7)
7. tietorakenteet on tehtävä hierarkkisiksi ja toisiinsa yhteensopiviksi, jolloin eri tiedon käyttötasoilla voidaan rakentaa käyttöön sopivia mittareita, indikaattoreita.
8. turhaa tietoa on vältettävä rakentamalla koeasetelmia tiedon keruulle.
9. tutkimustietoa on hyödynnettävä systemaattisesti siten, että soveltavaan tutkimukseen (erityisesti STM:n alaiset tutkimuslaitokset) sisällytetään tutkimustulosten julkistamisen lisäksi niiden soveltaminen eri tasoiseen päätöksentekoon.
Kommentti toisaalta somessa (FB) 9.11.2014:
Jouni J Särkijärvi Yksi tärkeä ongelman ulottuvuus on johonkin tiettyyn asiaan liittyvä kontrollititeto. EU on erityisesti kunnostautunut siinä, että samasta toiminnosta kerätään eri direktiivien perusteella eri tavoin määriteltyä tietoa. Taustalla on se, että ei ole mietetty, mikä tieto antaa käytön kannalta parhaan kuvan kyseisestä toiminnosta.
Yksinkertainen juridinen temppu olisi kieltää viranomaista pyytämästä kansalaiselta tai yhteisöltä tietoa, joka jo on jollain toisella viranomaisella.
Päivitys 9.11.2014: HS:n uutinen: "Sipilä: Virkamiesten työtä voisi automatisoida"
"Sipilä sanoi Ylen Ykkösaamussa lauantaina, että syntyisi miljarditason säästöt, jos yksittäisten työntekijöiden työpanoksesta automatisoitaisiin hiukan päälle pari minuuttia päivässä. Viikossa riittäisi yhdentoista minuutin työpanoksen tehostus. Sipilä poistaisi esimerkiksi sairaanhoitajilta, lääkäreiltä ja opettajilta turhaa raportointia." http://www.hs.fi/kotimaa/a1415419837183
Lääkärien ja sairaanhoitajien turha raportointi innoittaa Ollia pohtimaan, mitä siellä huoneissa oikein tehdään, kun potilas ei ole paikalla. Olen olettanut, että raportoinnin keskiössä on potilas. Työnjakonsa mukaisesti kumpikin ammattiryhmä tekee tuon tehtävän, jotta hoidolla on jatkuvuutta ja vaikuttavuutta. Mutta mitä on se turha raportointi? Varmasti tietojärjestelmien modernisointi auttaa asiaa tehostamaan raportointia. Perusterveydenhuollossa lääkäreillä ja vähän muillakin taitaa olla erilaisia lausunnonantovelvoitteita, joiden mielekkyyttä on pohdittu.
Päivitys 10.11.2014: Mikko Nenonen kertoo esimerkin (s-posti):
"Paperireseptin
uusimiseen menee aikaa noin 15 sekuntia ja hoitajat/avustajat kirjaavat
uusimisen kertomukseen. Efficassa ja Pegasoksessa
kirjaamiseen menee noin 2-3 kertainen aika, kun pitää klikata
potilasryhmät, työaikamuodot, käyntitavat jne. Kun uusin eReseptin, teen
sen ilman hoitajan/avustajan apua apteekista tehdyn tai jatkossa
potilaan tekemän uusimispyynnön pohjalta. Tähän menee parhaassa
tapauksessa 30-40 hiiren klikkausta. Niistä 4-10 menee kuittauksiin
että on osastolääkelistakin, on tehty uusimispyyntö, pyyntö otetaan
käyttöön, sitä käsitellään, yhteisvaikutuksia ei voi käsitellä jne. Noin
5 klikkausta tuottaa lisäarvoa potilaalla, eli
uusii reseptin ja kaikki muu on kirjaamista, rekisteröintiä ja
tilastointia, joista ei käytännön lääkärille ole mitään hyötyä.
eReseptistä ei selviä alle minuutissa.
Kun
potilas käy vastaanotolla, pitää kirjata diagnoosi (ICD10) ja sitten
vielä se kirottu SPAT-koodi, jotka toimitetaan
perustuslainvastaiseen
AVO-HILMO rekisteriin, josta ei saa mitään tietoa ulos."Tuosta ereseptistä kerroin taannoin blogissani: http://ollintuumailut.blogspot.fi/2014/02/eresepti-pakolliseksi.html
Jouni Laurilan kommentti toisaalla somessa (FB) hieman ennen Mikko Nenosen kommenttia tietovarastoista ja rekistereistä 10.11.2014:
DrJouni Laurila "Tuosta
tiedon keräämisestä. Jo 80-luvulla alkoi tietovarastojen kerääminen
terveydenhuollossa. Sitä on vain lisätty mutta ei tiedetä mitä sillä
tehdään. Nyt on olemassa suuria tietokantoja. Lisäksi useat tilastot on
kerätty niin huolimattomasti, ettei niistä saa mitään luotettavaa edes
ulos. Tämän olen monet kerrat omien väitöstutkimusten aikana todennut.
Eli
pitäisi tehdä kuten kirjassani ehdotan. Ensin selvitetään, mikä
tilastointi on hyödyllistä. Se evaluoidaa, arvioidaan mitä kuvaa ja
kuinka luotettava on. Sen jälkeen otetaan käyttöön muutamia hyviä, jotka
kerätään kunnolla. Sillä saadaan oikeasti johdettua toimintaa eikä se
ole tyypillistä harhaan johtamista." http://ethesis.helsinki.fi/julkaisut/laa/kliin/vk/laurila/Kommentti toisaalla somessa (LinkedIn) 10.11.2014:
Data Warehouse, Data Architecture and modelling consultant, Ari Hovi Oy.
"Erinomaista pohdintaa. Jos puhutaan organisaation omista tiedoista,
turhaa tietoa voidaan mielestäni selättää määrittelemällä mitkä ovat
tärkeät tiedot. Tähän on ainakin kaksi hyvää tapaa. Ensinnäkin
määrittellään keskeiset mittarit ja KPI:t perustuen organisaation
strategiaan. Nämä ovat ne tärkeät tiedon kultajyvät joiden pitää koko
ajan johdon näkyvillä - päästään faktaperusteiseen johtamiseen. Toiseksi
tekemällä hyvät käsitemallit (Data Modeling) ja niiden yhteydessä
käsitteiden ja tietojen kuvaukset, ts. metadata. Tässäkin mallinnukset
auttavat fokusoimaan ja paljastamaan päällekkäistä, turhaa tietoa."
Ari avaa tietomallinnusta tuoreessa blogikirjoituksessaan: "Tietojen mallintaminen on supermenetelmä" http://www.arihovi.com/tiedon-mallintaminen-supermenetelma/Päivitys 16.11.2014: Päällekkäisestä tiedosta on käyty pitkä keskustelu LinkedInin julkict-ryhmässä. Tässä on tähän asti viimeisin puheenvuoro asiasta, joka siis on relevantti myös tässä turhan tiedon keskustelussa:
Viitteet
(1) Tiedon määrittelyn olen tehnyt 2012 blogikirjoituksessani, joka perustuu myös aiheesta tehtyyn artikkeliin.
Täsmällinen tieto on sitä, millä ohjaamme toimintaa. Itse olen laajentanut tätä täsmällisen tiedon käsitettä eteenpäin lainaamalla nelijakoa: data, informaatio, tieto, viisaus. (ks. edellä mainittu artikkelini vuodelta 2003). Datan pitää olla luotettavaa ja ajantasaista. Informaatio syntyy datasta esimerkiksi indikaattoreina. Tiedolla ymmärrän tulkintaa datasta ja informaatiosta, jossa jo yksittäisellä viranhaltijalla on oma keskeinen roolinsa. Viisaus on sitä, että syntyneen tiedon avulla voidaan tehdä viisaita päätöksiä. Kun rakennetaan avoin johdon tietojärjestelmä, sen hyödyntäminen monin tavoin ylimmästä johdosta itsenäisiin viranhaltijoihin tulee mahdolliseksi. Visio on puolestaan tulevaisuuden kuva tai unelma paremmasta tulevaisuudesta.
Mahdollinen tieto, innovaatiotieto syntyy otollisissa olosuhteissa. Organisaation kannalta kysymys on sosiaalisesta ympäristöstä, joka stimuloi innovaatioihin tai on stimuloimatta. Innovaatioihin käytetään raaka-aineena hyväksi täsmällistä ja piilevää tietoa. Käyttökelpoisen innovaation löytämiseksi pitäisi voida ideoida moninkertainen määrä kandidaatteja. Innovatiivinen ympäristö puolestaan on sellainen, jossa tieto kulkee mahdollisimman vapaasti ja toisaalta arvostetaan eri henkilöitä. Tässä on työsarkaa kaikilla organisaatioilla.
http://ollintuumailut.blogspot.fi/2012/07/tiedon-omistaminen-ja-tiedon-avoimuus.html
(2) Metatieto (kuvan tietohierarkiassa, tausta):
"Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on tietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä. Esimerkiksi tyypillistä metatietoa ovat CD-levyn tiedot (levyn nimi, esittäjä, säveltäjä, päivämäärä) tai tekstidokumentin tiedot (viimeksi tallennettu, omistaja, versio, sijainti, julkaisupäivämäärä jne.).
Liitännäistietojen kehittämisellä pyritään tehostamaan tietovarannon käyttöä, koska ne voivat helpottaa tietojärjestelmien välisiä tiedonsiirtoja ja eri paikoissa olevien sisältöjen yhdistämistä. Täten laadukkaat metatiedot voivat myös parantaa informaation löydettävyyttä niin, että hakukoneet pystyvät etsimään tietoa tarkemmin ja monipuolisemmin." http://fi.wikipedia.org/wiki/Metatieto
Yhteentoimivuusportaalista (http://fi.wikipedia.org/wiki/Metatieto) löytyy julkisen hallinnon metatietoa. Yhteentoimivuutta edistävä esiselvitystyö on myös käynnissä. Sosiaali- ja terveydenhuollon osalta THL ylläpitää koodistopalvelua, joka sisältää runsaasti metatietoa. http://www4.thl.fi/fi_FI/web/fi/organisaatio/rakenne/yksikot/tilu/koodistopalvelu
(3) Tutkimustiedon hyödyntäminen. HS:n mielipidesivulla 8.11.2014 (http://www.hs.fi/mielipide/a1415336221112) on vetoomus tutkimustiedon hyödyntämisestä päätöksenteossa. Sirpa Thesslerin ja Matti Ahon kirjoituksen otsikkona on: "Tutkijoiden ja päättäjien välistä vuorovaikutusta pitäisi lisätä". Kirjoittajat toteavat mm. seuraavaa:
"Tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa tulee parantaa, mutta rakenteellisia muutoksia suurempi vaikutus saadaan kehittämällä toimintatapoja siten, että olennainen tutkimustieto tuodaan päätöksentekijöille ymmärrettävässä ja helposti käsiteltävässä muodossa oikeaan aikaan.
Keskeistä on lisätä vuorovaikutusta ja keskustelua tutkimuksen ja päätöksentekijöiden sekä päätöksiä valmistelevien ja toimeenpanevien tahojen välillä vaarantamatta tutkimuksen riippumattomuutta."
Tutkimustiedon hyödyntämisen ongelmia pohtii myös Osmo Soininvaara blogissaan: http://www.soininvaara.fi/2014/11/16/tutkimus-ja-paatoksenteko/comment-page-1/#comment-384307
(4) Tilastojen lukutaidosta on tehty oivallinen julkaisu, jonka olen arvioinut taannoin blogissani. http://ollintuumailut.blogspot.fi/2013/09/tilastojen-lukutaito-turistit.html
Tässä on ote arviostani:
Meitä tilastojen käyttäjiähän on kolmea tyyppiä tanskalaisen mallin mukaan (s.132-133):
- "turistit" hakevat yksittäisiä tietoja ja ovat tilastojen satunnaiskäyttäjiä, pikakäyttäjiä eivätkä ole myöskään kovin kriittisiä sellaisia
- "maanviljelijät" käyttävät oman alansa tilastoja taajaan ja osana omaa päätöksentekoprosessiaan; tämä porukka käyttää myös pidemmälle jalostettuja indikaattoreita
- "kaivosmiehet" kaivautuvat syvälle tilastojen ytimiin, aineistoihin, luokituksiin. tilastojen laatuun, erilaisiin käyttömahdollisuuksiin sekä kriittisiin tekijöihin.
http://www.laakarilehti.fi/kommentti/index.html?opcode=show/news_id=15255/news_db=web_lehti2009/type=7/ref=rss
(6) Tilastojen laatu. Tilastokeskus vaalii toiminnassaan kansainvälisiä tilastolaadun kriteerejä. Näin tekee myös THL tilastoviranomaisroolissaan. http://www.stat.fi/tup/tietoaika/tilaajat/ta_08_02_melkas.html
(7) Ydintiedon hallinta - master data management. JHS-suositus 179 sisältää keskeiset periaatteet ydintiedon hallintaan. http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS179_liite7/JHS179_liite7.pdf
Ydintieto on koko organisaation kannalta välttämätöntä tietoa.
Esimerkiksi terveydenhuollossa on määritelty keskeiset ydintiedot osana ns. Kanta-hanketta. ks.esim. aiheeseen liittyvä opas: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/110913/URN_ISBN_978-952-302-108-2.pdf?sequence=1
Yllä oleva ei tarkoita sitä, etteikö sosiaaliturvatunnuksen kaltaisia yksikäsitteisiä tietoja voisi olla olemassa lokaalisti vaikkapa sovittujen rekisterinpitäjien hoitamina. Niitä ei kannata pitää yllä joka paikassa erikseen vaan turvaustua rekisterinpitäjän tietoja. Näillä tiedoilla vain ei päästä kovin pitkälle, koska käytettävään tietoon tarvitaan useimmiten monta attribuuttia (kenttää) useasta tiedon domainista, kuten henkilöstö, esineestä, paikasta ja käsitteistä, joita ei saa rekisterinpitäjiltä. Ajatellaan vaikka kuinka paljon erilaisia tietoja on terveydenhuollon hoitotapahtumassa.