Soten tietojärjestelmien käytettävyys - tarvitaan vaikuttavia toimenpiteitä

Kuva: Krista Poutanen: Käytettävyys terveydenhuollon tietojärjestelmien hankinnoissa, TAY 2022

 

 

 

 

 

 

 

Löysin  jotain uutta aiheesta käytettävyys. Miksi olen kiinnostunut tästä aiheesta. Se liittyy oikein hyvin käytettävyysasiantuntija Timo Jokelan kirjoitukseen HS:n mielipidepalstalla 12.10.2023. Koko Timon juttu on kopioituna alla. Hän nostaa esille käytettävyyden merkityksen IT-hankintojen kilpailutuksessa. Timon mielestä näkökulma ei tule riittävästi esille. Se jää voimakkaampien määritysten varjoon. Samaa aihetta käy läpi tutkielmassaan myös Krista Poutanen v.2022. Kopioin Kristan käsitemäärittelykuvan yllä. Alla on sitaatti Kristan kirjallisuuskatsauksena tehdystä tutkimusraportista: "Tutkimuksen tulokset vahvistavat käsitystä siitä, että terveydenhuollon tietojärjestelmähankinnassa käytettävyyden huomiointi on puutteellista. Käytettävyys tulisi huomioida jo hankintakriteereissä ja vaatimuksissa, jos järjestelmiltä halutaan aitoa käytettävyyttä. Aineistosta poimittiin erilaisia keinoja, joiden avulla järjestelmien käytettävyyteen voidaan vaikuttaa hankintavaiheessa. Esille nousi erityisesti terveydenhuoltoalan substanssiosaamisen ja eri asiantuntijoiden yhteistyön merkitys sekä käytettävyysvaatimuksien sisällyttäminen tarjouspyyntöihin." (Lähde: Krista Poutanen: Käytettävyys terveydenhuollon tietojärjestelmien hankinnoissa, Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta, kandidaattitutkielma tammikuu 2022, Tampereen yliopisto).

Hampaissani on ollut vuosikausia IT-järjestelmien käytettävyyttä koskevat tutkimustulokset. Viimeisin löytämäni valtakunnallinen arviointi vuodelta 2021 antaa edelleen heikkoja tuloksia käytössä olevista terveydenhuollon tietojärjestelmistä. Mutta onko tällaisilla tutkimuksilla mitään merkitystä, vaikutusta käytettävyyden edistämiseen. Tuo yllä oleva Kristan kuva vasemmalla päätyy vaikuttavuuteen. Sekä Krista että Timo päätyvät siihen, että hankinnoissa vaikuttavuus on huono. No sama on tie ollut Aaltoyliopiston, THL:n ja lääkäriliiton muutaman vuoden välein tekemillä kyselytutkimuksilla. Yritin omalta osaltani edistää aihetta blogikirjoituksissani vuosina 2020-2021. Alla on linkit noihin kirjoituksiini. Kannatettavia pohdintoja olen tehnyt, mutta eipä niilläkään ole ollut kantavuutta, vaikuttavuutta asian ytimeen.

• http://ollintuumailut.blogspot.com/2021/09/terveydenhuollon-it-jarjestelmien.html
• https://ollintuumailut.blogspot.com/2020/04/aptjn-kaytettavyys-ratkaiseva-tekija.html
• https://ollintuumailut.blogspot.com/2020/04/milla-selatetaan-aptjn-kaytettavyyden_16.html

Olin mukana QMS Nordicin uhkarohkeassa hankkeessa tuoda uusi sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmä Goljattien rinnalle Davidina. Se nyt meni suteen ja saveen viimeistään, kun Putin aloitti sodan Ukrainaan. Venäjän yhteistyökumppanimme kanssa jouduimme pistää hanskat tiskii ja lopettaa tuo hanke. Kuitenkin teimme hankkeen tietyssä vaiheessa käytettävyystutkimuksen. Tekemisvastuun kantoi harjoittelija Sanni Kallunki kunniakkaasti osana "Mimmit koodaavat-harjoittelujaksoa".  Olin yksi testaukseen osallistuvista henkilöistä. Oma kokemukseni oli todella valaiseva, miten helppona pitämäämme tietojärjestelmän palasesta kuitenkin löysimme paljon käytettävyyteen liittyviä haasteita. Ohessa on Sannin kirjoittama juttu vuonna 2021. 

Nyt uudet hyvinvointialueet kamppailevat uusien ja vanhojen, kilpailutettavien ja kehitettävien IT-järjestelmien viidakossa. Rahaa kuluu todella paljon, muutos on hidasta ja käytettävyyden tulokset ovat edelleen kysymysmerkki. Minulla tulee nyt mieleeni seuraavia ehdotuksia:

• Sanni Kallunkin jutusta voisi ottaa ensimmäinen osio käyttöön: "käyttöliittymän tulisi ohjata käyttäjää riittävästi" avattuna kuuteen pointtiin (ks. alla Sannin teksti)
• valtakunnalliset vertailututkimukset pitäisi "puhdistaa" erilaisista vastauslähtökohdista. Kun 2021 Apotti sai heikoimmat arvosanat ja Oulun aluen ESKO parhaat, jäi vertailu ontumaan järjestelmien ominaisuuksien erilaisuuksien osalta. On tunnutettava, että Apotti oli tuolloin merkittävästi monipuolisempi kuin ESKO, mutta käytettävyys ei ollut käyttäjien mieleen.
• IT-hankinnoissa tulisi rakentaa yhtenäiset käytettävyyskriteerit koko maahan valtion ja hyvinvointialueiden yhteistyönä. Kannatan Timon ajatusta tässä: "Oikea tapa olisi määrittää ”riittävän hyvä” käytettävyys minimivaatimukseksi ja jättää käytettävyys kokonaan pois vertailukriteereistä. Tällöin kaikki vertailuvaiheiseen päässeet vaihtoehdot olisivat käytettävyydeltään riittävän hyviä, ja siten myös voittava vaihtoehto olisi riittävän hyvä."
• Ja edelleen kannattaisi luoda yhtenäiset kriteerit ja metodit olemassa olevien tietojärjestelmien käytettävyyden arvioinnille. Tämän työn voisi tehdä sama valtion ja hyvinvointialueiden yhteinen ryhmä. Jokaisella alueella pitäisi tehdä samaan aikaan käytettävyysarvioinnit, joiden pohjalta kukin alue laatii käytettävyyden parantamissuunnitelman. Sitä sitten seurataan, arvioidaan ja tehdään sovittavalla tavalla ja aikataulussa uusi arviointi yhdessä sovitusti.
  

Timo Jokela, käytettävyysasiantuntija: Potilastietojärjestelmä ei saa olla liian vaikea käyttää - Apotin kohdalla kriteeri helppokäyttöisyydestä ei toteutunut. HS 12.10.2023|Lukijan mielipide; https://www.hs.fi/paivanlehti/12102023/art-2000009915583.html

Länsi-Uudenmaan sairaanhoitopiiri ei ota käyttöönsä Apotti-potilastietojärjestelmää, vaan aikoo kilpailuttaa oman potilastietojärjestelmänsä. Syyksi kerrotaan, että kalleutensa lisäksi Apotti ”on työntekijöiden mielestä erityisen vaikea käyttää” (HS 12.9.). Samoin Itä-Uusimaa hylkäsi Apotin. On hienoa, että terveydenhuollon järjestelmien käyttäjäystävällisyyttä pidetään hankintojen kynnyskysymyksenä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kun Apotti-hankintaa käynnistettiin vuosia sitten, helppokäyttöisyys ilmoitettiin sen keskeiseksi tavoitteeksi ja kriteeriksi. Tässä kuitenkin epäonnistuttiin. Ja syykin on selvä: helppokäyttöisyyttä tavoiteltiin kilpailutuksessa samoin menetelmin kuin aina aiemminkin hankinnoissa. Jos käytännöt uusissa kilpailutuksissa pysyvät entisenlaisina, riskinä on, että myös uudet potilastietojärjestelmät osoittautuvat vaikeakäyttöisiksi. Perinteinen tapa on vertailla vaihtoehtojen käytettävyyttä ja antaa enemmän pisteitä paremmille vaihtoehdoille. Kilpailutuksen voittaa korkeimman kokonaispistemäärän saanut vaihtoehto. Kokonaispistemäärään vaikuttavat muutkin laatutekijät ja tietenkin hinta. Parhaimmat käytettävyyspisteet saanut vaihtoehto on vahvoilla vertailussa. Mutta voi käydä myös niin, että muilla osa-alueilla vahva mutta käytettävyydessä heikko vaihtoehto tulee valituksi. Yhteispistemäärä kun ratkaisee voittajan valinnan julkisessa kilpailutuksessa, sitovasti. Millainen muutos kilpailutukseen sitten tarvittaisiin? Oikea tapa olisi määrittää ”riittävän hyvä” käytettävyys minimivaatimukseksi ja jättää käytettävyys kokonaan pois vertailukriteereistä. Tällöin kaikki vertailuvaiheiseen päässeet vaihtoehdot olisivat käytettävyydeltään riittävän hyviä, ja siten myös voittava vaihtoehto olisi riittävän hyvä. Haasteena on määrittää, mikä on riittävän hyvä käytettävyys. Sellaista ei ole totuttu määrittämään, eikä sellaisen määrittäminen olekaan yksinkertaista. Mutta resurssien sijoittaminen tähän määrittelytyöhön on paljon hyödyllisempää kuin työläisiin ja raskaisiin vertailuihin, joista lopulta ei ole mitään hyötyä.

Sanni Kallunki: Käytettävyystestaus edistää tiedolla ohjausta; 

-Julkaistu aiemmin  Tietoasiantuntija 2-3/2021 -lehdessä sivulla 19 sekä QMS Nordicin www-sivuilla; http://www.tietojohtaminen.com/sites/default/files/kallunki_2-3-2021.pd

Potilastietojärjestelmien huono käytettävyys on yhteydessä potilasturvallisuuteen (1) ja
suomalaisen tutkimuksen mukaan (2) hoitohenkilöstön kokemus potilastietojärjestelmien
käytettävyydestä on huono. Käytettävyyden kehittäminen edellyttää järjestelmän käyttäjien
tarpeiden ja tavoitteiden huomioimista. Käytettävyystestaus on oleellinen osa tiedolla ohjaamista ja sen avulla voidaan saada arvokasta tietoa käyttäjiltä järjestelmän kehityksen tueksi. Käyttäjien palaute kertoo, kuinka hyvin järjestelmä antaa käyttäjilleen mahdollisuuden suorittaa tiettyjä tehtäviä tai toimintoja sekä saavuttaa tavoitteita. Ideaalisesti testaajat olisivat tuotteen oikeita käyttäjiä laajalla variaatiolla valittuina. Potilastietojärjestelmien tulisi tukea ammattilaisten työtä ja sen toimintaprosesseja. Lisäksi työprosessin tulisi edetä loogisesti ja käyttäjälle helposti. Käyttäjäkeskeisen suunnittelun ja käytettävyystestauksen avulla voidaan yksinkertaistaa ja suoraviivaistaa työprosesseja ja
näin saada aikaan myös ajallista säästöä.

Käyttäjien kokemus järjestelmän käytettävyydestä ohjaa kehittämistä.Toteutimme osana Mimmit koodaa -harjoittelujaksoa QMS Nordicilla asiakas- ja potilastietojärjestelmän käytettävyystestauksen mm. J. Nielsenin 10 heuristiikkaa hyödyntäen.Testauksen tavoitteena oli saada tietoa käyttäjien kokemista ongelmista heidän käyttäessään järjestelmää ja löytää mahdollisuuksia parantaa käytettävyyttä sekä oppia, miten käyttäjät käyttävät järjestelmää. Tavoitteen mukaista on tiedostaa myös onnistumiskohdat, jotta järjestelmän kehityksessä käyttäjiä hyvin palvelleita osioita ei muutettaisi käytettävyydeltään huonommaksi.Testauksessa järjestelmän käyttäjille annettiin kohdennettuja, todenmukaisia tehtäviä, joiden ohjeet käytiin aluksi yhdessä läpi. Suoritukset tallennettiin tulosten tarkistamiseksi ja testaajien kommentit kirjattiin ylös.Käytettävyyden kehittäminen on iteratiivinen prosessi, jota on hyvä jatkaa läpi järjestelmän elinkaaren.

Käyttöliittymän tulisi ohjata käyttäjää riittävästi:

• Ehdottaa työn kannalta tärkeitä asioita automaattisesti.
• Hyödyntää jo olemassa olevia tietoja, jotka on kirjattu järjestelmään.
• Järjestelmän tilan tulisi näyttää selkeästi esim. onko jokin toiminto jo suoritettu.
• Käyttöpolun ja sen esittämistavan tulisi olla selkeä.
• Järjestelmän tulisi näyttää käyttäjälle tiedot luonnollisessa ja loogisessa järjestyksessä
  sekä hyödyntää käyttäjälle tuttua kieltä ja ilmaisuja.
• Käyttöliittymän ei pitäisi näyttää epäoleellisia tai harvoin käytettyjä elementtejä.

Hyvään käytettävyyteen kuuluu, että järjestelmän käyttö koetaan helpoksi ja sujuvaksi.
Hyvin tiedolla ohjaavan käyttöliittymän tulisi tukea käyttäjän tavoitteiden saavuttamista ja vähentää muistikuormaa.

Lähteet
(1) Ratwani, R.M., Savage, E., Will, A., Arnold, R., Khairat, S., Miller, K., Fairbanks, R.J.,
Hodgkins, M. and Hettinger, A.Z. 2018. A usability and safety analysis of electronic health
records: a multi-center study. Journal of the American Medical Informatics Association, 25(9),
pp.1197-1201.
(2) Kyytsönen, M., Hyppönen, H., Koponen, S., Kinnunen, U-M., Saranto, K., Kivekäs, E., Kaipio,
J., Lääveri, T., Heponiemi, T. & Vehko, T. 2020. Tietojärjestelmät sairaanhoitajien työn tukena
eri toimintaympäristöissä: kokemuksia tuotemerkeittäin. Finnish Journal of eHealth and
eWelfare, 12(3), 250-269. 10.23996/fjhw.95704.

http://www.tietojohtaminen.com/sites/default/files/kallunki_2-3-2021.pdf