torstai 16. huhtikuuta 2020

Millä selätetään APTJ:n käytettävyyden haasteita? osa 2

Tämä kirjoitus ja siihen liittyvä osa 1 on julkaistu QMS Nordicin sivustolla alkuviikosta. Lisäsin vielä nyt mukaan yhden lisätekijän sekä lähteitä. https://qmsnordic.fi/fi/blogit/milla-selatetaan-aptjn-kaytettavyyden-haasteita-osa-2
Kirjoitin edellisessä blogikirjoituksessani, miksi APTJ:n, eli asiakas- ja potilastietojärjestelmän ratkaiseva tekijä on käytettävyys. Vanhat tietojärjestelmät ovat vuosien varrella saaneet välttäviä arvosanoja käytettävyydestä. Myös uusia on kritisoitu samasta asiasta. Käytettävyyttä on määritelty monin tavoin. Tässä on kuvana yksi käsitepuu aiheesta.(Ks. oheinen kuva).  Keräsin tähän aikaisempien analyysien ja kokemusten sekä kommenttien perusteella keskeisiä käytettävyyteen liittyviä tekijöitä ilman erityistä tärkeysjärjestystä.  Tässä on listani käytettävyyden haasteiden selätyksestä.

Käytön oppimiseen liittyy oppijan digivalmius
Palvelu voi olla vaikeasti opittavaa ja siihen vaikuttaa myös käyttäjän henkilökohtainen digivalmius. Ihmiset on jaoteltu kolmeen digi-ryhmään. (1) Diginatiiveille digitaalisuus on luonnollinen osa elämää. Digi-imigrantit opettelevat digitaalisuutta aikuisiällä ja samalla käyttävät monin tavoin perinteisiä ei-digipalveluita. Kolmas ryhmä ovat digiresistantit eli digimaailman ulkopuolella olevat orvot. Digiresistantit tarvitsevat apua kahdelta muulta ryhmältä, kun taas diginatiivit voivat olla ylikriittisiä palveluiden käyttäjiä. Kansalaisissa, varsinaisissa asiakkaissa eli potilaissa on runsaasti digiresistansseja henkilöitä, siksi on varmistettava, että palvelun tarve ja palveluun pääsy ei ole digikyvyistä kiinni. Puolesta asiointi on eräs keino. Oppiminen on myös ”klikkauksista” kiinni. Mitä vähemmän palvelu vaatii klikkauksia, sitä helpompaa on käyttö.

Luottamus järjestelmään
Palvelun pitää toimia luotettavasti 24/7 tai hukka perii. Luotettavuuteen liittyy myös se, että voidaan luottaa lopputulokseen. Ei saa syntyä väärinkäsityksiä, virheitä tai vikoja. Virheet ovat viheliäisiä, koska pahimmassa tapauksessa jotain oleellista toimintoa ei voi edes käyttää tai se estää oleellisen toiminnon käytön tai ainakin hidastaa käyttöä merkittävästi. Lääkkeet luottamukseen ja luotettavuuteen ovat kahdenlaisia. Ensinnäkin yhteistyö palvelun toimittajan kanssa pitää olla jatkuvaa, joustavaa ja nopeaa. Toiseksi APTJ:n rakentamisessa eräs keskeinen vaatimus on järjestelmän luotettavuus ja se varmistetaan testauksin sekä auditoinnein.

Sote on monimutkainen kokonaisuus – siksi joustavuus on valttia
Sotemaailma on jatkuvassa toiminnallisessa muutoksessa ja APTJ:n toiminnallisuuden pitää joustaa ja mukautua muutokseen. Joustavuus liittyy myös järjestelmien vaihtamiseen, vanhan järjestelmän keskeisten toiminnallisuuksien muuttamiseen tai uusien toiminnallisuuksien tuomiseen. Toiminnan monimutkaisuus ja muuttuvuus asettavat haasteita toimittajille sekä eri käyttäjäryhmille. Joustavuuteen on kaksi oleellista tekijää: 1. APTJ:n arkkitehtuurin pitää mahdollistaa toiminnan muutoksen edellyttämät järjestelmämuutokset. 2. Yhteistyö asiakkaan ja toimittajan välillä pitää olla jatkuvaa ja ymmärrys kehittämisen prioriteeteista pitää olla yhteinen.

Muutosvastarinta on osattava ylittää
Muutos liittyy tietysti ihmisten asenteisiin, valmiuksiin tai muutokseen liittyvään koulutukseen. Syvimmillään on kyse oleellisesta toiminnan muutoksesta, jossa työntekijöiden tehtävät muuttuvat radikaalisti, esimerkiksi jos työntekijät joutuvat itse käyttämään työssään suoraan tietojärjestelmää, kun avustavan henkilöstön käyttö lakkaa. Muutosvastarinnan ylittämiseen on olemassa yleisiä muutosjohtamisen keinoja. Ne pätevät APTJ-maailmaankin, mutta aiheen erityisyys on tiedostettava. Tulee nostaa esille muutosvastarinnan ylittämisessä kaksi asiaa: 1. miten uusi työskentelytapa helpottaa työtä verrattuna vanhaan. 2. Mitä uusia mahdollisuuksia uudistus tuo mukanaan. (2)

Projektin onnistuminen riskit ylittämällä
Projektin onnistuminen on tekijä, joka liittyy uuden rakentamiseen tai vanhan muuttamiseen, korjaamiseen tai lisäämiseen. Tässä on kyse pitkästä hankintojen, käyttöönoton ja ylläpidon sekä kehittämisen prosessista jakautuen yksittäisiin projekteihin. Kehitystyön varrella tehdään testausta ja auditointia sekä kerätään käyttäjäkokemuksia. Projektin onnistumiseen liittyy myös peruskysymykseksi noussut kahtiajako monoliittiseen ja modulaariseen järjestelmään. Tietysti on olemassa myös sekoitettuja ratkaisuja monoliittisen ja modulaarisen välillä. Ja lopuksi tähän liittyy myös kehittämistapa. Siinäkin on kaksi ääripäätä. Vesiputousmalli on perinteinen tekotapa ja tavallaan myös ennustettavissa oleva vaiheistuksineen: määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus, ylläpito. Sen innovatiivisuus on myös haaste. Ketterät menetelmät ovat innovatiivisia, ja ne rakentuvat väljästi määriteltyyn lopputulokseen edeten sprintti kerrallaan. Ja sitten on näiden kahden perustyötavan risteytys.

Uudet älykkäät apurit
Perinteisten käytettävyysnäkemysten rinnalla on kehittynyt jatkuvasti toimintatapoja ja teknologiaa, miten vältetään turhia ja virheellisiä kirjauksia, tai miten voidaan ohjata ammattilaista parempiin ja luotettavampiin johtopäätöksiin. Kyse on erilaisista älykkäistä apuneuvoista tai tietysti laajemmin älykkäistä tavoista hakea olemassa olevaa tieto luotettavasta lähteestä. Tähän liittyy tietysti tämä palveluketjuajattelu, eli miten tieto siirtyy asiakkaan / potilaan mukana seuraavalle palveluntuottajalle.

Palvelumuotoilulla käytettävyyden kimppuun
Palvelumuotoilu uutena ajatustapana nostaa esille asiakkaan näkökulman. Wikipedia määrittelee sen näin:
Palvelumuotoilu tarkoittaa palvelujen innovointia, kehittämistä ja suunnittelua muotoilun menetelmin. Palvelumuotoilun keskeisenä tavoitteena on palvelukokemuksen käyttäjälähtöinen suunnittelu siten, että palvelu vastaa sekä käyttäjien tarpeita että palvelun tarjoajan liiketoiminnallisia tavoitteita.
Siinä lähdetään liikkeelle selvittämällä, mikä on asiakkaan käsillä oleva, ratkaistava ongelma ja mikä voisi olla oikea ratkaisu. Viime kädessä on kyse siitä, miten APTJ auttaa tekemään viisaita päätöksiä ja miten varmistetaan ratkaisujen onnistuminen. Perustana on datan, informaation ja tietämyksen luotettu ketju. Laajasti ajateltuna sotemaailmassa APTJ:n käytettävyys punnitaan sillä, miten se tukee hyvinvointi- ja terveyshyödyn aikaansaamista loppuasiakkaille ja osaltaan varmistaa henkilön elämänhallintaa (ks. THL-toimia-tietokanta).

Ja vielä kokonaisarkkitehtuuri avuksi
QMS Nordicin kirjoituksen jälkeen löysin vielä käytettävyyden yhteydet kokonaisarkkitehtuuriin. Tätä yhteyttä kuvasin tuossa v.2016 kirjoituksessani "Sähköisten palvelujen käytettävyys on pitkä prosessi" (1) seuraavasti:  Käytettävyyden kannalta tulee esille seuraavia tekijöitä:
  • Toiminta: On selvitettävä asiakkuudet ja erilaiset asiakassegmentit. On löydettävä toiminnan muutokselle asiakkaan kannalta arvo. On käytävä läpi toimintaprosessit – niin ulkoiset kuin sisäisetkin. On haastettava vanhat paperipohjaiset toimintaprosessit. On jo alkuvaiheessa sitoutettava johto ja henkilöstö muutokseen.
  • Tieto: Kertakirjaus on yksi pääperiaate. Toinen pääperiaate on, että hyödynnetään jo olemassa olevaa tietoa (master-rekisterit). Kolmas periaate on, että käytetään mahdollisimman pitkälle jo standardoituja määrityksiä ja luokituksia. Ja vielä on otettava huomioon tiedon kaksi puolta – varsinainen tieto ja metatieto.
  • Tietojärjestelmä: Tietojärjestelmän tulee olla teknisesti avoin, mutta toiminnallisesti tietoturvallinen. Kaikki eivät pääse kaikkialle. Tietojärjestelmän tulee olla rakennettu siten, että sitä voidaan muuttaa ja kehittää tarpeiden mukaan ja riippumattomasti tietojärjestelmän rakentajasta. Tietojärjestelmän omistajuus on oltava selkeä.
  • Teknologia: Teknologian pitää olla luotettavaa ja rakennettu tietojärjestelmän tarpeiden mukaan. Ylläpidon periaatteet on jo määriteltävä tilausvaiheessa. Teknologiaan liittyy myös tietoturvavaatimukset, jotka muodostuvat tiedon arkaluontoisuuden perusteella. Teknologiaan liittyy myös tietovirtojen luotettavuus.
  • Tietoturva on läpimenevä periaate toiminnasta tietoon, tietojärjestelmiin ja teknologiaan. Luottamus tietoturvaan lisää palvelun käytettävyyttä.

Viitteet

(1) Digivalmius: 
(2) Muutosjohtaminen - joitain suosituksia:
  • Pirjo Silius-Miettinen: Muutosjohtaminen, blogikirjoitus Linkedinissä 17.3.2020; https://pirjosmstories.blogi.net/blog/3/muutosjohtaminen/ 
  • Jari Stenvall, Petri Virtanen: Muutosta johtamassa, Edita 2007
  • Olli Nylander: Soteuudistus - pirullinen ongelma, ajopuu vai projekti, BoD 2016, ss. 201- 206
Lähettänyt klo
Tunnisteet: , ,

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Tilaa: Lähetä kommentteja (Atom)