Kollegani Jari Kokon kanssa tuumailimme tietojohtamisesta

Jari Kokko, Olli Nylander: Tiedolla johtaminen: Datasta viisaaksi vai viisaasti datalla? Tiedon hyödyntäminen johdetusti vai yhteisöllisesti?

Olemme seuranneet tietojohtamisen kehittämisen tarjouspyyntöjä ja havainneet, että niistä jokaisessa on haettu lähinnä järeään tiedonhallintaratkaisuun tarvittavaa teknistä BI-osaamista ja -välineitä. Olemme olleet myös näissä hankkeissa mukana ja siten valitettavasti todenneet, että paljon on töitä tehty ja rahaa palanut pääsemättä edes kunnolla alkuun tiedolla johtamisen kehittämisessä. Päiden kääntäminen liiketoimintalähtöisempään asentoon on osoittautunut erittäin vaikeaksi, jopa mahdottomaksi. Hieman kärjistetysti, aikaisintaan vasta hankkeiden aikana on herätty ihmettelemään, mitenköhän kallista ja monimutkaista alustaa oikein hyödyntäisi toiminnan johtamiseen ja asiakastyytyväisyyden parantamiseen. Yleensä lopputuloksena on syntynyt tämän tyylisiä raportointinäkymiä:  

Tuollaiset pintapuolisesti hienolta ja ammattimaisilta näyttävät raportit ovat kuitenkin liian monimutkaisia ja  -muotoisia koko henkilöstön tulkittavaksi. Lisäksi tuollaiset raportit tyypillisesti ilmaisevat vain mitattavan kohteen tilannetietoa ilman vertailua asetettuihin (siis käytännössä asettamattomiin) tavoitteisiin. Se antaa vaikutelman, ettei johto ole ollut kehityshankkeessa mukana ja/tai ei ole hoitanut tehtäviään. Pelkästään tilannetiedolla ei viisastu eikä vielä ohjata organisaatiota, vaan siihen tarvitaan vähintään tavoitepoikkeamatietoa! 

Asiaa ja ongelmaa voi lähestyä myös tiedon jalostamisen näkökulmasta, jota tyypillisesti havainnollistetaan tällaisilla pyramideilla: 

 

Tuon pyramidin avulla yleistämäämme ongelmaa voi ilmaista niin, että tietojohtamisen kehittämistä lähestytään ikään kuin alhaalta ylöspäin. Käytännössä tuo lähestyminen tarkoittaa sitä, että ensin haalitaan kaikki mahdollinen tieto yhteen paikkaan (tietovarantoon) mahdollisimman rakenteelliseen eli helposti haettavaan ja käyttökelpoiseen muotoon, mitä se ei sittenkään käytännössä aina ole, varsinkaan laadullisesti (kts. Kysely: Huono data on terveydenhuollon päättäjien harmina). Ja, tuossa on juuri se ongelman ydin, mikä työllistää ja maksaa paljon: Kun ei tiedetä, miten kaikkea haalittua tietoa tullaan hyödyntämään, rakennetaan tiedonhallinta-alusta ja niiden tietorakenteet varmuuden vuoksi niin järeäksi, kattavaksi ja kaikkeen taipuvaksi, että se tulee varmasti sopimaan kaikkiin yksityiskohtaisimpiinkin raportointi- ja analysointitarpeisiin. Toki noillakin alustoilla on paikkansa yksityiskohtaisessa analysoinnissa, mutta ei strategisessa johtamisessa tiedolla. 

Toinen perustavanlaatuinen ja varsin yleinen harhakäsitys on, että tiedolla johtaminen koskisi vain organisaation johtoa. Kaikkein tärkeintä kuitenkin olisi saada tiedolla johtamisesta koko organisaation yhteinen, kattava ja avoin johtamis- ja viestintäratkaisu, jotta joka ainoalla työntekijällä olisi yhteinen ja ajantasainen tosiasioihin pohjautuva kokonaistilannekuva organisaation toiminnasta ja sen kehitystarpeista. Samalla työntekijät sitoutuvat yhteistyöhön, yhteisiin tavoitteisiin ja raportointiin henkilökohtaisten vaikutusmahdollisuuksien ja hyötykokemusten kautta. Vain silloin on mahdollista saada organisaatiosta mahdollisimman ketterästi itseohjautuva ja -reagoiva tavoitepoikkeamien ja ongelmien korjaamiseksi ilman, että jokainen esimies erikseen on oman tilannetulkintansa pohjalta osaoptimoimassa parannustoimia. 

Siksi viime aikoina olemmekin alkaneet puhumaan yhteisöllisestä tiedolla johtamisesta. Ja, luonnollisesti olemme kääntäneet sen kehittämisen lähtökohdankin aivan ylösalaisin niin, että sitä kehitetään tiedonjalostuspyramidilla ilmaistuna huipulta alaspäin eli tarvittavasta ”viisaudesta” lähtien: Ensin mietitään koko toimintaa kattavat tiedolla johtamisen tarpeet eli toiminnan ydinmenestystekijät ja niiden mittarit, jotka aidosti vaikuttavat toiminnan kehittymiseen strategisiin tavoitteisiin pääsemiseksi. Vasta sitten mietitään, mistä niitä varten tarvittava tieto saadaan ja, mistä tietolähteestä ja välineestä. Yleensä siihen tarvitaan paljon muitakin ja alati muuttuvia tietolähteitä kuin pelkkä BI-tiedonhallinta-alusta. Eräs olennainen tietolähde on organisaation työntekijät, joiden työsuoritukset ja kehittämistarpeet on saatava yhteensovitettua organisaation tavoitteisiin. Olemme vuosien saatossa tutkineet, kehitelleet ja kokeilleet yhteisöllistä tietojohtamista omassa toiminnassamme jopa niin pitkälle, että siitä on jalostunut hyvin yksinkertainen ja organisaatioriippumaton tietojohtamisen konsepti ja ratkaisu. Se kannustaa ja sitouttaa työntekijät yhteisiin tavoitteisiin ja jatkuvaan parantamiseen vaikuttavuudessa ja tuottavuudessa. Kaiken lisäksi olemme todenneet, että koko toiminnan kattava ratkaisu on yllättävän helppo ja edullinen ottaa asteittain käyttöön jopa ilman kalliita tiedonhallinta- ja taustajärjestelmiä ja niihin liittyviä monimutkaisia integrointeja.  

Olisiko jo lopultakin aika vapauttaa tietojohtaminenkin tietotekniikan ja laaduttoman datamassan kahleista viisaudeksi? Meillä olisi ainakin siihen avaimet... 

Jälkikirjoitus: Jari Kokko on Citrus Solutions oy:ssä Senior manager & Advisor. Olemme yhdessä konsulttitöidemme ohessa ja osittain niihin liittyen pohtineet tietojohtamisen viisautta.  Päätimme päivänä muutamana tehdä yhteisen kirjoituksen meitä pitkään häirinneistä tietojohtamisen asioista. Jutun teossakin huomasimme, että alan sanasto on vielä jäsentymätöntä, standardoimatonta. Tämä kirjoitus on julkaistu myös Jarin Linkedin-sivulla blogikirjoituksena. Erona tähän julkaisemaani kirjoitukseen on, että en laittanut mukaan väliotsikoita tai voisiko sanoa nostoja.