Moninkertaistaako digiaika sittenkin työtä - päivitys 13.1.2014

Kuva on HS:n turhaa työtä koskevasta jutusta 13.10.2013

Digiajan Kafka-tarinoita. "Moni vastaaja piti turhana sitä, että heidän pitää päivittäin kirjata työaikansa. Ongelmaa ei ehkä olisi, jos työntekijä saisi ilmoittaa todellisen työaikansa. Moni kuitenkin kertoi, että ilmoittaa saa vain 7,25 tunnin työpäivän – vaikka työtä tekisi oikeasti 5–15 tuntia päivässä. Ylitöistä ei makseta – eikä alityötäkään suvaita....
Toinen lukija kuvasi matkustamisesta syntyvää byrokratiaa.
Ensin teen keskeytysanomuksen yhteen ohjelmaan, kerron matkan tarkoituksen, ohjelman, kustannukset ja maksajan. Sitten laitan samassa ohjelmassa kahdelle henkilölle tarkistukseen ja hyväksyttäväksi. Vasta, kun keskeytysanomus on hyväksytty ja keskeytyspäätös on tehty, saa kustannuksia syntyä. Käyn matkalla. Teen matkalaskun toiseen järjestelmään, joka ei keskustele ensimmäisen kanssa. Täytän samat tiedot uudelleen. Skannaan tositteet ja liitän ne laskulle, liitän myös sähköpostitse tulleen keskeytyspäätöksen laskulle. Laitan laskun kahdelle henkilölle tarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Kolmas henkilö laittaa maksun eteenpäin. Pahimmillaan tämä rumba tehdään tunnin palaverin takia....
Pahin kaikista on työyhteisössämme kirosanaksi muuttunut taloushallintaohjelma, joka on keskeneräinen ja jonka kanssa menee ainakin alkuvaiheessa tunteja yhden laskun käsittelyyn.Lukijat kertoivat, että pelkkä tietokoneen käynnistäminen ja sammuttaminen voi viedä 15 minuuttia työpäivästä. Sama tilanne on jollakin työpaikalla 80 työntekijällä. Silti ongelmaa ei voida korjata.
Jos Kafka eläisi nyt, hän kirjoittaisi tietojärjestelmistä."http://www.hs.fi/sunnuntai/Lukijat+kertoivat+turhasta+ty%C3%B6st%C3%A4+liikaa+pomoja+ja+huonoja+tietoj%C3%A4rjestelmi%C3%A4/a1381550393662


Digiajan "uustyö". Pohdiskelin edellisessä blogikirjoituksessani digivallankumousta ja erästä väitettä, että tulevaisuudessa työn määrä voi puolittua. Viittasin myös edellä olevaan turhan työn juttuun, jonka HS julkaisi viikko sitten. Poimin jutusta muutaman huolestuttavan sitaatin yllä olevaan kappaleeseen. On tämä kafkamaista juttua, joka osuu ytimeen. Kokemukseni ovat julkisesta hallinnosta. Nykyään tehdään taloussuunnittelussa, talousseurannassa, laskujen maksatuksessa, tuntikirjaamisessa, matkalaskuissa, loma-anomuksissa, hankintaesityksissä jne. suuri määrä "uustyötä". Kun ennen hoidettiin varsin keskitetysti taloussuunnittelu, rahojen jako ja käyttö, niin jo vuosia tämä on perustunut tulosjohtamiseen, tavoitejohtamiseen, osastojen, yksiköiden ja vastaavien autonomiaan. Ennen emme me viraston, toimintayksikön perustyötä tehneet virkamiehet tarvinneet juuri taloushallinnon järjestelmiä. Teimme päätyötä ja muut hoitivat tätä henkilöstö-ja taloushallinnon perustyötä. Nyt teemme itse kaiken eli suunnittelemme toiminnan ja talouden, kirjaamme työtuntimme ylös erilaisiin tehtävä-ja toimintoluokkiin, maksamme toiminnasta aiheutuneet laskut ja teemme myös itse matkalaskut ja vastaavat. Kaikki tämä tehdään nykyaikaisilla digitaalisilla välineillä - siis sähköisesti tai ainakin lähes sähköisesti skannaten tarvittavat paperit.

Työt on jaettu uudella tapaa ja tehokkuus on kasvanut merkittävästi. Ei enää tarvita entiseen tapaan laskuttajia, taloussihteereitä, sihteereitä ja vastaavia. Sen sijaan päätyöhön on kytketty tämä perusinfrastruktuuria koskeva työ uusilla digiajan välineillä. Kustannukset pitää voida kohdistaa oikein, jotta voidaan seurata toiminnan taloudellisuutta ja tehokkuutta sekä kohdistaa mahdollisimman oikein maksullisen toiminnan suoritteita. Niin ja me voimme sitten myös kohdistaa omaa työtämme mahdollisimman  tehokkaasti, kun kirjaamme asiat hyvin ja oikein. Säästämme samalla tuota entisaikaista perustyötä ja olemme siis huimasti tehokkaampia kuin ennen.

"Uustyö" lisää työtä. Nykyään hyvin usein - taitaa olla lähes pääsääntö - nämä sähköiset välineet lisäävät työtämme, työn tehottomuutta. Se vain ei näy, koska loppupeleissä kaikki tehty ylityö ja tämä "uustyö" häviävät näkyvistä. Harvassa järjestelmässä on erikseen mittausjärjestelmää tälle ylimääräiselle työlle. Ja pahimmissa tapauksissa tehty työ valuu hukkaan: kirjaukset ovat epäluotettavia, jopa virheellisiä; kirjausten tarkkuus on turhaa, koska sillä tarkkuudella ei loppupeleissä tehdä yhtään mitään. Oleelliset toiminnan ja työprosessien tehostamiset ovat aivan muualla: päällekkäiset työt, vanhat työtavat, paperimuotoisen työn ja digitaalisen työn päällekkäisyys tai jopa viime kädessä lainsäädännöstä johtuva nykyaikaan sopimaton työ.

Uustyön välineet surkeita. Ainakin valtionhallinnossa uustyötä tehdään useilla täysin erillisillä välineillä: taloussuunnittelu, talousseuranta, laskutus, matkalaskut, työajan kirjaus, lomakirjaus, hankinnat. Kaikki nämä ovat täysin erillisiä järjestelmiä, joilla ei ole mitään tekoa toistensa kanssa. Ne on tehty usein hutaisemalla ja eri aikaan, eri it-talojen toimesta. Myös luokitukset, määritelmät ovat eri aikaan tehtyjä - osa jollain tapaa yleisiä kaikkia koskevia, osa spesifejä virasto- toimintayksikkökohtaisia. Kaiken lisäksi nämä välineet ovat usein myös hitaita monella tapaa - tapahtumakirjaamiset on useiden "klikkausten" päässä ja järjestelmä "rupsuttaa hitaasti". Tai järjestelmä on tehty jonkin spesialistin ja it-henkilön yhteistyönä, jolloin laskutusspesialisti tuntee logiikan, mutta varsinainen käyttäjä on vaikeuksissa.

Kieku ratkaisee kaiken. Valtion hallinnossa kaikki kokonaisuudistukset ovat jäissä, kun odotetaan uuden Kieku- järjestelmän valmistumista ja käyttöönottoa. Järjestelmä sisältää ainakin ajanhallinnan, palvelussuhteen hallinnan,  laskujen käsittelyn, yhteisen asiakasrekisterin, käyttöomaisuuden hallinnan jne. Sen valmistuminen ja käyttöönotto on siirtynyt säännöllisesti vuosi vuodelta. Ehkä kaikki valtion virastot ovat uudessa järjestelmässä 2016. http://www.valtiokonttori.fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Kiekun_kayttoonotto_valtionhallinnossa

"Kieku-portaalin avulla virkamies

• ylläpitää omia perustietojaan (osoite, puhelinnumero, pankkitili)
• ilmoittaa poissaolonsa
• tekee esitykset lomien ja vaihtovapaiden ajankohdista
• tarkastaa jäljellä olevat lomapäivät
• seuraa vireille panemiensa asioiden etenemistä, esimerkiksi virkavapaushakemuksen käsittelyä
• ilmoittautuu sisäisiin koulutuksiin ja lähettää koulutuspalautetta
• kirjaa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset yhdessä esimiehen kanssa
• kohdentaa työaikansa seurantakohteille
• tarkastaa työaikapankin tiedot
• selaa ja tarvittaessa tulostaa palkkalaskelmansa
• arvioi omaa osaamistaan, jos osaamisen hallinnan osio on käytössä."

Kiekun sivuilla on hauska video entisajan virkamiehestä ja Kieku-ajan virkamiehestä. http://www.valtiokonttori.fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Kiekun_kayttoonotto_valtionhallinnossa/Materiaalipankki  Kumpikin ovat iloisia ihmisiä. Työprosessit vaan muuttuvat parin klikkauksen prosesseiksi verrattuna monimutkaisiin nykykäytäntöihin. Toivottavasti aidosti Kiekussa on otettu huomioon virkamies ja esimies. Samoin toivon, että Kiekun mukana voidaan luopua nykyjärjestelmistä (ESS, Rondo, M2, Tilha jne). Samoin toivon, että pääsemme yhteen järjestelmään yhdellä kirjauksella. Edelleen toivon, että uusi järjestelmä mahdollistaa tiedon hallinnan kokonaisuuden. Tällä tarkoitan sitä, että kertakirjauksen kautta tietoja voidaan hyödyntää niin yksittäisen virkamiehen kuin johtamisenkin tarpeisiin. Edelleen toivon, että käyttöliittymä on niin helppo, että harvemminkin sitä käyttävä voi saada nopeasti ja luotettavasti tiedot sisään ja tarvitsemansa tiedot ulos. Ja vielä yksi toive: Saadaanko lopulta valtionhallintoon muitakin kuin vain talousammattilaisia tukeva talouden, suunnittelu- ja seurantajärjestelmä. Järjestelmässä on voitava "surfailla" yleisestä yksityiseen ja päin vastoin - modernia porautumista ja tietojen louhimista.

Jos Kieku ei ratkaise, niin sitten peliala apuun. Odotan nyt tuhansien muiden pikkuvirkamiesten tapaan, että työmme tehostuu ja helpottuu Kiekun myötä. Jos näin ei käy, asetan toiveeni uuteen nousevaan IT-alaan Suomessa - pelialaan. Peliala on Suomessa maailman huippua. Pelit menevät kaupaksi kuin häkä. Ne tuntuvat toimivankin erinomaisesti. Harvoin olen nähnyt kiroilevaa pelaajaa, joka kiroilisi järjestelmän surkeutta, tehottomuutta ja käytettävyyden ongelmia. Kiroilut liittyvät pikemminkin siihen, että peli ei sinänsä suju.  Pelialan innovaattorit voisivat kehittää hauskan virkamiehen työkalun uuvuttavan tylsiin töihin.
http://www.kauppalehti.fi/etusivu/peliala+odottaa+roimaa+liikevaihdon+kasvua/201310533033

Yksityiset. Toinen juttu ovat yksityiset yritykset vai ovatko? Pienet ketterät yritykset eivät kamppaile digiajan  byrokratian ongelmissa. Sen sijaan epäilen, että suurissa yrityksissä on samoja ongelmia kuin valtiolla. Yrityksissä on mahdollista vyöryttää tehoton työ asiakkaalle. IT-yrityksissä pitäisi itse asiassa myös läpivalaista tuo perustyö eli mistä osista maksullinen toiminta koostuu ja kuinka tunteja tai päiviä kerätään asiakkaan piikkiin. Projektihallinta ja laatukriteerit eivät taida aina ulottua tällaisiin asioihin.

Päivitys 13.1.2014: Etlan tutkimus IT:n vaikutuksista ammatteihin. 
http://yle.fi/uutiset/milla_todennakoisyydella_ammattisi_katoaa__koko_etlan_lista_taalla/7028199
ks. myös Ollin tuumailuissa blogikirjoitus: http://ollintuumailut.blogspot.fi/2013/10/moninkertaistaako-digiaika-sittenkin.html