Sähköisku paperille horjuttaa rakenteita ja asenteita - päivitys 11.2.2014

HS 24.1.2014: "Edessä häämöttää..."

Itellan posteljooneille käy kalpaten, kun viestintä siirtyy nettiin. Posteljooni on häviävä ammatti sähköistymisen maailmassa. Olin 2012 Itellan järjestämässä seminaarissa, jossa tätä muutosta ennakoitiin yhtiön omin voimin ja tutkimustuloksin. Kirjoitin seminaarin aineiston perusteella asiasta blogikirjoituksen otsikolla "sähköisku paperille".
(http://ollintuumailut.blogspot.fi/2012/10/sahkoisku-paperille.html) 

Oheisessa HS:n 24.1.14 julkaistussa grafiikassa viestinnän siirtyminen nettiin ja paperin korvautuminen sähköisillä järjestelmillä horjuttaa vanhaa posti-logistiikkaa. Muutoksella on kuitenkin aivan muitakin vaikutuksia. Periaatteessa koetaan muutos positiivisena tuottavuutta edistävänä asiana. Niin yksityisissä yrityksessä kuin julkisellakin sektorilla vannotaan sähköisen asioinnin nimeen tuottavuutta kohottavana voimana. Vanhaan paperilogiikkaan liittyy kuitenkin paljon asenteita, toimintakäytäntöjä ja julkisella sektorilla vielä lainsäädäntöä.

Paperinen maailma. Sosiaali- ja terveydenhuolto on leipälajini. Paperinen maailma on ollut hallitseva aina näihin päiviin saakka mm. seuraavissa asioissa: potilasasiakirjat, sosiaalihuollon asiakirjat, laskutus, erilaiset viranomaispäätökset jne. 1970-luku on monin tavoin sotemaailmassa paperin huippua, koska kaikenlainen suunnittelu, ohjaus, seuranta ja valvontakin perustuivat valtavaan määrään paperia. Sairaaloiden, terveyskeskusten ja kuntien ja valtion erilaiset arkistot ovat peräisin tuon ajan paperimylläkästä. Tuon ajan perua on ollut myös syvään juurtunut rationalisointiajattelu. Annetaan papereille sähköisku, jotta päästään irti valtavista paperimääristä, arkistotiloista jne. Sitten eteni hiukan yllättäen tämä nettimaailma, joka mursi aivan toista kautta paperin valtaa. Paperiseen maailmaan liittyy tiedonhallinnan kannalta muutama suuri haaste. Kun paperi sähköistetään, luodaan "tyhmä", yhdellä tapaa hyödynnettävä tieto, itse asiassa valokuva (PDF vs. rakenteinen asiakirja). (1). Paperinen ajattelu on työntynyt jopa teknologiaan. Samoin paperiseen ajatteluun liittyy sanelu ja sanelun purku. Itse asiassa sanelujen purkajat ovat muodostaneet sihteeriammattikunnan, jonka tehokkuutta on myös mitattu edellyttämällä tiettyä minimitehokkuutta ammatissa. On toiminnassa olevia terveydenhuollon tietojärjestelmiä, joihin on kytketty mukaan digitaalinen sanelu ja sen purku. Tähän liittyvät myös asenteet ja työkäytännöt. Asiantuntijalla pitää olla apuna sihteeri, koska on asiantuntijan tehokkuudelle ja arvostukselle vaaraksi ottaa noita tehtäviä itselleen. Tämä ei ole vierasta sotemaailmassa, vaan itse asiassa se on pesiytynyt syvälle eräisiin ammattikuntiin. (2) Vierasta se ei ole hallinnossakaan. Kansalaisilla, asiakkaille, potilaille paperinen maailma on myös syvällä, erityisen syvällä se on vanhemmmissa ikäluokissa. Surkeinta on silloin, kun palvelussa on imitoitu paperimaailmaa siirtämällä se sähköiseen maailmaan.

Sähköisku paperille onkin oltava totaalisen. Vanhat paperirakenteisiin perustuvat toimintatavat, prosessit ja työtehtävät on pistettävä romukoppaan. Kun sähköistys siirretään asiakaspalveluun, on ymmärrettävä erilaiset asiakasryhmät. Asiakasryhmät voidaan jakaa kahdella tapaa: 1. osaaminen, 2. vuorovaikutustarve. Osaamisvaje voi johtua henkilön ominaisuuksiin liittyvistä vajeista (ikä, näkö, kuulo, sähköisen maailman perusosaaminen). Osaamisvaje voi johtua myös palvelun monimutkaisuudesta, jossa käyttäjäystävällisyys on kaukana. Toinen merkittävä asia on vuorovaikutustarve, joka tosin liittyy myös osaamisvajeeseen. Vuorovaikutus liittyy myös palvelun luonteeseen. On olemassa massapalveluita, jotka voidaan pitkälle hoitaa vähäisellä vuorovaikutuksella (loistava esimerkki veroilmoitus). On olemassa yksilöpalveluita, joissa asiakas-ammattilainen - vuorovaikutussuhde on keskiössä. Palveluissa todellisuus on usein yhdistelmä. Esim. Kela on kehittämässä sähköisiä palvelujaan ottamalla huomioon myös henkilökohtaisen vuorovaikutuksen kehittämistä käyttäen hyväksi sähköistä maailmaa.

Sotesektorilla edetään sähköistämisessä, mutta huolestuttavasti vanha paperimaailma vielä dominoi monelta osin. Tässä on muutama ajankohtainen haaste:

• paperisesta reseptistä luopuminen: lääkärien huoli IT-teknologian puutteista tai olemattomuudesta, kansalaisten huoli lääkkeiden saannista, valvontaviranomaisten toive uudesta välineestä hallita reseptien kirjoittamisen väärinkäytöksiä (3)
• potilasasiakirjojen sähköistys: vanhentuneiden tietojärjestelmien uudistaminen (esim. Apotti-keskustelu), kanta-järjestelmän viivästyminen ja sen aito hyödyntäminen (ei vain paperiarkistojen poistamistarkoituksessa) (4)
• sosiaalihuollon sähköistys: vanhat tavat, tottomukset ja lait; sähköisen maailman tuomisen asennevaikeudet
• lainsäädäntö laahaa perässä ja on ristiriitaista perustuen osittain paperimaailmaan ja osittain sähköiseen maailmaan (5)
• sotemaailmassa ei ole saatu aikaan kokonaisajattelua, kokonaisarkkitehtuuria - ituja ja aihioita on olemassa, mutta toimintayksiköiden ja kuntien autonomia on keskeinen este (5)

Viitteet

(1) Rakenteiset asiakirjat. Keskustelu oikeusministeriön alaisesta uudesta tietojärjestelmästä (RIKE), on ilmentymä paperimaailman ja sähköisen maailman kohtaammisesta. Rakenteiset asiakirjat ovat kuitenkin sähköisen maailman tulevaisuutta ja myös todellisuutta.  http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20131217Tietoj/Lyytikaeinen_Virpi_OM_Tietojaerjestelmaet_ja_kirjoittaminen_OM.pdf

(2) Saneluista innostuin kirjoittamaan blogissani vuonna 2012 yhden HS:n mielipidekirjoituksen perusteella:
http://ollintuumailut.blogspot.fi/2012/03/nakkisormet-hyotykayttoon-ratkaisu.html
Päivitys 27.1.2014: Lukijani ovat kommentoineet tähän myös ajankohtaisesta keskustelusta koskien koulujen kaunokirjoituksen opettamista. Kymmensormijärjestelmän oppimista pidetään prioriteettijärjestyksessä parempana ratkaisuna kuin kaunokirjoitusta. 

(3) eResepti. Olen läheltä seurannut ereseptin logistiikkaa vanhuksen kannalta, jossa ymmärtää kaipuun paperiseen reseptiin. Olen myös seurannut erään ystävän kimpaantunutta viha-rakkaus-suhdetta tietojärjestelmään, jolla sähköisiä reseptejä kirjoitetaan. Ja olen läheltä seurannut tavoitetta saada reseptit sähköisiksi, jotta väärinkäytöksiin voitaisiin nykyistä tehokkaammin ja kattavammin puuttua. Oheinen Duodecimin kirjoitus avaa asiaa lääkärin näkökulmasta: http://www.duodecimlehti.fi/web/guest/uusinnumero?p_p_id=Article_WAR_DL6_Articleportlet&_Article_WAR_DL6_Articleportlet_viewType=view
Myös lääkäriliitossa on kommentoitu tuoreeltaan aihetta: http://www.laakarilehti.fi/uutinen.html?opcode=show%2Fnews_id%3D14331%2Ftype%3D1&fb_action_ids=10152203615528395&fb_action_types=og.recommends&fb_ref=.UuJRgEPhQEE.like&fb_source=other_multiline&action_object_map=[1397628720492507]&action_type_map=[%22og.recommends%22]&action_ref_map=[%22.UuJRgEPhQEE.like%22]
Oheinen juttu nostaa esille vielä vastuukysymykset reseptien uusimisessa (päivitys 3.2.2014):
http://www.savonsanomat.fi/uutiset/kotimaa/sahkoinen-resepti-ei-poistanut-vaaratilanteita/1759733
Päivitys 11.2.2014: Lääkärit puolustavat paperireseptiä:
http://yle.fi/uutiset/laakarit_nousivat_puolustamaan_paperireseptia__ei_sita_voida_noin_vain_kieltaa/7081305

(4) Potilaskertomuksen roolia on pohdittu esimerkiksi arvioimassani väitöskirjassa: 
http://ollintuumailut.blogspot.fi/2013/06/potilaskertomus-kenen-kertomus.html

(5) Lainsäädäntö. Esimerkiksi lainsäädännön esteitä on ajankohtaisesta kommentoitu IT-järjestelmien tuottajien näkövinkkelistä.  http://www.tietoviikko.fi/kaikki_uutiset/lait+pakottavat+tekemaan+monimutkaisia+itjarjestelmia/a960084
Tätä asiaa on tosin myös kommentoitu ja pohdittu sisältäkäsin - lainsäädännön kehittämistarpeista. Prof. Tomi Voutilainen on tästä aiheesta kirjoittanut ja yrittänyt vaikuttaa monin tavoin. Tein Tomin kirjasta taannoin kirja-arvion:  http://ollintuumailut.blogspot.fi/2013/06/oikeus-tietoon-kaikille-ei-vain.html;
Tässä vielä yksi linkki Tomin tuotoksiin: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/076_ict/20140117Saehkoei/Saetke-raportti.pdf