Saako hyvää halvalla - tietojärjestelmien hankinnan pulma

Saako hyvää halvalla, on konstikas juttu tietojärjestelmähankinnoissa. Olin mukana 5.9.2013 Työterveyslaitoksen ja Aalto-yliopiston Flow-IT-hankkeen työryhmätyössä. Olen tästä hankkeesta raportoinut aikaisemminkin, kun olin avausseminaarissa. Hanke soisi saada enemmänkin huomiota osakseen. Monitieteisessä projektissa pureudutaan julkisen hankintatoimen ytimeen. Jätän mainitsematta puheenvuorojen pitäjät, koska minulla ei ole käsillä varsinaista materiaalia eikä lupaa julkistaa sitä. http://www.ttl.fi/fi/tutkimus/hankkeet/flowit/sivut/default.aspx

Ongelmana on, miten yhdistetään hinta ja laatu. Julkisessa hankinnassa hinnan ja laadun suhde vaihtelee siten, että hinnan osuus lienee 30-50%. Kuitenkin kritiikkiä tulee jatkuvasti siitä, että loppupeleissä vain hinta vaikuttaa hankintaan. Viimeksi tästä purkautui Tietoviikon sivuilla Fujitsu oyj:n toimitusjohtaja Yrjänä Ahto. Hänen mielestään loppupeleissä vain hinta ratkaisee: http://www.tietoviikko.fi/kaikki_uutiset/julkiset+ithankinnat+tympivat+quotei+ole+mitaan+tekemista+todellisen+kaupanteon+kanssaquot/a924243
"Ahto jatkaa myös hankintalakikritiikkiään:
”Höhlää hommaa, jossa kauppaa tehdään Excelin optimoinnilla. Toiminnalla ei ole mitään tekemistä todellisen kaupanteon kanssa”, Ahto väittää.
Hänen mukaansa tyypillisessä tarjouskilpailussa laatu- ja hankintakriteereillä on yhtä suuret painoarvot. Lähes kaikki tarjoajat saavat laadusta täydet pisteet, joten hinta ratkaisee voittajan.
”Mutta ei voi olla niin, että kaikki palvelut olisivat tasalaatuisia”, Ahto muistuttaa" 

Jo lukiessani Ahton vuodatusta saatoin omiin kokemuksiini vedoten olla eri mieltä. Hinta ei aina ratkaise voittajaa. Tätä vahvisti erään suuren julkisen yhteisön edustajan alustus seminaarissa. Alustus perustui noin  100:n hankkeen  läpikäyntiin pienenä tilastollisena analyysinä. Analyysin tulos oli, että mitään yhteyttä ei löydy hinnan ja laadun välillä. Siis projekti voi olla halpa ja laadukas tai päin vastoin. Samoin pohdittiin sitä, mikä olisi optimaalinen suhde hinnan ja laadun välillä. Seminaarilaiset eivät päätyneet mihinkään optimiratkaisuun. Ääripäässä on, että laatukriteereillä ei ole merkitystä. Tässä äärinäkemyksessä kaikki tarjoajat kykenevät tarjoamaan saman laadun. Siis vastaavat kaikkiin laatukriteereihin kyllä. (Ahton näkemys myös). Toisessa ääripäässä oli näkemys, jonka mukaan kaikilta tarjokkailta vaaditaan tietty minimilaatu.

Laatua voidaan selvittää toki monin tavoin. Voidaan selvittää projektien asiantuntijoiden osaamista, voidaan selvittää järjestelmän käytettävyyttä asiakaskyselyin, voidaan selvittää toimittajan referenssejä, voidaan selvittää projektin toteutuksen laatua tai lopputuloksen laatua. Demon avulla voidaan myös jossain tapauksissa selvittää laatua. Kaikessa laatuarvioinnissa on kuitenkin jatkuvasti kyse inhimillisistä arvioista. Ennen projektin aloitusta pyritään selvittämään laatua ja vaatimusmäärittelyssä asettamaan laatukriteerejä, mutta miten niihin päästään, on koko projektin haaste. Pahimmillaan projekti ei koskaan valmistu tai se keskeytetään epäonnistuneena. (vrt.Valdan tarina). Tai sitten projektin tavoitteet joudutaan toteuttamaan monin lisätöin, jolloin kustannukset karkaavat käsistä. Projekti voidaan toteuttaa monenlaisin tavoin kiinteähintaisista kokonaistoimituksista tuntitöinä tehtäviin paloiteltuihin projekteihin. Näissä eri tavoissa on myös mahdollisuutensa mennä pieleen. Laatu voi olla myös sitä, että pyritään yhdessä toimittajan kanssa mahdollisimman innovatiiviseen lopputulokseen. Toisaalta voidaan myös vetoamalla työmääriin, kustannuksiin, vaatimusmäärittelyihin ja sopimuksiin tehdä vähemmän innovatiivisia ratkaisuja. Kyse on tilaajan ja tuottajan välisestä yhteistyöstä ja luottamuksesta. Kyse on myös liiketoiminnasta, jossa tuottajan on saatava aikaan voittoa.

Woodward 1997: elinkaaren kustannukset

Hintaa on myös pohdittu monelta kannalta. Nykyinen EU-hankintadirektiivi ei anna mahdollisuutta laskea hintaa ns. elinkaariajattelulla. Saamani tiedon perusteella tuleva hankintadirektiivi puolestaan tulee tätä asiaa korostamaan monin tavoin (direktiiviesityksessä 52 viittausta elinkaariajatteluun). Niin tässä ajattelussa mennään laajaan kuvaan hankinnasta. Taustana on elinkaarimalli, jossa viitattiin ekonomistien kehittämään Ollin termein kolmikyttyräiseen malliin. (http://zoomin.idt.mdh.se/course/kpp202/HT2010/Le7ASn100923/Woodward%201997.pdf ) Woodwardin mallissa ensimmäinen kyttyrä järjestelmän rakentamisen kyttyrä, toinen hiukan suurempi ja ajallisesti pidempi kyttyrä on käyttöönotto ja kolmas pisin ja suurimmat kustannukset kattava kyttyrä on käyttökustannukset. (ks.oheinen kuva).  Esim. Apotti-hanketta ja sen edeltävää nykyjärjestelmää koskevissa keskusteluissa on viitattu elinkaareen. Nykyjärjestelmä on elinkaarensa päässä.

"Kokonaisratkaisu" on kattava termi, jolla yritetään ratkaista toimintojen muutosten ja tietojärjestelmien yhteisvaikutus eli uusi innovatiivinen tulevaisuus. Kokonaisratkaisu on myös termi, jolla yritetään yhdistää hinta ja laatu. Ehkä kokonaisratkaisu voidaan ymmärtää myös elinkaarimallilla toteutetuksi pidemmän aikavälin kokonaisuudeksi. Kokonaisratkaisu voidaan ymmärtää myös kokonaisarkkitehtuurin termein: toiminta- tieto - tietojärjestelmä - teknologia toisiinsa kytketty kokonaisuus. Kokonaisratkaisu on monella tapaa vaarallinen termi. Tarjoajat voivat ymmärtää asian kovin eri tavoin. Voidaan myös ajatella, että kyse on yhdestä monoliittisesta yhden toimittajan suljetusta järjestelmästä. Apottihanke on nyt hyvä testipenkki siitä, mitä kokonaisratkaisu voi olla ja miten onnistutaan hankintamenettelyssä. (ks. edellinen blogikirjoitukseni asiasta: http://ollintuumailut.blogspot.fi/2013/08/apotti-kilpailutukseen-seuranta-jatkuu.ht ).

Hankintamenettelyä pitää muuttaa ja kehittää - se on selvä. Syyt eivät ole tilaajassa tai tarjoajassa vaan siinä välissä sekä hankintamenettelyissä. Hankintalaki ja siihen liittyvä erilaiset uhat ovat keskeinen hankintaa vaikeuttava asia. Flow-IT - hankkeen tulokset pitää myllyttää ensin tilaajien ja tarjoajien yhteisissä neuvotteluissa. Sitten pitää tietysti lähteä uusimaan hankintakäytäntöjä - mielellään puuttumalla myös hankintalakiin. Jos tuleva EU-hankintadirektiivi tuo positiivista muutosta, niin siitä vaan. Epäilen kuitenkin sitä, että jäisimme odottamaan tuota direktiivi -messiasta. .HS:n 7.9.13 taoussivun HS-analyysissä (Karoliina Liimatainen) nostettiin esiille IT-järjestelmien tilaamisessa neljä pulmaa: 1. tilaajan ja toimittajan välinen kommunikaatio, 2. ostajan riittämätön valmistautuminen hankkeeseen, 3. suuria hankkeita ei pilkota osiin, 4. riippuvaisuus tilaajan ja tuottajan välillä.