IT- hankkeissa voidaan onnistuakin

IT-hankkeiden epäonnistuminen on ollut keskeinen teema viime aikoina. Epäonnistumiset liittyvät yleensä projektien teknisten ratkaisujen pulmiin. Lopputulos ei tyydytä käyttäjiä. Tietojärjestelmän käytettävyys on osoittautunut ongelmaksi. Terveydenhuollossa on kiinnitetty huomiota erityisesti lääkärien kriittiseen suhtautumiseen tietojärjestelmiin. Muutaman vuoden takainen tutkimuskin osoitti kouluarvosanoin mitattuna lukua 7-. Raportoin tästä blogikirjoituksessani helmikuussa 2012 (http://ollintuumailut.blogspot.fi/2012/02/potilastietojarjestelmien.html)

IT-hankkeiden onnistuminen. Käsillä oleva Maija Vallan väitöskirja avaa uudella tapaa asiaa. "Valta painottaa, ettei teknologia yksin selitä käyttöönoton onnistumista tai epäonnistumista. Henkilökunnan pitää saada hyvä koulutus uuteen järjestelmään. Lisäksi vanhoja työtapoja pitää olla valmis muuttamaan.
– Uusi teknologia vaatii aina uusia toimintatapoja." (Viite 1: siteerattu Lääkärilehden nettiuutisesta). Maija Vallan tutkimuskohteessa sähköisen potilaskertomuksen käyttöönotto oli onnistunut hanke, kun tutkimusnäkökulmana on ns. sosiotekninen malli ja seurantajakso on usean vuoden mittainen. Väitöskirja tuo esille kaksi mielenkiintoista asiaa: 1. miten mitataan hankkeen onnistuneisuutta, 2. onnistumista ei ratkaise yksin teknologia, vaan myös ihmisten osaaminen, työympäristö ja työtehtävien muuttaminen.(2).

Valta tiivistää johtopäätöksissään onnistuneen projektin syyt neljään päätelmään:

1. tutkimuksen näkökulma - teoriavalinta: ihminen, organisaatio, teknologia, työprosessit kaikki tarkastelun kohteena samaan aikaan; Uudistuksella oli kokonaisuudessaan positiivinen vaikutus ammattilaisten työhön ja potilashoidon laatuun. Ammattilaisia olivat tässä tutkimuksessa sekä lääkärit että hoitohenkilöstö.
2. projektiin sidottiin mukaan kaikki ammattiryhmät
3. seurantatutkimus oli monivuotinen, jolloin tuli esille myös muutosten pitkäaikaisemmat vaikutukset; näin ei korostunut käyttöönottovaiheen ongelmat
4. organisaation käyttöönottoprojekti oli sinänsä onnistunut; koulutus, toiminnan muutokset, esimiesten rooli ja muutosjohtaminen.

Kannattaa vielä tiivistää Vallan omat loppupäätelmät:

1. ihminen ja inhimilliset tekijät: oppiminen, osaaminen, kokonaisuuksien hallinta, asenteet
2. organisaatiotekijät: muutosjohtajuus, käyttöönottoprojektin läpivienti yhteistyössä koko organisaation toimijoiden kesken, koko organisaation sitouttaminen
3. teknologia: teknologian ja substanssiasiantuntemuksen yhteennivominen, työasemat ja oheislaitteet riittäviä, nopeita, suorituskykyisiä ja oikein sijoiteltuja
4. työssä tapahtuvat muutokset: uudistus helpottaa työtaakkaa, vähentää päällekkäistä työtä, työtyytyväisyys kasvaa, työssä tapahtuvissa muutoksissa tasapainoisesti mukana ihmisten osaaminen, organisaation muutokset ja teknologian muutokset; muutokset voidaan havaita vasta pidemmällä aikavälillä, tarvitaan jatkuvaa arviointia.

Tutkimuksesta näki myös sen asian, että työtehtävät todella muuttuivat. Oleellinen muutos oli, että osastosihteereiltä siirtyi työtä lääkäreille ja hoitajille. Tämä tietenkin aiheutti tyytymättömyyttä, mutta toisaalta kirjaaminen nopeutui ja laatu kasvoi. Tulos on mielestäni varsin yleismaailmalllinen. Kun otetaan käyttöön sähköisiä työvälineitä, muuttuvat toimistohenkilöstön ja muun henkilöstön väliset työnjaot.

Viitteet:

(1) Käyttöönotto ratkaisee it-hankkeen onnistumisen. (Julkaistu 25.09.2013 12.3)
Sähköiset potilastietojärjestelmät ovat jatkuvan kritiikin kohteena. TtM Maija Vallan mukaan keskustelussa juututaan liiaksi pelkkään teknologiaan. Hänen väitöstutkimuksensa mukaan tietojärjestelmän toimivuuden ratkaisee usein käyttöönoton onnistuminen.
Valta tutki sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönottoa Varkauden kaupungin sosiaali- ja terveystoimialalla vuosina 2005–2012. Seurantatutkimuksen mukaan henkilökunnan työ nopeutui ja helpottui, hoidon laatu parani ja potilastyytyväisyys lisääntyi sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönoton myötä.
– Vaikutukset eivät näkyneet heti käyttöönoton jälkeen, vaan tulivat esille, kun uutta järjestelmää oli käytetty puoli vuotta. Positiiviset muutokset vahvistuivat edelleen seitsemän vuoden kuluttua.
Yksipuolista keskustelua
Valta painottaa, ettei teknologia yksin selitä käyttöönoton onnistumista tai epäonnistumista. Henkilökunnan pitää saada hyvä koulutus uuteen järjestelmään. Lisäksi vanhoja työtapoja pitää olla valmis muuttamaan.
– Uusi teknologia vaatii aina uusia toimintatapoja.
Nämä asiat onnistuivat Varkaudessa. Tutkimuksessa ei havaittu eroja tyytyväisyydessä eri ammattiryhmien välillä.
– Mukana oli kolme organisaatiota: terveyskeskus, sairaala ja perusturva. Myöskään niiden välillä ei ollut merkitseviä eroja.
Valta ei kiistä potilastietojärjestelmiin liittyviä kehittämistarpeita, mutta teknologian osuutta on hänen mukaansa korostettu liikaa. Kehittämisehdotuksia nousi esiin myös hänen tutkimuksessaan, mutta niiden vaikutus käyttäjien tyytyväisyyteen oli vähäinen.
Vallan mukaan keskustelu potilastietojärjestelmiä koskeva keskustelu on ollut tähän asti yksipuolista ja liian lääkärikeskeistä. Käyttöönottoa ei juuri ole tutkittu.
– Hyväkään järjestelmä ei toimi, jos käyttöönottoon ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Kansainväliset tutkimukset osoittavat, että sama järjestelmä voi olla toisessa organisaatiossa menestystarina ja toisessa katastrofi.
TtM Maija Vallan väitöskirja "Sähköisen potilastietojärjestelmän sosiotekninen käyttöönotto. Seitsemän vuoden seurantatutkimus odotuksista omaksumiseen" tarkastetaan perjantaina 27.9.2013 Itä-Suomen yliopistossa.
Hertta Vierula

http://www.laakarilehti.fi/uutinen.html?opcode=show/news_id=13852/news_db=web_lehti2009/type=1/ref=rss

(2)Sähköisen potilastietojärjestelmän sosiotekninen käyttöönotto :seitsemän vuoden seurantatutkimus odotuksista omaksumiseen. Valta, Maija
Itä-Suomen yliopisto, 2013
Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta
Väitöskirja
http://epublications.uef.fi/pub/urn_isbn_978-952-61-1217-6/urn_isbn_978-952-61-1217-6.pdf
http://www.uef.fi/fi/vaitostiedotteet/-/asset_publisher/Fwk50MPXYy2q/content/27-9-sahkoisen-potilastietojarjestelman-kayttoonotto-helpotti-henkilokunnan-tyota-ja-paransi-hoidon-laatua?redirect=http%3A%2F%2Fwww.uef.fi%2Ffi%2Fvaitostiedotteet%3Fp_p_id%3D101_INSTANCE_Fwk50MPXYy2q%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3Dcolumn-2%26p_p_col_pos%3D1%26p_p_col_count%3D2