Tietojärjestelmät - vaikeita toteuttaa, helppoja arvostella, päivitys 21.8.13 - onko KRP-kin asialla?, päivitys 25.8.2013

HS:n artikkelin kuva 10.8.2013

Päivitys 21.8.2013: HS:n uutisen (viite 4) mukaan KRP olisi STM:n kintereillä siitä, että se ei ole riittävästi valvonut tietojärjestelmäasioita kunnissa. Jos tässä on vähänkin totuuden siementä, niin kyllä KRP on kummallisilla poluilla. Vaarana on, että itse tietojärjestelmien kehittämisen, standardoinnin ja ohjauksen sijasta keskitytään syyllisten etsimiseen.


Tietojärjestelmien suunnittelu, rakentaminen ja käyttöönotto ovat vaikea yhtälö. Sen sijaan tietojärjestelmien suunnittelun, rakentamisen ja toteutuksen arvostelu on helppoa kuin heinänteko. Minulla on kokemusta kummaltakin puolelta. Olen blogikirjoituksissanikin ansiokkaasti osannut arvostella mm. Apotti-hanketta ja sen suunnittelua. Itse asiassa pieni asiantuntijoiden kansanliike on tätä hommaa tehnyt viimeisen vuoden aikana. Kanta-hanke on myös ollut vaikea suunnitella ja toteuttaa, mutta niin mahdottoman helppo arvostella. Itse asiassa kokonainen valtion virasto (VTV) on  suunnannut arvostelupiippunsa tätä helposti raadeltavaa kohdetta kohden. Olen myös itse ollut mukana varhaisvaiheen hankkeen, makropilotin arviointiryhmässä. Ryhmä sai kunniakkaan arviointiraportin alaraportteineen aikaan vuonna 2002 (1). Avoimuuden aika sosiaalisine medioineen antaa lisää mahdollisuuksia arvosteluun. LinkedInin keskustelupalstoilla voi seurata aivan erinomaisia kriittisiä keskusteluja, miten ja miksi hommat ovat menneet pieleen. Toisaalta aina muutoksia tehtäessä altistutaan myös epäonnistumisille.

Päivitys 25.8.2013: Tuore kirja "Veikö moolok vallan?" - pureutuu epäonnistuneisiin projekteihin ja muihinkin ajankohtaisiin projekteihin, joissa ylisuurilla budjeteilla ratkaistaan ongelmia. En ole lukenut teosta läpi, vaan ainoastaan sen mainostekstin, esipuheen ja sisällysluettelon. Palaan tähän kirjaan, kunhan olen sen kahlannut läpi.

Onnistumisraportti. Pieni tovi sitten julkistettiin tietojärjestelmien onnistumisraportti. (2) Raportin keskeiset havainnot ovat seuraavat:

• Tutkimusten mukaan tietojärjestelmähankkeet epäonnistuvat usein.
• Julkisella sektorilla tarjouspyynnöt tehdään jähmeiksi.
• It-konsultin mukaan se johtaa pahimmillaan siihen, että tarjousten hinta lasketaan keinotekoisen alas tietäen, että myöhemmät muutostyöt tuovat varsinaisen katteen.

Tutkimuksen mukaan on kolme keskeistä syytä tietojärjestelmien epäonnistumiseen: 1) viestintä tilaajan ja tuottajan välillä ontuu, 2) tilaajalla heikko hankintaosaaminen ja riittämättömät resurssit, 3) hankkeen onnistumisen mittaaminen on epämääräistä tai olematonta. Viestintä on vaikea asia, koska tietojärjestelmän rakentaminen ja hankinta ei ole auton ostamista. Tietojärjestelmä on aina väline toiminnan järkeistämiseksi ja siinä on aina mukana toiminnan asiakas ja palvelun tuottaja. Kumpikin osapuoli on omillaan ajatteleva henkilö. Tietojärjestelmän rakentava osapuoli puolestaan yrittää tehdä järjestelmän, joka täyttää tilaajan toiveet ja on samalla kustannustehokas tuottajan kannalta. On syytä syntyä siitä myös voittoa tuottajalle. Hankintaosaamisen puute on helppo selitys epäonnistumiselle. Tämä pitää varmasti osittain myös paikkaansa. Julkisella puolella hankintalainsäädäntö on niin hankala, että viimeisen päälle hankintaosaaminen saadaan tukeutumalla ulkopuolisiin konsulttijuristeihin! Tässä on myös kauhun tasapaino jatkuvasti läsnä. Hankintapäätöksen takana vaanii valtion oma tarkastusbyrokratia tai markkinatuomioistuimen uhka. Helpoimmalla pääsee jättämällä hankinta tekemättä. Onnistumisen mittaaminen on hankalaa, koska mittaaminen vaatisi pitkäaikaista seurantaa. Onnistumista tulisi kysyä tilaajan sijasta käyttäjältä - siis asiakkaalta tai tietojärjestelmän hallinnolliselta käyttäjältä. Onhan esimerkiksi tehty tutkimuksia terveydenhuoltojärjestelmien toimivuudesta lääkäreiltä - arvosana ei ole ollut kiitettävä, ehkä pikemminkin välttävä.

HS:n artikkelista 10.8.2013

Kustannukset ja hyödyt. Onnistumista on myös arvioitu kustannuksina. Tästä on hyvä esimerkki jo edellisessä blogikirjoituksessani viitattu VALDA-hanke. Siinä lopulta keskeisenä hankkeen keskeytyksen kriteerinä olivat kohtuuttomiksi nousseet kustannukset ja vähäinen käyttö. Samaa kustannusonnistuneisuutta on VTV selvittänyt Kanta-hankkeen arvioinnissa. HS:n 10.8.2013 tekemässä perusteellisessa artikkelissa on tätä asiaa avattu.(3) Kustannukset on laskettu rinnakkain sekä VTV:ssä että STM:ssä. Erot laskelmissa ovat suuria. En tunne laskentaperusteita kummankaan viraston laskelmissa. Mielestäni oleellista on, että tietojärjestelmähankkeissa on runsaasti suoria ja epäsuoria kustannuksia ja ne jakaantuvat pitkälle aikavälille. HS on artikkelissaan löytänyt aikajanaksi vuodet 1988 -2020. Nykyään vielä tehtäessä tietojärjestelmäuudistuksia, voidaan todeta, että kaikki riippuu kaikesta. Jos tietojärjestelmäuudistuksella saadaan aikaan toiminnallinen muutos, voidaan myös pitkällä tähtäimellä laskea kokonaishyötyjä. Kanta-hankkeessakin oleellista on se, miten toteutus saa aikaan muutoksia varsinaisessa toiminnassa.

Ote Helsingin Sanomien artikkelista 10.8.2013: "Potilasarkisto rämpii maaliin"

Tietojärjestelmähankkeiden onnistuminen. On löydettävä kelvollinen keskitie muutaman muuttujan osalta:

• rohkeus - varovaisuus: ei muista piittaamatonta rohkeutta, ei yltiövarovaisuutta
• muutoksen tekeminen - pitäytyminen vanhoissa tavoissa, tekemisissä: muutos aikaansaatava yhdessä käyttäjien kanssa, ei tietojärjestelmävetoisesti; vanhoja tapoja tekemistä ei saa animoida uusiin järjestelmiin
• suuri kertarysäys - vähittäinen muutos: kaikki riippuu kaikesta, siksi kertarysäys ei ole mahdollinen
• nopeat kustannushyödyt - pitkän aikavälin kustannushyödyt: niin tutkimuksessakin hoppuilusta varoitettiin - kokonaisarkkitehtuurin ajatuskehikko asettaa hyviä linjauksia hyötyajattelulle
• avoimuus - sulkeutuneisuus: kun kaikki riippuu kaikesta, ei kannata tehdä suljettuja ratkaisuja eikä rakentaa suljettuja kehittämisen poteroita
• vuorovaikutuksen maksimointi - minimointi: tietojärjestelmien kehittäminen on jatkuvaa vuorovaikutusta eri osapuolten kesken; projektityö toisaalta vaatii tiettyjä välivaiheita ja päätöksiä kehittämisen suunnasta.

Positiiviseen vuorovaikutukseen. Vielä VTV:n suuntaan uusin edelleen toivomukseni. Kun kerran olette arvioineet varsin työläin menetelmin erilaisten IT -hankkeiden onnistumista, eikö voisi samalla tehdä yleisen ehdotuksen hankintalainsäädännön uudistamisesta sekä ohjeen suositeltavista hankintakäytännöistä. Samalla toivoisin, että VTV arvioisi myös omaa arvointitoimintaansa, sen menetelmiä ja vaikuttavuutta. Nyt olen huomannut, että tarkastustapa on erittäin työläs tarkastuskohteille. Myös viestintä tarkastajan ja tarkastuskohteen välillä monesti ontuu. Äärimmillään VTV pitää julkista mediaa ensisijaisena tulosten julkistamiskeinona, jolloin tarkastuksen kohde joutuu median välityksellä puolustautumaan. Tarkastuksen pitäisi johtaa positiivisiin muutoksiin eikä loputtomiin kiistelyihin tehtyjen ratkaisujen oikeutuksista.

Viitteet:

(1) Jukka Ohtonen (toim.): Satakunnan makropilotti: tulosten arviointi, Finohtan raportti 21/2002


(2) http://www.ohjelmistoyrittajat.fi/tietoj%C3%A4rjestelm%C3%A4hankkeista-onnistuu-vain-puoletUutinen tutkimushankkeesta: Konsultti: It-yhtiöt tekevät asiakkailleen epäeettisiä tarjouksia Useampi kuin joka kolmas tietojärjestelmiä tilaava kokee, että projektit menevät aina tai lähes aina pieleen. Hinta, aikataulu tai laatu ei tyydytä.
 Mistä on kyse?

• Tutkimusten mukaan tietojärjestelmähankkeet epäonnistuvat usein.
• Julkisella sektorilla tarjouspyynnöt tehdään jähmeiksi.
• It-konsultin mukaan se johtaa pahimmillaan siihen, että tarjousten hinta lasketaan keinotekoisen alas tietäen, että myöhemmät muutostyöt tuovat varsinaisen katteen.

Elämä työpaikoilla on jatkuvien tietokoneongelmien kanssa painimista. Milloin se ja tämä ohjelma ei toimi. Tekisi mieli heittää tietokone ikkunasta ulos. Tietotekniikan liiton, Celkee Oy:n ja Ohjelmistoyrittäjät ry:n hiljattain julkaisema tutkimus kertoo karua kieltään. Useampi kuin joka kolmas tietojärjestelmiä tilaava kokee, että heidän tilaamansa projektit menevät aina tai lähes aina pieleen.
Kokenut it-konsultti Ahti Haukilehto Sovelto Oyj sanoo, että kunnissa ja julkisella sektorilla syynä on ylivarovaisuus. Jos kunta tilaa ison tietojärjestelmän, tarjouspyyntö halutaan kirjoittaa mahdollisimman seikkaperäiseksi. Tavoitteena on, että yhtään muotovirhettä ei tehtäisi: hanke ei nousisi otsikoihin, tarjouskilpailun voittaneen yhtiön kilpailijat eivät haastaisi tilaajaa markkinaoikeuteen ja kaikki menisi muutenkin mallikelpoisesti.
- It-yhtiö ei voi siinä käyttää tervettä järkeä, vaan pitää tarjota sitä, mitä on pyydetty - jopa siinäkin tilanteessa, kun nähdään, että näillä spekseillä tai määrittelyillä järjestelmää ei voida tehdä tai käyttää, Haukilehto sanoo.
Hänen mukaansa it-yhtiöt sortuvat tällaisissa tilanteissa usein epäeettiseen kilpailuun.
- Tehdään tarjous jopa teennäisen matalalla hinnalla tietäen, että projektin aikana tehtävillä muutostöillä, jotka voidaan laskuttaa erikseen, projekti voidaan ajaa taloudellisesti maaliin, hän sanoo.
Asiakkaan kannalta ongelma on, että kustannukset nousevat huomattavasti yli sen, mitä suunniteltiin. 
Tieto kiistää sumutuksen: Satu Kiiskinen, joka työskentelee it-yhtiö Tieto Oyj:ssä toimialajohtajana, kiistää, että ainakaan Tieto tekisi asiakkailleen tarjouksia, joissa hinta on yhtiölle kannattamaton. Kiiskisen mukaan tarjouksia laaditaan toki markkinatilanteen mukaan.- On silti asiakkaankin etu, että toimintamme on kannattavaa, Kiiskinen sanoo. Asiantuntijoiden mukaan tietotekniikkaprojektit onnistuisivat paremmin, jos tilaajat uskaltaisivat neuvotella projektin yksityiskohdista it-yhtiön kanssa ilman, että pelätään juridisia virheitä. Myös hankkeiden pilkkominen pienempiin osiin auttaisi. Projekteja voi myös kilpailuttaa pienissä aloissa tai niitä voi tehdä pala kerrallaan, jolloin jokaisessa välivaiheessa voidaan tarkistaa, mikä on mennyt hyvin, mikä huonosti ja mihin suuntaan hankkeessa jatketaan. Silloin tarjouspyyntö ei voi kuitenkaan olla kovin yksityiskohtainen, ja kuntien päättäjien mielissä välkkyy pelko markkinaoikeudesta. - Jos suoritetaan hankintoja ja ne eivät mene juridisesti oikein, siitä tulee kovaa kritiikkiä. Se taas ruokkii ajattelua, että vältetään ehdottomasti virheitä. Virheiden välttämisestä tulee suurin hyve, Kuntaliiton johtava lakimies Juha Myllymäki julkisten hankintojen neuvontayksiköstä sanoo.- Jos virheitä pelätään liikaa, pelataan varman päälle ja silloin joudutaan tinkimään toiminnallisuudesta tai laadusta. Ahti Haukilehto muistuttaa, että jos julkisella sektorilla rakennettaisiin it-yhtiöiden ja tilaajien kesken pitkäaikaisia asiakassuhteita, it-yhtiö voisi jopa pelastaa epäonnistuvia projekteja käyttämällä niihin paljon omaa rahaa. It-yhtiö voisi varjella omaa mainettaan ja hyvää asiakassuhdetta. Julkinen sektori kuitenkin kilpailuttaa joka hankkeen erikseen, jolloin yhtiön aikaisemmalla toiminnalla ei ole juuri merkitystä.

ks. myös aiheeseen liittyvä ajankohtainen blogikirjoitus:
http://www.juuriharja.fi/2013/08/07/%E2%80%9Dit-yhtiot-tekevat-asiakkailleen-epaeettisia-tarjouksia%E2%80%9D-enta-mita-siita-seuraa-tyontekijoiden-hyvinvoinnille/ 

(3) Helsingin Sanomien artikkeli 10.8.2013:http://www.hs.fi/talous/Terveysarkiston+k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6notto+saattaa+taas+lykk%C3%A4%C3%A4nty%C3%A4/a1376033159406

(4) HS:n uutinen 21.8.2013: "Keskusrikospoliisi on päättänyt aloittaa tutkinnan, joka koskee sosiaali- ja terveysministeriön toimia potilastietojärjestelmähankkeiden valvonnassa, kertoo STT.
Krp epäilee, että valvontaa on laiminlyöty viime vuosikymmenellä. Epäilys kohdistuu STT:n haastatteleman rikoskomisario Vesa Isokuortin mukaan "muutamiin" ministeriön työntekijöihin, joilla on valvontavastuu potilastietojärjestelmäasioissa.
Potilastietojärjestelmiä hankkivat tavallisesti kunnat, sairaanhoitopiirit tai kuntayhtymät. Ne ostavat järjestelmiään itsenäisesti, mutta sosiaali- ja terveysministeriön velvollisuutena on ohjata kuntia siten, että potilastietojärjestelmät toimivat yhteen koko maassa.
Keskusrikospoliisin epäilys kohdistuu tämän valvonnan laiminlyöntiin."http://www.hs.fi/kotimaa/Krp+alkaa+tutkia+sosiaali-+ja+terveysministeri%C3%B6n+toimia+potilastietoj%C3%A4rjestelmiss%C3%A4/a1377055461201

(5) Ilkka Kankare, Tapio Järvenpää. Veikö moolok vallan?: Ote mainostekstistä: Tässä kirjassa esitellään konkreettisten, julkisten ja meitä kaikkia koskevien esimerkkien kautta totaalisen absurdeja tapauksia projektimaailmasta. Tuoreet esimerkit Suomesta ravistelevat lukijaa: täysin perverssiä haaskausta, mielipuolista sekoilua, rikollista törsäämistä. Mutta arkipäivää vaikkapa julkishallinnon IT-hankkeissa.

Esimerkiksi Suomen terveydenhuollon järjestelmien kehittämistyö on näyttämö, jossa vastuulliset, täyspäisinä pitämämme päätöksentekijät edustavat meitä kansalaisia parhaan kykynsä mukaan ja ostavat päällekkäisiä, yhteensopimattomia ja tolkuttoman kalliita järjestelmiä. Sinä ja minä maksamme, heikompina palveluina, korkeampina veroina ja hyvinvointitappioina: uhraamme kaksin käsin tälle projekteja nielevälle Moolokille.

Onneksi uusi paradigma nostaa jo päätään – projektiperversiot ovat teollisen aikakauden jäänteitä, ja onneksemme väistymässä. Vaikka olemme kyltymättömien megaprojektien ympäröimiä nyt ja niille sokeita, ketterämmät, älykkäämmät ja sopeutumiskykyisemmät projektimuodot ovat jo nousussa. http://www.talentumshop.fi/kirjailijat/tapio-jarvenpaa/veiko-moolok-vallan.html