Laura Keräsen Pohde-tapaus (https://pohde.fi/) oli alustus TDWI:n seminaarissa 3.12.2025. (ks. viite: mikä on TDWI?). Se oli puhutteleva tarina, jolla oli alku, keskivaihe ja loppuosa. Kerron nyt noin tunnin mittaisen tarinan tiivistyksen omien muistiinpanojeni ja kuvakaappausten avulla. Laura jakaa tarinansa kolmeen vaiheeseen: tunkkaamisen aika - kaoottisuuden aika - orastavan hallinnan aika. Kuvassa alla on kolmen aikakauden lopputulos orastavan hallinnan aikakaudella.
Tunkkaamisen aika oli ennen hyvinvointialueiden toiminnan aloittamista. Tuolloin Pohde eli Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue käynnisti tiedonhallinnan kokonaisuuden valmistelun yhdessä kahden muun alueen kanssa. Sotedigi oy:n Virta-hanke määrittelyineen oli työskentelyn pohja. Tavoitteena oli saada aikaan tiedonhallinnan kokonaisuus, jonka tuloksena voitiin rakentaa mittarit lakisääteisille vähimmäistietosisällöille. Kartoitettiin lähdetietojärjestelmät ja vietiin tietoalustaan kaikki tarvittava data ja vähän enemmänkin ajatuksena tarpeiden ilmentymiseen myöhemmin. Raportointikerros rakennettiin hyödyntämällä varsinaisten raporttien tekoon Business Intelligence- järjestelmää nimeltään Tableau. Muitakin tietysti oli tarjolla kuten QlickView tai PowerBI. Yhteistyö oli monenkeskistä ja työntekijät tekivät töitä pääsääntöisesti etänä ympäri maata. Varsinainen kytkentä hyvinvointialueen johtamiseen puuttui tunkkaamisen vaiheessa. Näin työn todellinen merkitys ja vaikuttavuus puuttui.
Kaoottisuuden aika koitti, kun alueet aloittivat todellisen toimintansa. Järjestäytyminen vei aikaa. Vastuut ja vastuualueet olivat sekaisin. Entisillä organisaatioilla olivat omat tiedonhallinnan käytännöt, tietojärjestelmät ja mittarit. Luopumisen tuska omista toimivista käytännöistä oli suuri. Myös jokaisella aikaisemmalla organisaatiolla olivat omat määrittelyt mittareille. Ja eivät ne olleet keskenään yhteensopivia. Kun tunkkaamisen ajan tiedonhallinnan kokonaisuuden tuloksia eli raportteja ja mittareita tarjottiin alueen johdolla, vastaus oli Lauran sanoin v...ttu mitä p...askaa. Virtahankkeen vähimmäismittarit eivät kohdanneet alueen todellisia tarpeita. Näin taisi olla myös kahdella muulla alueella. Oli luottamuksen rakentamisen aika. Asiakas oli nostettava tarpeineen kärkeen. Pitää auttaa asiakasta kuulemalla tarkkaan tietotarpeet. Tehtiin myös organisatorisia ratkaisuja, joissa asiakas sidottiin tiiviisti kehitystyöhön mukaan kokeilujen kautta. Luottamuksen saavuttaminen tarkoitti myös lupausten pitämistä.
Orastavan hallinnan kausi on meneillään. Pohden organisaatio alkaa olla kohdallaan. Vastuut on määritelty ja otettu haltuun. Kaoottiseen vaiheeseen verrattuna kokonaistilanne on stabiilimpaa. Nyt olivat Pohteen omat tietotarpeet keskiössä. Tiivistettiin myös tiedonhallinnan organisaatiota. Piirrettiin kyllä suuret linjat, mutta toteutukseen ryhdyttiin pala kerrallaan. Hyvää oli, että perusta oli luotu tunkkaamisen ja kaoottisuuden kausilla. Dataa oli tarjolla uusien tarpeiden toteutukseen. Opittiin, että ilman määriteltyjä tarpeita, ei hienoilla mittareilla ole käyttöä. Tärkeätä oli myös noudattaa keskinäisen kommunikaation periaatteita edesmenneen professori Osmo A.Wiion oppien mukaan.
Wiion lait inhimillisestä viestinnästä olivat Lauran mielestä edelleen täyttä rautaa, vaikka periaatteet ovat vuosilta 1976-1978: 1. viesti yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta. 2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. 3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut. 4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu. 5. Mitä enemmän viestitään, sitä nopeammin väärinkäsitykset lisääntyvät. 6. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeätä se, miten asiat ovat, vaan miten asiat näyttävät olevan. 7. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen etäisyyden neliöön. 8. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisemmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.
Yhteenvetona Laura esitti kuusi periaatetta. Ne sopivat kyllä
muuhunkin kuin tiedonhallintaan: ihmiskeskeisyys, hyödyt
liiketoiminnalle, tehdään järkeviä juttuja, tehdään järkevän kokoisia
juttuja, saadaan tarpeellisia asioita aikaiseksi. Ja kuudentena kohtana:
vahva perusta, joka mahdollistaa mitä moninaisempien tarpeiden
toteuttamista. Tärkeätä on myös kaikkien osapuolten ymmärtää kaikkien peruskäsitteiden todellinen vertailukelpoinen sisältö.
Innostuin Laura Keräsen aluatuksesta. Se oli pitkän kokemuksen ja osaamisen sanelemaa viisautta, no tietysti osin myös jälkiviisautta. Etätyökin sujuu Lauran mielestä oikein hyvin, kun aina toimitaan avoimesti ja kamerat auki. Yllä oleva kuva kehittyi vähitellen alustuksen edetessä tuollaiseksi monimutkaiseksi kokonaisuudeksi. Mutta se kuvaa myös ongelmien monimutkaisuuksia, useiden osapuolten mukana olon tärkeyttä sekä systemaattista etenemistä.
Viite: Mikä on TDWI? TDWI Finland on osaamisyhteisö, jossa liiketoiminnan, johtamisen ja tietotyön ammattilaiset kokoontuvat jakamaan tietoja ja taitoja, ja kehittämään sekä omaa että organisaationsa osaamista. Osaamisyhteisö tukee yksilöitä, tiimejä ja organisaatioita
hyödyntämään tietoja, parantamaan päätöksentekoa, optimoimaan
suorituskykyä ja saavuttamaan toiminnan tavoitteet. Arvona on alan johtavana yhteisönä Suomessa toimia laadukkaasti
ja neutraalisti. Yhteisö yhdistää asiakkaat, kumppanit ja toimittajat
kehittymään yhdessä oman alansa parhaimmiksi.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti