Ristipölytys ja verenluovutus - oppia niin läheltä, mutta niin kaukaa, päivitys 30.1.2017

https://www.veripalvelu.fi/veripalvelu

Tunniste: ICT/tietojärjestelmät. Katso tunnisteen ja bloggauksen taustat: http://ollintuumailut.blogspot.fi/2016/10/ollin-tuumailuilla-100000-katselijan.html

Verta. Olin 26.1.2017 CGI:n konressissa Ratkaisu17, jossa hyvän esimerkin kertoi Veripalvelun Martti Syrjälä. Veripalvelun toiminta perustuu vapaaehtoiseen kansalaisten verenluovutukseen. Veripalvelulla on pitkä historia 1900-luvun alkuun. Suomalainen ratkaisumalli perustuu Punaisen Ristin alaiseen veripalveluun. Nykyään luovutettavasta verestä jalostetaan verituotteita, joita käytetään eri puolilla Suomea sairaaloissa osana hoitoa. Veri säilyy vain muutaman päivän, joten sen saannin on oltava jatkuvaa ja varsin tasaista - noin 800 litraa päivässä.

Suonesta suoneen ketju. Veripalvelussa puhutaan prosessista sloganilla "suonesta suoneen ketju". Prosessin vaiheet ovat: luovuttaminen - kuljettaminen keskitettyyn jalostuspisteeseen - verituotteiden valmistus ja testaus - valmisteiden kuljetus sairaaloihin - verensiirtotutkimus sairaalassa ja yhteensopivuuden toteaminen - verensiirto ja toimenpiteen monitorointi. (ks. oheinen kuva). Tämä kaikki on vielä aivan spesifiä, erityistä verenluovutukseen liittyvää toimintaa. Veripalvelun V2V-hankkeessa haetaan kuitenkin jotain uutta toiminnallista otetta prosessiin - kenties digidigi mielessä. On pystyttävä arvioivaan veren tarve ja riittävyys lyhyellä tähtäimellä ja pidemmälläkin. On päästävä reaktiivisesta ohjausprosessista proaktiiviseen. On pystyttävä ennakoimaan sairaaloiden veren tarve. Koko suonesta suoneen ketjun pitää olla läpinäkyvä ja mitattavissa sekä tiedettävä, missä mahdolliset ongelmat piilevät. Toiminnan pitää olla tehokasta, vaikuttavaa suonesta suoneen ja seurannan pitää olla reaaliaikaista. Vaatimukset lähestyvät varsin yleisiä prosessivaatimuksia. Samalla huomataan, että itse asiassa veren rinnalla keskeistä on sitä koskeva data, informaatio ja tieto. Kun tämä datan keruu ja sen jalostaminen informaatioksi ja tiedoksi, on ajantasaista kaikissa vaiheissa, homma saadaan hallintaan. Se ei vielä riitä. On saatava vielä haltuun "verimarkkinat", joiden toisessa päässä on luovuttaja ja toisessa päässä saaja. Tarjonta ja kysyntä on saatava tasapainoon lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. Lyhyt aikaväli liittyy veren säilyvyyteen. Pitkä aikaväli liittyy veren käyttöön osana hoitoa - hoidon tarpeen kehittymiseen ja hoitoteknologian muutoksiin.

Prosessi kuin prosessi. Ympäri maailmaa ja myös tähän asti Suomessa vereen liittyvä tiedonhallinta on ollut verispesifiä. Koska toiminta eri puolilla maailmaa on poikennut toisistaan, ei kovin hyviä yhtenäisiä malleja tai ohjaustuotteitakaan ole. Syrjälä kertoi, että uudistaessaan prosesseja Veripalvelu haki mallia oman toimialansa ulkopuolelta. He tutustuivat, miten puu etenee prosessissa metsästä tuotteeksi ja myyntiin, yleensä teollisiin prosesseihin sekä tukkukauppaan. Selvitellessään eri prosesseja Veripalvelun ihmiset huomasivat, että kyse on itse asiassa geneerisistä prosesseista. Kyse on toiminnan ohjauksesta ja asianhallinnasta. Veripalvelun ihmiset lähtivät kehittämään hakemalla tuotteet geneerisestä toiminnan ohjauksen ja asianahallinnanjärjestelmien tarjonnasta. Myös verenluovuttajia pitää osata lähestyä viisaasti, jotta turvataan tasainen "verivirta". Kyse on digitaalisesta transformaatiosta verenluovuttajien kanssa.  Prosessin kaikissa vaiheissa hyödynnetään mahdollisimman pitkälle reaaliaikaista tiedonhallintaa. Muutos on meneillään.

Ristipölytys liittyy Veripalvelun toiminnan uudistamiseen keskeisesti. Martti Syrjälä totesi, että mallia kannattaa hakea aivan toisaalta. Samalla saadaan jo valmiiksi koettuja hyviä toimintakäytäntöjä siirrettyä Veripalveluun. Myös tietojärjestelmätuotteet kehittyvät jatkossa osana laajaa käyttäjäkuntaa. Kaikki uudet ideat saadaan hyödynnettyä myös veripalvelun tarpeisiin. Ristipölytys on lähtöisin kasvitieteestä, mutta termiä on käytetty myös innovaatioilmaston luomisessa. Saatetaan mahdollisimman erilaisen taustan omaavia ihmisiä yhteen ja siten saadaan aikaan uusia ideoita. Voidaan tuoda jotain ratkaisuja, käytäntöjä, ideoita, ajatustapoja jopa järjestelmiä aivan toiselta alalta toiselle.

Toiminnan ohjaus ja siihen liittyen asianhallinta sekä sähköiset palvelut ovat yleistä "kauraa" niin yksityisellä sektorilla kuin julkisellakin. Voidaankin kysyä, kannattaisiko itse asiassa hakea spesifeistä toimintaprosesseista geneerisiä malleja. Nythän on myös muotia puhua siiloutuneisuudesta. Siilot rakentuvat joidenkin erityisten tuotteiden tai palveluiden ympärille. Näin on sekä julkisella että yksityisellä sektorilla - miksei myös järjestömaailmassa. Yksinkertaistettuna toiminnan ohjauksen ketju rakentuu seuraavista palasista: tarpeet markkinoilla - kysyntä - tarjonta - tuotteen/palvelun tuottamisprosessi - asiakkaan tarpeen tyydyttyminen ja tuottajan saamat korvaukset. Asia puolestaan täsmentää asiakkaan tarpeen palvelujen tuottajan määrittämällä palvelulla. Tässä on siis kyse asiankäsittelystä, jossa syntyy pitkin prosessia dataa- informaatiota - tietoa.

Toiminnanohjauksen markkinat ovat laajat. Googlaamalla termillä "toiminnanohjausjärjestelmä" saadaan kymmeniä iskuja. Yhden iskun löysin terveydenhuollosta, jossa HUS määrittelee toiminnanohjauksen, mutta ei toiminnanohjausjärjestelmää.

Yleisemmin toiminnanohjausjärjestelmällä (ERP) on pitkä historia 1900-luvun alun yritysten varastonhallinnasta moderniin toiminnanohjausjärjestelmiään. Wikipediassa ERP on kuvattu seuraavasti:

 ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. ERP-ajattelumalli on laajennettu MRP II:sta (Manufacturing Resource Planning), joka puolestaan on MRP:n (Material Requirements Planning) seuraaja. ERP-järjestelmään voi sisältyä erilaisia osioita, esimerkiksi palkan­laskenta, kirjanpito, reskontra, varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä materiaalin, projektien, huollon, resurssien ja omaisuuden hallinta. Tyypillistä on että nykyaikaisissa järjestelmissä osiot ovat siis erillisiä moduleita, joita voidaan ostaa ja ottaa käyttöön vaiheittain.

 Niin kysyn, miksi syvästi siiloutuneilla toimialoilla ei lähdetä katsomaan, miten toiminnanohjausta on kehitetty geneerisesti yritysmaailmassa? Valtion hallinto kaikkinensa samoin kuin sosiaali- ja terveydenhuolto vaatisivat tällaisen ERP-ristipölytyksen. Avaan kysymystä valtion hallintoon ja sosiaali- ja terveydenhuoltoon vielä hiukan.

Valtionhallinto. Periaatteessa on mahdollista kokonaisarkkitehtuurin avulla lähteä asiakasnäkökulma edellä mallintamaan prosesseja avaamalla samalla virastokeskeiset siilot. Esteethän ovat organisaatiokeskeisiä: itsenäiset virastot ja tulosjohdettu valtion sisäinen ohjausjärjestelmä. Nyt on eri virastoilla omat asianhallinnan järjestelmänsä ja erikseen toteutetut tai toteutuksen alla olevat sähköisen asioinnin järjestelmät. Yhteistä on SAP-pohjainen rautakangen jäykkä, vaikeasti muihin järjestelmiin linkitettävä (yhteentoimiva) henkilöstä- ja taloushallinnon Kieku-järjestelmä. Yritys oli saada yhteinen Valda-asiahallintajärjestelmä, mutta se ajettiin maaliviivalla alas. Sosiaali- ja terveydenhuolto. Terveydenhuolto on ollut vuosikymmeniä niin Suomessa kuin maailmallakin siiloutunut omaan erinomaisuuteensa. En ole nähnyt tai kuullut (jospa joku korjaisi tämän huomion!), että ERP-maailman toiminnanohjaustuotteita tai edes geneeristä ajattelutapaa olisi soviteltu terveydenhuoltoon. No viime aikoina on Lean-ajattelua tuotu esille, mutta sitäkään ei ole kytketty tähän kokonaisuuteen. Ymmärrän, että terveydenhuolto on monimutkainen kokonaisuus, kun päätökset tehdään tapaus (potilas-lääkäri-suhde) kerrallaan ja mukana on monenlaiset tutkimukset ja operaatiot. Silti vetoan, että ryhtiä tulisi, jos KA-ajattelua käyttäen lähdettäisiin liikkeelle asiakkaan prosesseista eikä organisaation sisäisistä siiloista. Sosiaalihuolto on monin tavoin asianhallintaa - paljon puhtaammassa muodossa kuin terveydenhuolto. Siihen kun vielä lisää toiminnanohjauksen, ei tarvita uusia sosiaalihuoltospesifejä järjestelmiä vaan ERP-asianhallinta-sovellukset. Maakunta-sote-järjestäjän toiminnanohjaus- ja asianhallinta olisi myös mitä selkeimmin kuvattavissa KA-menetelmin toiminnanohjauksen ajatustavalla. Ainakin tässä vielä toteuttamattomassa organisaatiossa voitaisiin edetä tällä mallilla.

Päivitys 27.1.2017: Pirjo Tellervo Ropponen kommentoi FB:n puolella seuraavasti:

Todella uusia toiminta-ajatuksia herättävä juttu. Toivotaan että löydetään kehittäjäksi myös muualla kuin veripalvelussa alan ihmiset eikä kunnallisia byrokraatteja tai atk-yrityksia.

Päivitys 30.1.2017: Mika Helenius, Tivian toiminnanjohtaja kommentoi LinkedInin puolella ja lähetti linkin asiasta: Tässä on  otteita kirjoituksesta, jossa on haastateltu Veripalvelun tietohallintojohtaja Heikki Myllyniemeä. Hän on puolestaan ollut aikanaan Mika Heleniuksen opissa:

Punaisen Ristin Veripalvelu vie läpi digitaalista uudistusta, jossa IT:stä tulee oleellinen osa liiketoiminnan strategista johtamista. Keskeistä ison muutoksen onnistumisessa on johdon sitoutuminen. Heikki Myllyniemen mukaan palveluprosessien digitalisoimisessa lähdettiin liikkeelle tietojärjestelmäarkkitehtuurin arvioinnista. Arkkitehtuurinäkökulmassa tarkastellaan kaikkia liiketoiminnan tarpeita koko arvoketjun ja liiketoimintamallin näkökulmasta. Se tuo välittömän liiketoimintahyödyn eri tarpeiden paremmassa johdettavuudessa, riskien varhaisessa tunnistamisessa ja tiedon liikkumisessa saumattomasti ei osien välillä. Veripalvelussa käytiin läpi prosessit ja automatisointitarpeet esimerkiksi asiakkuuksien hallinnassa ja toiminnanohjauksessa. ”Itse havaitsimme, että Veripalvelun erityispiirteistä huolimatta prosesseissamme on paljon samanlaisia piirteitä kuin monella muulla toimialalla. Voimme oppia muiden ratkaisuista. ”Myllyniemen mukaan esimerkiksi yhteydenpito verenluovuttajiin muistuttaa kauppojen kanta-asiakasohjelmia. Verivalmisteiden tuotantoprosessi ja logistiikka ovat puolestaan pitkälti samanlaista kuin vaikkapa elintarviketeollisuudessa. Myllyniemi korostaa, että tärkeä osa muutosta on henkilökunnan sitouttaminen ja koulutus. ”Digitaalisen koneiston rakentamisen yhteydessä työntekijät on koulutettava, jotta he osaavat hyödyntää uusia työkaluja ja saavat digitaalisuudesta kaiken hyödyn irti omissa työtehtävissään.”
http://www.tivia.fi/tiviassa-tapahtuu/tivia-news/tukifunktiosta-strategian-ytimeen