Onko kokonaisarkkitehtuurista mihinkään? päivitys 9.5.2016

KA - paperitiikeri?

KA pekkakukkaillen. Olen nyt ollut kokonaisarkkitehtuurin kimpussa siitä lähtien, kun tietohallintolaki tuli voimaan ja menetelmä ajettiin sisään valtionhallintoon. Tapojeni mukaan lähdin mukaan epäilevin tuntein. 26.4.2016 olin esiintymässä ICT Expossa aiheeseen liittyvässä paneelissa. Pidin myös elämäni ensimmäisen "PechaKucha" - alustuksen paneelin alussa. (1)

"Kokonaisarkkitehtuuri on systemaattinen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden jäsentämiseen, kehittämiseen ja hallinnointiin. Kokonaisarkkitehtuuri koostuu määritelmistä, suunnitelmista, kuvauksista, toimintatavoista, menetelmistä, ohjeista, kehityshankkeista ja -projekteista. Kokonaisarkkitehtuurityö on osa organisaation strategiatyötä, johtamisprosessia sekä talouden ja toiminnan suunnittelua." (JHS-suositus 179). Kuulostaa tylsältä määrittelyltä. Epäilykset heräävät Ollillakin. 

Epäilyt. KA tuntui lähtökohdiltaan paperitiikeriltä. Pääosaan tulivat dokumentit niin lukulistalla kuin työlistallakin. JHS-ohjeperhe on kattava, laaja, ihastuttava ja vihastuttava lukukokemus. Kun tämän liitetään tietohallintolain vaatimukset ja VM:n ohjaus, uhkana on tulla kokonaisarkkitehtuurista itsetarkoitus. Arkkitehtuurin näen vahvasti hierarkkisena systeeminä, jossa lopputuloksena on organisaatiokohtainen kattava dokumentaatio. Itse puolestani näen, että arkkitehtuurin pitää palvella organisaation perustehtäviä, asiakasnäkökulmaa. Sen pitää olla apuna toiminnan tehostamiselle, toiminnan laadun parantamiselle sekä vaikuttavuuden parantamiselle. Arkkitehtuurin pitäisi edistää avoimuutta eikä lokeroitumista tai siiloutumista suljettuun järjestelmään. Valtiolla on suuri vaara muutenkin ajautua suljettuun, organisaatiokohtaiseen toimintaan johtuen runsaasta erityislainsäädännöstä ja tulosjohdetusta sisäisestä ohjausjärjestelmästä. Ennakkokäsityksenäni tuntuu myös siltä, että hierarkkinen JHS-maailma sopii hyvin uuden rakentamiseen tyhjältä pöydältä.

Matkalla opittua. Reaalimaailma  koostuu vanhan nykyisen ja uuden risteytyksestä. Vanha kulttuuri tapoineen ja säädöksineen rajaa nykyistä toimintaa. Nykyiselle toiminnalle haetaan jatkuvasti uudistuksia muutosta edistävillä voimilla ja muutosvastustus tunnistaen. Reaalimaailmassa kohtaa vanha paperimaailma ja uusi digitaalinen maailma. Kokonaisarkkitehtuurin menetelmät on siis sovitettava osaksi jatkuvaa muutosta. Hierarkkisen perusajatuksen sijaan on käännettävä ajattelu nurin päin ja vaakasuoraan. Nurin päin ajattelussa johtamisen pyramidi käännetään toisin päin, jolloin asiakasrajapinta on se toiminnan ydin eikä johtamishierarkia. Samoin pitää kääntää hierarkkinen näkökulma horisontaaliseksi, jolloin ollaan prosessiajattelun ytimessä. Organisaation toiminta on asiakastyötä, asiakkaiden palvelemista. Puhutaan myös palvelumuotoilusta tässä yhteydessä. Tällaisen prosessin yksinkertainen malli on: aloitus - käsittely - lopputulos. Kun tähän sovitetaan KA:n hierarkkiset tasot (toiminta, teknologia, tietovarastot), on löydettävissä KA-menetelmästä selkeätä hyötyä. Maailma on itse asiassa kuitenkin vielä monimutkaisempi. Verkosto kuvaa nykymaailmaa hyvin. Riippuvuus muista toimijoista on sitä suurempi, mitä enemmän pyritään kokonaisuuksien hallintaan - kokonaisoptimointiin osaoptimoinnin sijasta. Kaikki riippuu kaikesta. Onkin ymmärrettävä avoimet rajapinnat niin toiminnassa, tiedoissa, tietojärjestelmissä kuin teknologiassakin.

Johtaminen avainasia. Kokonaisarkkitehtuuri on alistettava toiminnan johtamisessa työkalun, rengin asemaan. Pitää poistaa ristiriidat tietohallinnon ja substanssijohdon välillä. Sellaista arkkitehtuurityötä ei saa olla, jota substanssijohto ei ymmärrä eikä hyväksy. Myös dokumentaatio on hyvä apuneuvo moneen tarkoitukseen, kunhan määrittely ja dokumentointi perustuu toiminnan muutostarpeisiin. Nyt uhkaa edelleen uudessakin JHS-vaiheessa se, että organisaatiot ajautuvat toteuttamaan VM:n tarpeita, viime kädessä mahdollisesti tulevan tietohallintoasetuksen vaatimuksia. Toiminta on edelleen osittain vanhojen paperipohjaisten lakien varassa. Toiminnan apuna käytetään paljolti vanhoja siilomaisesti rakennettuja tietojärjestelmiä. Kokonaisarkkitehtuurissa on voimaa, kun sen avulla mallinnetaan tulevaisuuden tila ja rakennetaan sen toteuttamiseksi kehittämispolku. Omassa pienessä valtionhallinnon organisaatiossamme kehitimme yhdessä havainnollisen, täyteläisen kuvan. Kuva on etenemispolku vuoteen 2020. Se sisältää toiminnan muutokset, tietojärjestelmien muutokset, tietoturvan, poistettavat toiminnot, alasajettavat järjestelmät ja sidosryhmien omaa organisaatiotamme koskevat hankkeet. Kehityspolkua tarkastellaan jatkuvasti, koska uudistamisessa hyödynnetään jatkuvasti jo tehtyä työtä. Kurkotetaan siis positiivisessa mielessä menneeseen, ratkotaan nykyisyyden haasteita kurottamalla tulevaisuuteen. Kokonaisarkkitehtuuri antaa kyllä systemaattista ryhtiä kehittämiseen. Se on tunnustettava.

JHS- ajattelu ja -ohjeet pitää kirjoittaa toiminnan, asiakkuuden ja johtamistarpeiden varaan. Nyt edelleen uusikin lausunnoilla oleva JHS 179- ohje on rakenteeltaan ja yleisfilososialtaan hierarkkinen ja dokumenttikeskeinen. JHS-ohjeistuksen avainohjeeksi pitäisi rakentaa vaikkapa äitiyspakkauksen hengessä selviytymispakkaus. Samalla pitäisi koota hyviä onnistumisen esimerkkejä nimenomaan toiminnan muutoksesta, jossa KA-menetelmillä on ollut keskeinen rooli ja hyöty.

Päivitys 1.5.2016: Antti Holmroos kommentoi FB:n puolella 30.5.2016: "Taitaa kuitenkin olla nykyinen lähtökohtatilanne yleensä se - tämä paremman tiedon puutteessa - että kokonaisarkkitehtuuri nykytilasta on monella vielä(kin) vaiheessa. Miten kehität prosesseja ymmärrettävällä tavalla, jos niistä ei ole nörttienkin ymmärrettävissä olevaa kuvausta. Agiili nostaa päätään, ja oppiriita TOGAF-ajattelun ja esimerkiksi Scrumin välillä on jonkinmoinen. Ajattelen vähän samoin kuin tämän artikkelin kirjoittaja. Agiiliin ei päästä ellei esimerkiksi lainsäädännön tuomia reunaehtoja ei ole arkkitehtuurimenetelmin kuvattu."
https://www.itpreneurs.com/blog/agile-togaf-and-enterprise-architecture-will-they-blend/

Päivitys 5.5.2016: Jari Tietäväinen kommentoi LinedInin puolella seuraavasti:
"On valitettavan yleistä, että kokonaisarkkitehtuurityössä eksytään yksityiskohtiin, iso kuva hämärtyy eikä hyötyjä saada. Jos KA-kuvaamisesta tulee itseisarvo, eikä työn tuloksia arvioida sen pohjalta, miten on onnistuttu tuomaan hyötyä liiketoiminnalle, ollaan väärällä tiellä. Toisaalta, eipä liian ylimalkaisesti tekemälläkään hyötyjä saada. Nykytilan kuvauksissa olleellista on pystyä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
- jos jotakin muutetaan, mihin muualle muutos vaikuttaa?
- mikä nykytilassa toimii hyvin?
- mikä nykytilassa ei toimi hyvin?
Tavoitetilassa taas tärkeintä on vastata seuraaviin kysymyksiin:
- mitä, miten ja missä järjestyksessä meidän pitää muuttaa, jotta onnistumme liiketoiminnan strategian ja vision toteuttamisessa?
- miltä tavoitetila näyttää ja miten se poikkeaa nykytilasta?
Noihin kun pyrkii vastaamaan riittävän hyvin minimityöllä, pääsee paljon parempaan lopputulokseen kuin pyrkimällä täydelliseen vastaukseen."

Päivitys 9.5.2016: Kari Liukkonen LinkedInin puolella: 
"Kiitos hyvin kirjoitetusta artikkelista jälleen kerran. Kuulun kokonaisarkkitehtuurin kannattajiin. Ajatus kerroksellisuudesta - toiminta, tiedot, järjestelmät ja teknologia - sopii erityisen hyvin julkisen hallinnon kaltaisiin verkostomaisiin organisaatioihin, joissa asiakaslähtöisyyden ja yhteentoimivuuden pitäisi olla keskeistä. Käytäntöhän on vielä pääosin syntymättä niin valtiolla kuin kuntakentässäkin. Nähdäkseni kokonaisarkkitehtuuri ei nykyisellä muutosjohtamisella voi kunnolla toteutuakaan. Kokonaisarkkitehtuuria rakennetaan siilojen sisällä ja niiden välillä muutaman arkkitehdin voimin / virasto. Muutosta tehdään asiantuntijatasolla kun sitä pitäisi johtaa virastopäälliköiden tasolta ja valtioneuvostosta. Kokonaistarkastelu osoittaisi nopeasti hallinnon päällekkäiset rakenteet. Toimivan kokonaisarkkitehtuurin hyödyt olisivat huomattavia. Se tarkoittaisi muutoksia myös organisaatiorakenteisiin, säädöksiin ja johtamiseen."

Viitteet

(1) Pekka Kukka - PechaKucha 20X20
Yksinkertainen esittämistapa, jossa 20 diaa näytetään 20 sekuntia kerrallaan eli yhteensä 6 minuuttia 40 sekuntia. Astrid Klein ja Markus Dytham kehittivät esitysmenetelmän. Ensimmäinen esitys pidettiin Tokiossa helmikuussa 2003. Oleellista esitystavassa on, että diat tukevat puhetta. Diojen pitää olla visuaalisia ja niissä pitää harkiten käyttää tekstiä. http://www.pechakucha.org/



(2) Juhta - julkisen hallinnon neuvottelukunta: JHS 179 kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen, versio luonnos palautekierrosta varten, palautteet toivotaan VM:ään 22.5.2016 mennessä.