VALDAN tarina

ICT- strategiaa: VALDAn tarina sai surullisen lopetuspäätöksen 8.3.2012

8.3.2012 saatiin jälleen uusi uutinen valtion ICT-strategiaan liittyen (http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20120308_VALDA_paatos.pdf ). Useita vuosia kehitetty VALDA- asianhallintajärjestelmä päätettiin ajaa alas. Kysymys on järjestelmästä, joka systematisoisi ja sähköistäisi kaikki asioiden käsittelyt ja viime kädessä asiakirjojen arkistoinnin valtion eri virastoissa. Kunnianhimoinen hanke lähti liikkeelle vuonna 2007. Siihen on satsattu virkamiesten työtunteja ja silkkaa rahaa rutkasti eli miljoonia euroja. Hanke ei päässyt lentoon, vaan se jouduttiin lopettamaan kalliina ja suosionsa menettäneenä. VALDAlla tarkoitetaan (suora lainaus) seuraavaa:

"VALDA on dokumenttien, viranomaisen asiakirjojen ja asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu yksittäisen valtionhallinnon organisaation asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien käsittelyyn, hallintaan ja väliaikaiseen arkistointiin. VALDA-palvelu sopii kaikenkokoisille valtionhallinnon virastoille ja laitoksille.
VALDA-palvelun päätavoitteina on yhtenäistää dokumenttienhallintaa, edistää asiankäsittelyprosesseja valtionhallinnossa sekä luoda edellytykset asianhallinnan toiminnalliselle kehittämiselle.
VALDA-palvelun tavoitteena on laajentaa asiakirjojen siirtämistä sähköisesti valtionhallinnossa, asiakirjojen ja niiden metatietojen keskinäinen tekninen yhteensopivuus ja liitettävyys hallinnossa määriteltyihin prosesseihin sekä niiden arkistoinnin hoitaminen sähköisesti. VALDA-palvelun tavoitteena on myös yhtenäistää sähköisen asianhallinnan prosesseja valtionhallinnossa sekä sen myötä saada tuottavuutta toimintatapoihin sekä asiankäsittelyprosesseihin liittyviin kustannuksiin."(http://www.valtiokonttori.fi/public/default.aspx?nodeid=21726&contentlan=1&culture=fi-FI)

VALDAn perimmäinen idea on hieno. Edellä kerrottujen tavoitteiden lisäksi VALDA avaisi ja läpivalaisisi koko asiankäsittelyprosessin kansalaisen kannalta. Nyt kaikilla valtion virastoilla on omat eri aikoina rakennetut kirjaamis- ja arkistointijärjestelmät. Niillä ei ole mitään yhteistä keskenään. Samoin järjestelmät ovat osittain sähköisiä ja osittain paperipohjaisia. Kunnianhimoinen ajatus oli yhtenäistää yhdellä järjestelmällä koko valtion paperituotanto ja samalla sähköistää se. Mikä ihme siinä oli, että näin hyvään ideaan perustuva hanke ajautui selvitystilaan.

Esiselvityksessä piirrettiin tehokkaat ympyrät, kulkukaaviot, hakuominaisuudet jne. (http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20070621Dokume/name.jsp). Ideoijina oli maan parhaita asiantuntijoita. Hanke kilpailutettiin hankintalainsäädännön mukaan parhain käytännöin. Toteutukseen saatiin kolmen  IT-talon yhtymä. Sitten asiat alkoivat mennä pikkuhiljaa pieleen. Hanke viivästyi. Järjestelmä jouduttiin ottamaan käyttöön keskeneräisenä ja monenlaisia ongelmia sisältävänä. Hankkeen kustannukset kasvoivat ennakoitua korkeammiksi. Lisärahoitusta jouduttiin pumppaamaan. Hinnoittelusta tuli niin korkea, että hinta-laatusuhde alkoi vieroittaa uusia sisäisiä asiakkaita. Omat vanhat järjestelmät alkoivat tuntua riittävän hyviltä tai omat aiotut kehittämishankkeet saivat uutta tuulta. Usko Valdaan alkoi hiipua. VM alkoi selvittää hankkeen jatkoa. Paljon oli satsattu, mutta vielä olisi pitänyt satsata lisää rahaa. Kenttä vieroksui eikä kovin moni virasto mitenkään innostunut asiaan. Pitkähkön jahkauksen jälkeen hankkeelle annettiin kuolinisku. Seuraavaksi on mahdollista, että hyökätään ruumiin kimppuun, raadellaan se julkisesti ja  hyökkääjät keräävät pisteet kotiin.

Sääliksi käy aluehallintovirastoja, jotka joutuivat puolipakolla koekaniineina ottamaan käyttöön keskeneräisen järjestelmän sekä  uhrasivat rutkasti työaikaa kokeiluun, kehittämiseen. Nyt ovat ko. virastot lähtöpisteessä. VM on luvannut auttaa ahdinkoon joutuneita aluehallintovirastoja. Myös muita hankkeita käynnistettiin olettamalla VALDAn olevan tuleva yhteinen asianhallintajärjestelmä.  Ilmeisesti hankkeessa ei kuultu kuitenkaan riittävästi loppukäyttäjiä. Myös ajatus yhdestä yleisestä asianhallintajärjestelmästä ei ollut kantava, koska virastojen tehtävät kuitenkin poikkeavat toisistaan merkittävästi. Asiat ja niiden yhteydet ovat kovin erilaisia eri virastoilla. Uutta järjestelmää ajettiin järjestelmänä sisään ottamatta huomioon, että virastojen pitäisi muuttaa työtapoja samaan aikaan. Oletettiin myös, että yleinen kaikille sopiva järjestelmä palvelisi parhaalla tavalla jokaista yksittäistä virastoa. Tosiasiassa virastot ovat kuitenkin itsenäisiä tulosyksiköitä, jotka ovat tottuneet maksimomaan oman toimintansa. Ns. kokonaisetu ei ole ykkösasia. Hanketta ei yksikertaisesti osattu sovittaa virastojen tarpeisiin eikä osattu myydä käyttäjille.

Kansalaisten kannalta asioiden sähköinen käsittely lisäisi tehokkuutta ja toisi systematiikkaa sekä laatua prosesseihin. Kansalaiset kantelevat yhä enemmän palveluista, hoidosta ja kanteluiden käsittelyssä ovat käsittelyajat pitkiä. Jos koko valtion sosiaali- ja terveydenhuollon valvontatehtäviä hoidettaisiin samoilla moderneilla välineillä, työ olisi entistä tehokkaampaa ja mahdollistaisi laadukkaamman työn. Olisi myös entistä helpompaa taata kansalaisille tasavertainen käsittely eri virastoissa. Tehostetulla työllä saataisiin myös käsittelyaikoja lyhennettyä.  Tietojen avulla voitaisiin kehittää myös ennakoivaa toimintaa, riskien arviointia jne,. Uusi tilaus on olemassa. Nyt pitää vaan rakentaa raunioille asianhallinnan yhteistoiminnallisuuden arkkitehtuuri. Oraita tällaisesta on jo ilmeisesti olemassa. Johkut ovat jo ehtineet todeta, että kysymys oli mammutin pakkosyöttämisestä. Niin tästä on jo keskustelu virinnyt ja jatkunee...