Sähköisku paperille

Sähköinen asiointi on tämän ajan sanapari. Henkilökohtainen kontakti, puhelin ja paperi halutaan korvata sähköisellä asioinnilla. Sosiaali- ja terveydenhuollossa sähköistä asiointia on kehitetty hoitoon hakeutumistapahtumaan. Puhelinpalvelu on osittain korvattu sähköisellä ajanvarauksella. Hoidon päättäminen ja hoidosta maksaminen ovat myös monelta osin sähköistettyjä. Varsinaiseen hoitoon liittyy paljon sähköisiä prosesseja, mutta kaikki paperimaailma ei ole vielä korvattu sähköiköisellä maailmalla. Hallinnossa erilaiset luvat, kantelut, muistutukset on sähköistetty. Ehkä merkittävin esimerkki on verottajan toiminta. Sähköistys on tuonut viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävät hallinnolliset säästöt.

Periaatteessa asiahan on aivan selkeä: kaikilla asioilla on aloitusvaihe  eli palvelun, hoidon tai asian ratkaisemisen tarve. Kaikella toiminnalla on ns.välivaihe eli käsittelyvaihe ja sitten tietenkin päätösvaihe. Tutkimusajohtaja Heikki Nikali jakaa teknologisen kehityksen seuraaviin vaiheisiin: fyysiset viestintäpalvelut, analogiset viestintäpalvelut, digitaaliset viestintäpalvelut ja yhteisöviestintä.  Niin sosiaali- ja terveydenhuollossakin on kyse kulttuurin muuttamisesta. Pitäisi päästä paperin ja puhelimen ylivallasta uusien teknisten mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Nythän monesti asiakas joutuu asioimaan kylmän puhelinpalvelun kanssa. Toisaalta sähköinenkin palvelu voi olla vaikeata ja tehty ammattilaisen näkökulmasta unohtaen sen, että asiakas saattaa olla ensi kertaa asialla. Ammattilaisten kesken paperinen asiakirja on edelleen kaiken lähtökohta. Jopa olemassa oleva lainsäädäntökin lähtee tästä oletuksesta liikkeelle. Tästä puolestaan seuraa helposti ratkaisuja, joiden perustana on paperinen asiakirja, mutta teknologia on epätoivoisesti yritetty nykyaikaistaa. Pahimmillaan yhtä ja samaa tietoa kysytään ja kirjataan yhä uudelleen. Tai tieto viedään sähköisestä järjestelmästä paperille ja sitä kautta uudelleen toiseen sähköiseen järjestelmään.

Nikali kuvaa paperin valtaa suhteessa sähköiseen asiointiin oheisessa kuvassa. Edelleen paperilla on ylivalta vaikka monelta osin voitaisiin toimia toisin. Ylivalta on tosin kääntymässä. Hyviä paperivallan purkajia löytyy pohjoismaista - Tanska etunenässä. Paperin vastaista toimintaa on sähköinen arkistointi sekä potilas- ja asiakastietojärjestelmien sähköinen uudistaminen. Uudistaminen ei kuitenkaan ole pelkkää paperista luopumista. Pitää uudistaa toimintaprosessit ja linkittää olemassa oleva sähköinen tieto yhteen prosessissa syntyvän tiedon kanssa. Kerran kerätty tieto on valjastettava hyötykäyttöön. Samalla on kuitenkin keskeisen tärkeää turvata yksilön tietosuoja (tai myös yrityksen tietosuoja). Mitä hyvänsä tietoa ei saa yhdistää minkä hyvänsä tiedon kanssa. Järkevälle uudistamiselle on esteitä runsaasti: vanhentunut lainsäädäntö, siiloutunut hallinnointi, teknisten mahdollisuuksien jäykkä ja käyttäjälle vieras käyttö, asiakkaan osaamisen ja tarpeiden yliarviointi tai  aliarviointi.

Mikkelin ammattikorkeakoulussa järjestettiin tiedonhallinnan haasteita koskeva seminaari, jossa samalla julkistettiin selvitys lainsäädännöllisistä ristiriidoista sähköisessä asioinnissa. 
 http://www.mamk.fi/ajankohtaista/tiedotteet/101/0/mamkissa_selvitetaan_sahkoisen_tiedonhallinnan_haasteita