Kuluttaako aikaa vaiko investoida aikaan - etätyön ongelmat, päivitys 30.4.2021

Kuva: Microsoftin Work Trend Index 2021

Etätyö korona-aikana on nostanut esille ajankäytön ongelmat. Aamun (29.4.2021) YLE-uutiset nosti asian esille seuraavalla otsikolla: " (1) Aikaa kuluu tarpeettomiin etäpalavereihin, chat-keskusteluihin ja sähköposteihin – työntekijät valittavat väsymystä, etenkin nuoret kovilla."  Rakas vaimoni heräsi uutiseen ja kyseli, että onko sinullakin ajankäytön ongelmia. Tästä tuli mieleeni Linkedinissä ollut artikkeli aiheesta "kuluttaako aikaa vai investoidako aikaan". (2). Kyllä tämä on keskeinen kysymys. Tästä on paljon puhunut ja kirjoittanut myös Anna Perho. (3). Anna on varoitellut seuraavaan tapaan. "Jos joku muu hallitsee ajankäyttöäsi, niin hyvinvointikäyrä lähtee laskuun." Ajankäytön valinnat tehdään suurelta osin ilman tietoista ajanhallintaa. Muutokset ovat vaikeita, koska tiedostamattomat tavat ja tottumukset eivät helposti lähde pois. Niin pitäisi tiedostaa oman ajankäyttönsä. Tiedostaminen lähtee liikkeelle ajankäytön suunnittelusta. Toinen juttu on, että aikaan pitää osata investoida tehokkaasti. Siis pelkkä ajan kuluttaminen ei riitä. Tämä allakointi ja Teams-palaverien ahkera buukkaaminen allakkaan on juuri yksi suuri uhka ajan kuluttamisesta mutta ei investoinnista aikaan. 

Kaikenlaisia oppaita ajankäytön hallintaan on. Niin Anna Perhokin opettaa hallinnan erilaisia keinoja.  Samalla hän toteaa, että on se vaikeaa omaltakin osalta tuo hallinta. Perusopetus on, että päivän työn sisältö ja tavoitteet pitää suunnitella etukäteen. Päivä pitää jakaa osiin ja on annettava aikaa palautumiseen. Monia asioita ei saa pitää samaan aikaan agendalla. Pitää ratkaista yksi asia kerrallaan. Virkeänä kannattaa aloittaa vaikeimmaksi koetusta asiasta. Niin taisi Anna muistuttaa. Ei saa myöskään kesken aherruksen vilkuilla sähköpostia tai erilaisia somekanavia.  Etätöissä on ihminen myös yksin priorisoimassa töitään. Siitäkin saattaa syntyä stressitila, jota monesti ratkotaan pidentämällä työaikaa. Priorisointi pitäisi tehdä yhdessä esimiehen kanssa. Kokousten osalta pitää pohtia ainakin kahta asiaa: 1) onko minun tarpeen osallistua siihen, 2) mikä on kokouksen tavoite ja ajankäyttö.  Olen myös itse huomannut, että etätöissä tosiaan helposti kokous seuraa toisiaan ilman mitään taukoa. On helppo pistää allakkaan suoraan seuraava kokous, koska istuimelta ei tarvitse lähteä mihinkään. Senkin olen huomannut, että kokouksiin monesti varataan pari tuntia tai jopa pidempiä aikoja. Samalla unohdetaan, että taukojakin on pidettävä. Jos oltaisiin fyysisessä tilassa, kyllä väsyminen osallistujissa näkyisi tuota pikaa. 

Blogikirjoitukseni kuva on peräisin Wikipediasta hakusanalla "hyötysuhde".  https://fi.wikipedia.org/wiki/Hy%C3%B6tysuhde

• 
  Hyötysuhde (tunnus ${\displaystyle \eta }$) on fysikaalinen dimensioton suure, joka kertoo suhdelukuna, kuinka suuri osa järjestelmään syötetystä energiasta voidaan hyödyntää varsinaista tarkoitusta varten. Esimerkiksi kun ihminen työntää laatikkoa ylös kaltevaa lankkua pitkin, kaikki energia ei muutu potentiaalienergiaksi. Osa energiasta muuttuu kitkan vaikutuksesta lämpöenergiaksi, joka on tarkoituksen kannalta hukkaan heitettyä energiaa. Tällöin hyötysuhde on laatikon saaman potentiaalienergian ja ihmisen käyttämän työntöenergian suhde. Hyötysuhde määritellään hieman eri tavoin riippuen koneen rakenteesta.

Niin olemmeko koneita, voisi joku tämän jutun lukija kysellä. Kyllähän se siltä monesti tuntuu, kun jälkikäteen arvioi tekemisiään. Tuo tiedostamaton toiminta muistuttaa konetta. Mutta toisaalta vertaus on aika hyvä. Ihmiskoneen hyytyminen näkyy tehottomuutena ja viime kädessä stressinä. Kitkakin on otettava huomioon töissä eli syntyy hukkaan heitettyä energiaa. Annan toive suunnitelmallisuudesta sekä ajankäytön jakaminen palasiin sisältää tavoitteen vähentää kitkaa ja lisätä tehokkuutta. 

Miten sitten Olli on pärjännyt ajan kuluttamisessa? Aloitin vuoden alussa kolmipäiväisen työviikon. Samalla päätin, että nyt toteutan haaveeni kirjoittaa kirja "hyvinvointi- ja terveyshyödystä". Kahdelta kannalta päätin näin. Ensinnäkin ajattelin, että helposti käy niin, että tiedostamatta teen viittä työpäivää vaikka minulle maksetaan kolmesta. Toiseksi kehitin tästä kirjaprojektista vastaiskun tiedostamattomalle työpäivälle. Kyllä se onnistui. Sain kirjani valmiiksi 17.4.21. Niin käytin siihen toki muutakin aikaa - siis olin aika ajoin ns. flow-tilassa (Annan termi - positiivinen sellainen). Ei se rasittanut paitsi jäseniä. Jalka- ja pehvalihakset olivat kovilla. Varoin kuitenkin, ettei käy kuin edellisen kirjan kanssa. Silloin sain kivuliaan pakaralihastulehduksen (joo oikein diagnosoitu juttu). Ehkä minun vastaveto tiedostamattomaan toimintaan on tiedostettu vastatoiminta. Hyvä juttu ovat säännölliset liikuntatuokiot. No korona on estänyt osin niitäkin. Mutta kyllä kaipaan ryhtiä tähän työtouhuun. Aamulla töihin vaikkapa fillarilla ja ajoissa kotiin fillarilla - siinä se yksi vastalääke ainakin minulle. 

Hyvinvointi- ja terveyshyöty on painossa olevan kirjani nimi. Niin kyllä tuota kirjaanikin nyt sitten pitää mainostaa. Se ilmestyy toivottavasti viikon sisällä (ennakkoarvio 4.5.21). Hinnaksi olen pistänyt 25e. Minulta voi kysellä vaikkapa osoitteella olli.nylander1@gmail.com.  Avasin erikseen aihetta QMS Nordicin sivuilla 30.4.2021: https://qmsnordic.fi/fi/blogit/hyotyajattelu-esiin-sotessa-ja-aktiivi-asiakas-keskioon

Mutta on kirja tulossa myyntiin myös verkkokirjakauppoihin. Google ehti jo  mainostaa kirjaa ennalta:
https://books.google.fi/books?id=tTwqEAAAQBAJ&pg=PA295&lpg=PA295&dq=olli.nylander@qmsnordic.fi&source=bl&ots=kUPHyrYXUd&sig=ACfU3U0vitKUHae38iLlChZkOLmXext4Tg&hl=fi&sa=X&ved=2ahUKEwiH7fHAvqDwAhUCxYsKHdbFDtwQ6AEwD3oECBEQAw#v=onepage&q=olli.nylander%40qmsnordic.fi&f=false

Viitteet

(1) Yle-uutinen 29.4.2021:
"Aikaa kuluu tarpeettomiin etäpalavereihin, chat-keskusteluihin ja sähköposteihin – työntekijät valittavat väsymystä, etenkin nuoret kovilla."https://yle.fi/uutiset/tuoreimmat Koronavuoden ovat kokeneet raskaana erityisesti nuorimmat työntekijät. Tuoreen työelämätutkimuksen teettäneen Microsoftin Harri Mikkasen mukaan työelämässä näkyvät sukupolvien väliset erot. Myös Työterveyslaitoksen tutkimus vahvistaa ilmiön. Osa nuorista työntekijöistä kokee pandemia-ajan työn epäreiluksi.
Work Trend Index -työelämäkyselytutkimuksen mukaan (siirryt toiseen palveluun;      Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi -tutkimus kertoo samasta. (siirryt toiseen palveluun)

(2) Laureen Malliam Linkedinin postaus:
There's a difference between "spending time" and "investing time," explains digitalundivided CEO Lauren Maillian. "Even though we understand how precious time is, we often frame it with language that devalues its use. Words like 'spend,' allude to the fact that we’re exhausting this valuable commodity without the expectation of a return."

(3) Anna Perho luennoi aiheesta työyhteisössämme maaliskuussa 2021. Luin 2017 hänen kirjansa ja tein siitä blogikirjoituksen: https://ollintuumailut.blogspot.com/2017/09/kiireen-anatomia-ja-laakkeet.html