Mitä iloa tai järkeä on työajan kirjaamisella - auttaako Kieku?, päivitys 5.12.2016

Valtion henkilöstö- ja talousjärjestelmä

Työajan kirjaaminen on yksi keskeinen toistuva päivittäinen tehtävä niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Olen vuosien ajan julkisella sektorilla kirjannut työtuntini mahdollisimman huolellisesti ja yleensä myös tunnollisesti. Olen vain yhä enemmän miettinyt, mitä ihmeen hyötyä tästä rituaalista on minulle tai työyhteisölleni.  

Kirjaamisen vimma. Pitkän työurani aikana voin toisaalta sanoa, että ei tätä kirjaamisvimmaa aina ole ollut. Aikojen alussa oli tiukat normit tulla töihin tiettyyn aikaan ja lähteä ennalta määrättyyn aikaan kotiin. Sitten saatiin aikaan teknisiä apuvälineitä eli erilaisia laitteita, joiden avulla kirjauduttiin sisään byrooseen ja ulos. Syntyi mitattavissa olevia työtunteja - normaaliajan ylittäviä ja alittavia sellaisia. Jokaisella tuli mahdollisuus kontrolloida tilannettansa, mutta myös esimiehellä tarvittaessa. Seuraavassa vaiheessa alettiin vielä koodaamaan työtunteja tehtäviin ja suoritteisiin. Hienoa - hallittavuus senkuin kasvoi. Nyt pystyi jopa periaatteessa seuraamaan omaa ajankäyttöa eri tehtäviin - periaatteessa myös esimies. 

Valtion uusi Kieku-aika. (1) Nyt kirjaan ensin töihin tulon ja sitten töistä lähdön. Tämän jälkeen odotan päivän tai pari, jonka jälkeen aloitan kirjaamaan tehtäviä. Mitä on siis tullut tehtyä eilen tai toissapäivänä. Ja sitten alan etsiä, että missä ne työsuoritteet ovat viimeisen viikon, kuukauden tai vuoden ajalta. No ei missään. Niin esimies voi tarvittaessa niitä katsella, mutta ei itse työntekijä. Tämähän on aikansa elänyttä ylhäältä alas johdettua läpinäkymätöntä johtamiskulttuuria.

Kirjaamisessa, tiedon keruussa on tiettyjä periaatteita, joita kannattaa noudattaa. Kirjaajan pitää saada itse välitön palaute, avoin mahdollisuus seurata, mitä on kirjannut. Tämä periaate palvelee kahta asiaa: 1. tiedon laatua, 2. oman työn seurantaa. Valtion Kieku-järjestelmässä tätä periaatetta ei ole lainkaan oivallettu. Siksi tämä on aivan kummallista. (2)

Uuden työn yhteiskunta, s.46: vuorovaikutuksen kenttä, 3

Kirjaamisella pitää olla myös tarkoitus eli mihin syntyvää dataa käytetään. Tämä on myös eräs keskeinen yleisen tiedonkeruun ja tilastoinnin periaate. (2) Turhaa tietoa ei saa kerätä. Työajan kirjaamisella on siis oltava jokin tarkoitus, kun sitä tehdään nyt varsin kattavasti koko valtiolla. No on tietysti, mutta ei työntekijöille. Johtamisessa on tunnetusti kaksi linjaa: management eli hallinnointi (kova johtaminen) ja leadership eli johtaminen (pehmeä johtaminen). Työajan kirjaaminen edustaa tätä kovaa johtamista. Jotta byrokratian eri tasoilla voidaan laskea yleensä työtuntien määrä, suhteuttaa ne työsuoritteisiin ja tehdä taloudellisuus- ja tuottavuuslaskelmia, kustannus-hyötylaskelmia, ei voida olla ilman tätä tietoa. Nämä laskelmat on puolestaan tehtävä, koska ylempi hallintoviranomainen sitä vaatii. Tällainen hallintokeskeinen asenne näyttää pesiytyneen valtion hallintoon, kun aiheesta ei ole juuri missään puhuttu. Vaihtoehtona on uudenlainen asiakaslähtöinen vuorovaikutuksen työkulttuuri. (3)

Työajan kirjaaminen pitää olla osa yksilön, tiimin, osaston, viraston, valtion johtamisjärjestelmää. Johtamisjärjestelmän pitää olla avoin, läpinäkyvä ja vuorovaikutteinen. Johtamisjärjestelmään liittyy myös johtamisen kulttuuri - se leadership. Olin taannoin kuuntelemassa Tiedon valoa - tapahtumassa englantilaista ammattipuhujaa, Rene Carrayoul (Inspired Leaders Network). Rene oli intohimoinen leadership-mies. Hänen mielestään se on sitä todellista johtamista, johtajuutta. Jokainen on itsensä johtaja. Johtajuutta viedään eteenpäin hyvillä tarinoilla. Rene ei paljoa piitannut perinteisen datan ja mittareiden perään. Tunne, hyvä fiilinki tehdä töitä on se avain. Jos täytellään vain näitä sähköisiä työtuntilomakkeita eikä niistä sitten sen koommin kuule tai kuulee normeja alittaessa, ei tämä mitään hyvää fiilistä lisää.

En tuomitse kokonaan työajan kirjaamista, kunhan se yhdistetään johtamisjärjestelmään. Ensinnäkin koko kirjaamisriitti pitää olla mielekäs, järjestelmän pitää olla käyttäjäystävällinen. Toiseksi luokittelut on sovitettava työtehtäviin ja järkevällä tarkkuudella koko työyhteisön toimintaan. Voitaisiinkin vaikkapa ajatella, että jokaisella on osa työtehtävistä ns. pysyviä ja osa vaihtuvia. Pysyvät tehtävät ovat osa pysyviä työ- ja toimintaprosesseja. (3) Vaihtuvat ovat puolestaan projektityyppistä työtä, joissa on määritelty alku ja loppu tavoitteineen ja työaikavarauksineen.  Karmeata on, jos kaikki työtehtävät ovat pysyviä, jatkuvasti samalla tapaa toistuvia. Nehän voidaan automatisoida, digitalisoida, robotisoida - ja siinä on sen työntekijän kohtalo. Karmeata on myös, jos työt ovat hujan hajan vaihtuvia, ennakoimattomia ja oman kontrollin ulkopuolella. Kummassakin tapauksessa työuupumus on ovella tai ihan päällä. Vuorovaikutusta pitää myös edistää. Jos avoimesti tiedetään toistemme työtehtävät ja tarvittaessa myös tulos, voidaan yhdessä kehittää koko tiimin töitä. Esimieskin voi avoimessa tilanteessa vaikuttaa myös positiivisesti työtehtäviin - kuormitukseen, sisältöön ja kokonaistavoitteisiin. Voisihan tällainen määrällinen mittaaminen olla myös osa kehityskeskusteluja, jolloin yhdessä luodaan määrällisten mittareiden sisältö ja tausta. (4) Ei muuta kuin Kiekun työajan kirjaaminen uusiksi näillä evaillä mitä pikimmiten.

Kysyn sitten eläkkeellä ollessani työssä olevilta kavereiltani, onko tapahtunut mitään edistystä. Tällainen edistysaskel on aivan pakko ottaa, jos halutaan uudistaa työtapoja, jopa tehostaa toimintoja. Kieku ei nyt vielä auta tähän - valitettavasti. Ei muuta kuin Valtiokonttori Kieku-töihin. Tehkää kankean Kiekun päälle uusi moderni työajan kirjaamisen ja seuraamisen sovellus mobiiliversioineen. Modernisoikaa samalla johtamisjärjestelmä.

Päivitys 26.11.2016: FB:n puolella on käyty keskustelua aiheesta ja nostettu esille maksullinen toiminta. En erikseen ryhtynyt erittelemään työajan seurannan tarpeita tältä kannalta. Virkamiesten töissä on luonnollisesti suurin osa budjettirahoitteista, mutta osa on myös maksullista toimintaa. Maksullisessa toiminnassa on tärkeätä kustannusvastaavuus. Tuota tarkoitusta varten tarvitaan työtuntien kirjaamista ja kohdentamista. Tämäkään asia ei ole ongelmaton.

Päivitys 27.10.2016: Klaus Halla kommentoi FB:n puolella seuraavasti: 
"Kyllä sinä todennäköisesti aika suunnitelmallista elämää tulet eläkeläisenäkin viettämään. Jälkikirjausta ei toki tarvitse, kun pääasiallinen toimintamme on kerran kirjattu tämän vaiheen alussa ja KeVa kyllä uskoo sen kuukausittaisen suorituksensa pohjaksi. Itse ymmärrän työaikakirjauksen mielekkyyden esim. projektityötä tekevien osalta (konsulttitoimistot tms.), mutta sinun ja aikoinaan minun kaltaisten virkaihmisten osalta sillä ei saada mitään lisäarvoa. Palkkaus kun perustuu aivan muuhun. Onpahan taas apinoitu privaattipuolelta julkiseen hallintoon konsulttien ja muiden kehittäjien menestyksekkäästi kauppaamat mallit."

Päivitys 27.11.2016: Aki Uusikartano kommentoi Linkedinin puolella seuraavasti: 
"Perusajatus on varmastikin ollut oikean suuntainen: mitataan kohdentuuko työpanos organisaatiossa oikein. Varsinkin laskutettavaa työtä tehtäessä tämä on luonnollisesti tärkeää. Tilannekartoituksen tekemiseksi ja kokonaiskuvan saamiseksi määräaikaisesti ehkä muutenkin. Näkisin kuitenkin tärkeämmäksi mitata saavutettuja tuloksia kuin saavuttamiseen kohdennettuja panoksia. Panosten mittaaminen on toki helpompaa ja siksi koko valtion työntekijöjöukko sitten naputtelee omituisia koodejaan työtuntiensa kirjaamiseksi käyttäen siihen merkittävän määrän työaikaa. Ehkä sen saman ajan ja enemmänkin, joka kikyloikalla työpäivän pituuteen lisättiin. Oman tulkintani mukaan kovin turhaa puuhaa siis, mutta kuluvathan ne työpäivät niinkin."
Päivitys 27.10.2016: Ulla Mansikka-Aho kommentoi FB:n puolella seuraavasti:
"Perusvirkamiestyössä tuntien kirjaamisessa (tiliöinnissä) ei ole mitään järkeä. Homma on oikeasti hoidettava jotenkin muuten. No, toimiihan se tuntien kirjaaminen liukuvan työajan saldolaskennassa, jos ei ole kellokorttilaitetta."

Päivitys 27.10.2016: Asko Rantala kommentoi FB:n puolella yksityisen puolen kokemustensa perusteella:
" Olli on selittänyt hyvin ja asiallisesti työajan kirjaamisen. Kun suurin osa palkanmaksusta perustuu työpaikalla tai työn ääressä käytettyyn aikaan, niin onhan sitä aikaa jollakin tasolla kontroloitava, koska palkkakin maksetaan eurojen ja senttien tarkkuudella ja samoin tilitetään verot. Tuon tähän lisää omista kokemuksistani. Tasan 13 vuotta sitten neuvottelin eräässä teollisuusyrityksessä tuottavuuden kehittämisprojektin aloittamisesta. Siellä oli silloin noin 20 vuotta valmistettu erästä suurehkoa konetta, josta oli monia erilaisia variaatioita. Vuosien varrella oli muodostunut noin 2600 tunnin valmistusaika tuolle koneelle. Koko ajan joitakin osien valmistuksia siirrettiin alihankkijoille ja eri työparien ja yksittäisten työntekijöiden tekemisaikoja alennettiin ”sopimuksilla”. ”Sopimuksissa” pärjäsivät parhaiten ne, jotka neuvotteluissa pitivät kovempaa meteliä oikeuksistaan. Hiljaisemmat hävisivät ja saivat tehdä enemmän työtä tiukemmalla aikataululla. Tullessani mukaan noihin neuvotteluihin, koneen valmistusajaksi oli ”sovittu” tuolla huutokauppamenettelyllä 1600 tuntia. Aloin selvittää tuota asiaa ja jaoin koneen erilaisiin lohkoihin eri työparien työpisteissä. Sitten mittasin jokaiseen lohkoon kulutettavan ajan. (130 t) + (110 t) + (280 t) + (350 t) = 870 tuntia. Todelliseksi valmistusajaksi tuli mitattua 870 tuntia, johon sisältyvät kaikki taukoajat ja muut. Työnmittaus on tehtävä työmarkkinajärjestöjen kesken sovittujen käytäntöjen mukaan ja sen saa tehdä vain siihen koulutettu henkilö. Sekä työnantaja-, että työntekijäpuolen on se hyväksyttävä, kuin mikä tahansa mittaus. Pitkien keskustelujen jälkeen mittaus todettiin oikeaksi ja antamiani aikoja alettiin noudattaa sellaisenaan sen yhden tuotteen kohdalla. Tutkimukseni tuossa yrityksessä jatkuivat seuraavat kuusi vuotta ja jokaisen uuden ja muutetun tuotteen valmistusajat suunilleen puolittuivat. Saimme liikevaihtoa kasvatettua 50 M€:sta 100 M€:oon. Ellei todellisia tekemisaikoja tiedetä, niin usein tehdään väärillä menetelmillä ja sopimattomilla välineillä. Nyt kun automatisointi ja robotisointi ovat lähiaikoina edessä, niin on välttämätöntä tietää, mihin kohteisiin on kehittämisresurssit suunnattava. Usein huomataan myös se, ettei le mitään mahdollisuuksia saada kilpailukykyä paremmaksi. Viime viikolla minut kutsuttiin tuohon samaan yritykseen ja tarkoituksena on taas selvittää miten tuottavuutta voitaisiin parantaa nyt, kun koneiden rakenne on muuttunut ja henkilöstökin vaihtunut; 1/3 on eläköitynyt. Joskus on osattava myös luopua kannattamattomista toimista. Julkisella sektorilla tehdään paljon lakisääteisiä asioita ja sinne kaadetaan budjettirahaa. Usein on oletuksena, että lisäraha kasvattaa tuotantoa suoraan verrannollisesti. On täysin järjetöntä puhua muutamien tuntien vuosittaisesta työajan lisäyksestä. Joidenkin henkilöiden osalta 2600 tunnin tuotanto on vähäisempi kuin 1600 tunnin tai 870 tunnin tuotanto. Näinhän on teollisessakin yrityksessä."
Ollin vastaus:
Perusteellinen analyysi. Tuo keskusteluun yksityisen puolen kuviot. Jos julkisella tehtäisiin tosissaan  kirjaamista ja analysoitaisiin tosissaan tuloksia, voitaisiin saada aidosti muutoksia aikaan. Nyt kirjaaminen tältä kannalta on turhauttavaa.

Päivitys 28.11.2016: Reijo Luoma kommentoi FB:n puolella seuraavasti:

"Lääkärien työaika: jos yksi hoitaa homman korrektisti tunnissa, toinen saman asian yhtä korrektisti kolmessa, sää jälkimmäinen kolminkertaisen korvauksen päivystysajan toimenpiteistä, miksei myös normaalin työpäivän töistä - jälkimmäisellä (huolellisemmalla tai vain muuten tavoiltaan hitaammalta) menee ylitöiksi. Kliinistä työtä tekevän lääkärin työsuoritteiden mittaaminen aikaperusteisesti on järjetöntä. Muualla mailmassa (NHS esimerkiksi) on vuosipalkka ja velvollisuus m.l. päivystykset hoitaa hommansa. Pidin siitä enemmän kuin suomalaisesta lisäviidakosta."

Päivitys 4.12.2016: Linkedinin puolelta minulle vinkattiin oheisesta kolumnista:
Heidi Hammarsten
Kolumni: Voiko numeroilla johtaa ihmisiä?

"Suomalaisessa työelämässä käydään edelleen johtamisjärjestelmien sisällä tasapainoilua numerojohtamisen ja ihmisten johtamisen välillä. Numerojohtamisen taustalla on ajatus siitä, että numerot ovat aina täsmällisiä ja siksi totta. Fiksuimmat yritykset ovat jo havainneet, että jako ihmisiin ja numeroihin on turhaa......."

  http://yle.fi/uutiset/3-9330058

Päivitys 5.12.2016: Päivi Kaikkonen kommentoi Linkedinin puolella seuraavasti:

"Työntekijän kannalta Kieku on hyvä mm. siinä, että pystyy seuraamaan plussia ja miinuksia. Ja sitten voi taas priorisoida omaa tekemistään. Olisiko ideaa, että kuukausipalaverissa päällikkö avaisi, esimerkiksi tärkeän projektin kohdalla, että onko kaikkien mukanaolevien henkilöiden työpanos ollut riittävä vai onko mennyt kohtuuttomasti aikaa normitöiden kustannuksella. Näin tietäisimme entistä enemmän toistemme töistä eikä tarvitsisi arvailla, mitähän tuokin tekee. Ainakaan meillä Kieku ei tässä mielessä ole ollut käytössä. Esimies sanoittaisi sitä dataa, mitä hän seuraa ja näin motivoisi meitä."

Viitteet

(1) http://www.valtiokonttori.fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Kiekun_kayttoonotto_valtionhallinnossa/Mika_Kieku

(2) Ollin lääkkeitä turhan tiedon karsimiseen (Olli Nylander: Soteuudistus - pirullinen ongelma 2016, s. 249)

• tunnistettava tiedon käyttäjä/tarvitsija
• tunnistettava, onko tieto jo olemassa jossain muussa tietolähteessä: sähköinen asiointi mahdollistaa tietojen esitäyttämisen jo olemassa olevilla tiedoilla. Jatkossa kansallinen palveluväylä tulee helpottamaan olemassa olevien tietojen tehokasta hyödyntämistä
• tiedon keruun ja tiedon hyödyntämisen perustana pitää olla systemaattinen metatieto eli tieto tiedosta, joka yhtenäistää tiedon keruuta, tulkintaa, hakumahdollisuuksia jne.
• tiedon kerääjälle on luotava mahdollisuus tiedon ensisijaiseen hyödyntämiseen. Se on kannuste tiedon antamiseen eteenpäin.
•  tiedon luotettavuus on varmistettava. tiedon antajan on tiedettävä, mihin tietoa käytetään
•  tiedon laatu on turvattava koko tiedonkeruun ja jalostuksen ketjussa: ydintietojen laatu on tärkeä tekijä, koska näitä tietoja hyödynnetään erikseen monella tapaa [i]
• tietorakenteet on tehtävä hierarkkisiksi ja toisiinsa yhteensopiviksi, jolloin eri tiedon käyttötasoilla voidaan rakentaa käyttöön sopivia mittareita, indikaattoreita.
• turhaa tietoa on vältettävä rakentamalla koeasetelmia tiedon keruulle
• tutkimustietoa on hyödynnettävä systemaattisesti siten, että soveltavaan tutkimukseen (erityisesti STM:n alaiset tutkimuslaitokset) sisällytetään tutkimustulosten julkistamisen lisäksi niiden soveltaminen eritasoiseen päätöksentekoon.

---

[i]  Tilastojen laatu. Tilastokeskus vaalii toiminnassaan kansainvälisiä tilastolaadun kriteerejä. Näin tekee myös THL tilastoviranomaisroolissaan. http://www.stat.fi/tup/tietoaika/tilaajat/ta_08_02_melkas.html
Ydintiedon hallinta - master data management. JHS-suositus 179 sisältää keskeiset periaatteet ydintiedon hallintaan.

 http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS179_liite7/JHS179_liite7.pdf
Ydintieto on koko organisaation kannalta välttämätöntä tietoa. Esimerkiksi terveydenhuollossa on määritelty keskeiset ydintiedot osana ns. Kanta-hanketta. ks. esim. aiheeseen liittyvä opas: 

https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/110913/URN_ISBN_978-952-302-108-2.pdf?sequence=1

(3) Uusi työkulttuuri perustuu asiakkaan ja palvelun tarjoajan vuorovaikutukseen. Itse asiassa kyse on vuorovaikutuksen verkostosta - jopa jossain tapauksessa ekosysteemistä. Uusi työkulttuuri perustuu "alustatalouteen". "Alustalla tarkoitetaan tietoteknisiä järjestelmiä, joilla eri toimijat - käyttäjät, tarjoajat ja muut sidosryhmät yli organisaatiorajojen - toteuttavat lisäarvoa tuottavaa toimintaa." (s. 49). Palvelujärjestelmä on mukautettava asiakaslähtöiseen ajatustapaan - muuttuviin asiakasvirtoihin ja asiakastarpeisiin. Asiakaslähtöisyyden ydin on palvelujen saatavuus, kun tuotantolähtöisyyden ydin on tasainen laatu.
http://ollintuumailut.blogspot.fi/2016/09/asakaslahtoisyys-vaatii-tyokulttuurin.html

(3) Valtion hallinto on täynnä prosessimaisia jatkuvia tehtäviä mm. suunnittelusta, ohjauksesta, valvonnasta ja erilaisten lupien myöntämisestä lähtien. Tällaisiin tehtäviin sisältyy runsaasti rutiineja ja niitä helpottavia tietoteknisiä ratkaisuja. Lean-ajattelu on eräs johtamisaate, johon soveltuu myös työajan kirjaaminen. Tätä olen pohtinut soteuudistuskirjani luvussa prosessit (2016, ss. 215-225) ja blogikirjoituksessani:  http://ollintuumailut.blogspot.fi/2016/04/lean-asiantuntijatyon-johtamisessa.html

(4) Kehityskeskustelu oli julkisessa keskustelussa kritiikin kohteena kesällä 2015. Otin myös itse aiheeseen kantaa, mutta tätä työajan seurannan näkökulmaa en juuri avannut. http://ollintuumailut.blogspot.fi/2015/07/kehityskeskustelu-keskusteluttaa-nyt-ja.html