 |
Kuva: HS-Visio: Hätäiset hankinnat 5.2.2022
|
Luin 5.2.2022 HS:n Visio-liitteestä Veera Luoma-ahon kirjoittaman
jutun
”Hätäiset hankinnat – Julkisilla it-hankinnoilla on huono maine.
Pahimmillaan ne ovat ansioluetteloiden kauneuskilpailuja, joissa veronmaksajan
käteen jää vanhentunut tuote ja kallis lasku, sanovat arvostelijat.” (https://www.hs.fi/visio/art-2000008571439.html).
Otsikosta käy ilmi, että Veera on tehnyt juttunsa haastattelemalla joukkoa
asiantuntijoita tai voisiko sanoa kokemusasiantuntijoita.
Hankintakilpailutuksissa olen ollut vuosikymmeniä ensin pisimmän
työjakson julkisella puolella kilpailuttajana tai hankinnan toteuttajana
yhdessä kilpailutuksen voittajan kanssa. Tämän jälkeen olen eläkkeelle
siirtyessäni ollut yksityisen yrityksen palkkalistoilla ja mukana tarjousten
tekemisessä. On ollut onnistuneita voittoja, mutta myös häviöitä.
Tiivistän ilman henkilönimiä
jutun viisi pointtia ja kommentoin omilla kokemuksillani niitä. Samalla kyllä
kysyn, puuttuuko tästä jotain oleellista? Ehkäpä kohta 6: Bonus. Kerron kokemukseni kahdesta näkökulmasta
– kilpailuttaja / tarjouspyynnön tekijä vs. tarjoaja.
1. Pienet rajautuvat ulos kisasta
- ylimitoitettu vaatimuslista ja niiden
pisteytysjärjestelmä: voi olla satoja, osa ehdottomi
- kohtuuttomat koulutus- ja kokemusvaatimukset
- osaamisen rajoittaminen esimerkiksi kahteen
vuoteen
- liikevaihdon alaraja: varmistetaan toimittajan
kyky täyttää sopimus
Ollin
kommentit:
·
Kilpailuttaja: En tunnista omalta ajaltani osaamisen
tai referenssien rajoittamista muutamaan viimeiseen vuoteen. Tämä on ilmiönä
enintään viiden vuoden ikäinen. Tunnistan ylimitoitetun vaatimuslistan ja välillä
osaamisvaatimuksetkin. Huomasin, että vaatimuslistan suuruus tavoittelee laadun
kattavaa määrittelyä. Vastaavastihan hintatekijä on määritelty virkkeellä tai
kahdella. Niihin on saatu karkeasti kahdenlaisia vastauksia tarjoajilta. Toisessa
ääripäässä on tarjoaja, joka vastaan jokaiseen kysymykseen kyllä tai muuten
maksimiarvon (vaikkapa 0:sta %: teen aina 5). Ja toisessa ääripäässä on
tarjoaja, joka vastaa mahdollisimman rehellisesti ja saattaa karsiutua kilpailusta
alta aikayksikön. Vaatimusmäärittelyjen tavoitteena on osaltaan minimoida riskit,
ettei saada epäpätevää kilpailutuksen voittajaa. Ehkä osaamisen ja referenssien
rajaaminen viimeisiin 2–5 vuoteen varmistaa tuoreen, ajan tasalla olevan
osaamisen.
·
Tarjoaja: Vaatimuslista rastittaminen tai
pisteytys on lyhyenä ja pitkänä aina viime kädessä tarjoajan oman arvottamisen
tulos. On tietysti niin, että suuresta massasta referenssejä ja osaajia on
helpompi valita tarjottavaan tiimiin jäseniä kuin pienestä. Pienet yritykset
ratkaisevat tämän massaongelman liittoutumalla yhteen eli tarjous tehdään yritysryhmänä,
jos se on mahdollista.
2. Kilpailutukset ovat cv-kauneuskisoja
- cv-optimointi ja kaunistelu
- kokeneilla tekijöillä voitetaan kilpailut
- pienen joukon ansioluettelot kasvavat
-
junioreita vaikea palkata
- Ja toisin päin: varmistetaan, että sopimukset toteutuvat; uhkana on,
että voitetaan kokeneilla ja laitetaan juniorit töihin; onmo
julkishallinnon tehtävänä kouluttaa junioreita?
Ollin kommentit:
·
Kilpailuttaja: Allekirjoitan kilpailuttajan
pointit (Ja toisin päin-pointit). Olen nähnyt tilanteita, että kilpailutukset
todella voitetaan senioreilla. Sitten seniorit tulevat projektin aloitukseen
tai alkutaipaleelle, mutta siirtyvät vähin erin taustalle ja eturintamaan tulee
juniorikaarti. Näistä syistä ymmärrän, että riskit tältäkin osin pyritään minimoimaan
tarjouspyyntöjen avulla.
·
Tarjoaja: CV:n optimointi on todellisuutta. Siihen
on pari syytä. Ensinnäkin CV:lle pitää nostaa se osaaminen ja ne referenssit,
jotka vastaavat tarjouspyyntöä. Toiseksi kokeneella seniorilla on yleensä
varsin laaja kokemus- ja osaamispohja, joka on kaivettava esille pitkästä cv:stä
ja referensseistä, joissa on monesti pohjaa monille vaatimuksille. Olen myös
huomannut, että vähän mukana tarjousten teossa olleet henkilöt laiskuuttaan
antavat varsin yleisen CV:n käyttöön. Se vaan ei dokumenttina välttämättä ole
kilpailukykyinen, vaikka tiedettäisiin yrityksessä henkilön osaamispohja.
3.
Rima on korkea mutta järjetön
- tehtävään verrattuna vaatimukset ylimitoitettuja
- referenssit lyhyeltä ajalta, esim. kaksi vuotta,
vaikka yrityksellä ja työntekijöillä löytyy aikaisemmalta ajalta referenssejä
paljon
- vaaditaan julkisen puolen kokemusta, vaikka
yksityinenkin saattaa olla tehtävään nähden yhtä relevantti
Ollin kommentit:
·
Kilpailuttaja: Osittain olen jo vastannut näihin
väittämiin edellisissä kohdissa (vaatimukset ja referenssit). Julkisen puolen
kokemus vaatimuksena liittyy siihen, että toimittajalta odotetaan laajemmin
julkisen puolen toiminnan ymmärrystä. Monesti (yleensä) IT-hankkeisiinkin
liittyy toiminnan ymmärrys, joka eräiltä osin poikkeaa julkisilla ja yksityisillä
toimijoilla keskenään. Myös lainsäädäntö asettaa vaatimuksia, joiden ymmärrys
on tarpeen tarjoajaltakin. Ja edelleen tarjouksen teossa halutaan välttää riskit, jossa
tarjoajalla / tulevalla toimittajalla on ns. avoin piikki. Tämä luonnollisesti pyritään välttämään sopimuksen teon vaiheessa viimeistään.
·
Tarjoaja: Referenssien aikaraja on tullut
tutuksi. Osa vanhemmista referensseistä olisivat relevantteja ja ajantasaisia. Jos
haetaan jotain uutta teknologista osaamista, voi vanhempien referenssien
relevanssi olla kyseenalaista. Toisaalta teknologioiden, menetelmien
osalta on ryhdytty vaatimaan erilaisia sertifikaatteja. Niiden avulla voidaan
osoittaa minimiosaaminen – ei kuitenkaan käytännön osaamista.
4. Yrityksiä ei kuunnella ja siksi hankinnassa ei ratkota
oikeita ongelmia
- epäselvää, mihin ongelmaan haetaan ratkaisua
- lopputuote määritelty tarkkaan, vaikka ei tiedetä,
onko se itse asiassa ongelman ratkaisu
- tiedetään ongelma, mutta määritellään myös
ratkaisu
- asetetaan mahdoton tavoite
- odotetaan tarjoajalta pitkälle vietyä
suunnitelmaa ratkaisuksi ongelmaan
- Ja päinvastoin: mitä vähemmän on ohjaavia kriteereitä, sitä
paremmin hanke voi toteutua;
markkinavuoropuhelulla saadaan aikaan
realistinen tavoite: hyvissä ajoin keskustelut tarjoajien kanssa täsmentävät tavoitetta
Ollin kommentit:
·
Kilpailuttaja: Asetelma organisaatiossa voi olla
ristiriitainen ja lopputulos jonkinlainen kompromissi. Kaksi oleellista ja
etäistä lähtökohtaa esiintyy tai on esiintynyt: toiminta ja IT. Kolmantena
tekijänä voivat olla toiminnassa olevat erilaiset intressiryhmät. Voi olla myös niin, että yksinkertaisesti
eteen tulevaa ongelmaa ei osata kilpailuttajapuolella systematisoida avata ja
hakea sitä juurisyytä tai juurisyitä. Tähän kaikkeen on keksitty käsitemäärittely
ja laajemmin arkkitehtuurityö. Sitä voidaan tehdä julkisessa organisaatiossa
omin voimin. Tai sekin voidaan kilpailuttaa. Yritysten kuuleminen liittyy
hankintalainsäädännön mahdollisuuteen käyttää ns. kilpailullista neuvottelumenettelyä.
Kuten HS-jutussakin todetaan, se on työläs ja aikaa vievä
kilpailutusmalli. Tuolla mallilla kilpailutusprosessin läpivienti vaatii siis
aikaa ja osaamista.
·
Tarjoaja: Yritysten kuunteleminen liittyy
hankalaan projektien läpiviennin haasteeseen. Tavoitteena olisi saada aikaan
innovatiivinen, käyttäjäystävällinen lopputulos, joka saadaan aikaan annetussa
ajassa ja annetuilla resursseilla. Yritysten kannalta tähän olisi paras tie
ketterän kehittämisen menetelmä ilman lopullista aikarajaa ja resurssikehystä.
Tämä on puolestaan kilpailuttajan kannalta mahdoton yhtälö. Se on varsinkin mahdoton
julkisella puolella, koska rahoitus tulee viime kädessä meiltä kansalaisilta.
On tarkkaan määriteltyä budjettirahoitusta. Yksityinen toimija voi toisella
tapaa operoida riskirahoituksella. Onhan siinäkin rajansa – konkurssi.
5. Hankintoja tehdään kiireellä
- hankintalaki periaatteiltaan hyvä: hankintojen
oltava avoimia, syrjimättömiä ja tasapuolisia
- suurin syy: kiire, resurssit
- hankintailmoituksiin kriteereitä, jotka näyttävät
hyvältä, mutta joiden tarkoitusta ei pohdita
- markkinavuoropuheluun ei riitä ostajalta resursseja
- hankintayksiköillä liikaa töitä: pahimmissa
tapauksissa kopioidaan vanhoja tarjouksia
- nopeasti tehdyt hankinnat näkyvät ostajallekin
tehottomina prosesseina ja heikkoina lopputuloksina
- hankkeiden jälkiseurantaa ei tehdä eli
toteutuiko prosessi kilpailutuksen mukaisesti ja pysyikö budjetissa
Ollin kommentit:
·
Kilpailuttaja: Resurssirajoitteet ovat
realiteetti, mutta myös kiire. Ne monesti nivoutuvat yhteen julkisen sektorin
budjettimenettelyn vuoksi. Kiire liittyy myös monesti kohteena olevan ongelman
liittymiseen johonkin ”sisarongelmaan” kuten jonkin toisen organisaation toiminnallisiin
vaatimuksiin tai rahoitukseen toisesta julkisesta ”rahasäkistä”. Työkiireet
ovat tunnettu perustelu. Hankkeiden jälkiseuranta on rajallista. Valtiolla ollessani
töissä oli tietyille suurille VM:n rahoittamille hankinnoille tiukat
seurantavaatimukset ennen, aikana ja jälkeen.
·
Tarjoaja: Markkinavuoropuhelu on tarjoajalle
erittäin työläs prosessi. Se sisältää useita vaiheita, joihin pitää valmistella
pohjamateriaalia sekä osallistua neuvotteluihin. Kiire liittyy myös tarjoajien
toimiin. Haasteena on optimoida asiantuntijoiden käyttö, kun tarjoustilanteessa
käytettävissä olevat henkilöt eivät välttämättä ole peukaloita pyörittämässä ja
odottamassa kilpailun voittoa. Kilpailutus kaikessa kiireessäkin venyy ja se
tuottaa ongelmia tarjoajalle.
6. Bonus: Feikkikilpailutus
Tämä feikkikilpailutus puuttuu HS:n artikkelista. Siinä on
kysymys hillitystä korruptiosta tai ennakkosopimuksista (kilpailuttajan ja
odotetun voittajan välinen ”hillitty charmi”). Vuosien ja vuosikymmenten saatossa
olen tällaisia havainnut. En voi ottaa esimerkiksi mitään todellista, koska on
varmaa, että muodollisesti osapuolet kiistävät tällaisen menettelyn.
On ymmärrettävää, että hyvää yhteistyötä toimittajan kanssa
ei haluta lopettaa. Onhan yhteistyön todettu toimivan ja toimittajakin tuntee
talon tavat. On myös esimerkkejä, joissa tarjoaja tekee hyvissä ajoin tykö
itsensä. Pienessä maassa juttu kulkee ja aikainen herääminen antaa
mahdollisuuksia vaikuttaa kilpailutusasiakirjoihin. Ne jopa monesti kuulostavat tutuilta toisten mielestä eli sisältävät elementtejä jonkun yrityksen osaamisvahvuuksista. Hankintatoimikin on inhimillistä toimintaa. Vaikka
meillä on hankintalainsäädäntö ja VM:n ohjeistuksia sekä erilaisia muitakin
ohjeita, koulutusta ja konsultointia hankintamenettelyssä, silti se sisältää
harmaita alueita. Harmaan vyöhykkeen muodostavat vaatimuskriteerit eli ns.
laatukriteerit. Harmaata vyöhykettä edustaa myös kilpailullinen neuvottelumenettely.
Jos kilpailuttaja etukäteen tietää haluamansa lopputuloksen, neuvottelumenettelyllä
voidaan viedä homma näin läpi. Esimerkkejä on. Vaatimuskriteerejäkin voidaan tulkita
jälkikäteen ”jetsuttamalla” eli sovittamalla yhteenlaskettu tulos haluttuun
lopputulokseen.
Markkinaoikeuteen on mahdollista tarjoajalla viedä lopputulos
eli kiistää lopputulos. En tunne markkinaoikeuden päätösten tilastoja. Eli
kuinka suuri osa markkinaoikeuden päätöksistä on oikeuteen vievälle taholle
puoltavia. On myös niin, että mistä tahansa ei kannata viedä asiaa
markkinaoikeuteen. Ei haluta olla markkinahäirikkö. Se voi olla yritykselle
negatiivista mainosta.