Liiketoimintajohto kuskin paikalle tietotarpeiden määrittelyssä, päivitys 3.11.2020

Liiketoimintajohdon on oltava keskeisessä roolissa eli kuskin paikalla, kun rakennetaan tietojärjestelmiä ja tietojohtamisen infrastruktuuria sekä välineistöä. Selväähän se. Luonnollisesti  sana asiakaslähtöisyys tai asiakaskeskeisyys on myös ydintä. Johto organisaation eri tasoilla edustaa tiedon ylintä hyödyntämisen tasoa viisautta. Tiedolla johtaminen on mahdollista, kun tiedon johtamisen infrastruktuuri on kunnossa. (ks. oheinen kuva, jonka kehitin 6.6.2017, viite 1).

Olen ollut mukana vuosikymmeniä eri rooleissa lähellä (liike)johtamista ja osana (liike)johtamista. Tämä termi omalla tavallaan sopii sekä julkiseen että yksityiseen toimintaan. Monet mittarit kuitenkin puhuvat vääjäämättä sekä liiketoiminta- että asiakaslähtöisyyttä vastaan. Sote-maailmasta voidaan löytää arvioita, miten tietojärjestelmät saavat käyttäjien kannalta osittain välttäviä arvosanoja 5,6 - 8,2. Apotti sai heikoimmat arviot. (2) Tietojohtamisen kannalta erilaiset maturiteettiarviot pitävät myös todellisuuden pikemminkin välttävällä tasolla kuin hyvänä esimerkkinä. Miksi ihmeessä on näin? En ymmärrä tai yritän nyt sitten ymmärtää. 

Arvioin taannoin johtamisen tilaa tunnejohtamisen asteikoilla ja päädyin siihen, että johdolla on monia "tunnelukkoja", jota estävät tietojohtamisen ottamista osaksi omaa johtajuutta. (3) Sotessa on omat sisältöspesifit erityisyytensä vielä lisäksi. Sotessa korostuu asiakaslähtöisyys ja sen vastapainona organisaatiouskollisuus. Asiakaslähtöisyys periaatteessa on avain koko liiketoimintaan tai typistetymmin sanottuna toimintaan. Vastataan omasta osuudesta asiakkaan tarvitsemia palveluita, mutta ei uloteta vastuuta ja yhteistyötä kunnolla oman primaarivastuun ulkopuolelle. Hoidon ja palvelun jatkuvuus, hoito-ja palveluketjut ovat yleensä seurausta asiakkaan/potilaan ajautumisessa palvelusta toiseen ja organisaatiosta toiseen. Kyse on pikemminkin "ajopuusta" kuin asiakkaan ja ammattiauttajien yhdessä rakentamasta hoito/palvelupolusta. (4)

Tietojärjestelmissä on myös mielenkiintoinen osaoptimointitilanne tai osahyötytilanne. Mutta taustalla on myös johdon vieraantuminen tietojärjestelmämaailmasta, jolloin luovutetaan kehittämisvastuu muiden käsiin. Onhan niin, että tietojärjestelmät pitäisi rakentaa toiminnan tueksi ja avuksi. Mutta tuo tehtävä nähdään monesti turhan monimutkaisena, jossa tietohallinto on se vastuunkantaja. No mitä tästä nyt sitten seuraa? Helposti lopputuloksena on tietojärjestelmien rakentaminen olemassa olevien toimintatapojen, toimintakulttuurien sekä sisäisten valtarakenteiden varaan.  Myös tietotarpeet ovat syntyneet historian saatossa jatkuvasti lisääntyneenä tiedon kysyntänä. Tietotarpeet tulevat monelta osin ydintoiminnan ulkopuolelta eikä niitä koeta välttämättä lainkaan relevanteiksi asiakkaan ja ammattihenkilön kohtaamisessa. 

Toivottavasti hyviä esimerkkejä löytyy sotekentältä. Lupauksia antavan jutun löysin somevirrasta. HUSin arvojen ja strategian ytimessä on mittaamisen ulottaminen koko organisaatioon. Tarkoitus on tehdä vieläpä massiivinen koulutusputki, jotta jokainen kykenee hyödyntämään raportointia työssään. Samaan aikaan on kuitenkin käytettävyyden mustia pilviä Apottijärjestelmän käyttöönotossa. Hoitajat antavat matalia arvosanoja. ”Digitalisaatio muuttaa tapaamme toimia, myös terveydenhuollossa. ”Mitatusti parasta hoitoa ja palvelua” on yksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri HUSin strategisista päämääristä. Tätä tavoitetta tukeakseen HUS haluaa parantaa datan hyödyntämistä läpi organisaation”, kertoo HUSin kehittämisjohtaja Visa Honkanen. (5)

Olin viime viikolla pienessä tilaisuudessa, jota kutsuimme "Advisory Boardin" ensimmäiseksi tapaamiseksi. (6) Olimme koonneet työkaverini kanssa oivan joukon sote-osaajia, joiden työurat olivat kaikilla pitkät ja moninaiset. Joitakin vahvoja signaaleja tuli esille käsitteisiin liiketoimintajohto ja asiakaslähtöisyys. Ensimmäinen valtavirta keskusteluissa pyöri hyvinvointi- ja terveyshyödyn ympärillä. Liiketoimintajohdon ja koko organisaation tehtävänä on tuottaa asiakkaille hyvinvointi- ja terveyshyötyä. Yhteinen päätelmämme oli, että asiakkuussegmenteistä jatkuvan, pysyvän palvelun / hoidon / hoivan näkökulma ei nouse esille riittävästi soten johtamisessa eikä asiakas- ja potilastietojärjestelmissä. Siellä on suurin tarve saada asiakkaille hyötyä palvelusta / hoidosta. Toinen vahva viesti oli, että asiakasrajapinnassa kootaan runsaasti tietoa kömpelöin välinein. Asiantuntijoiden arvio oli, että ajan saatossa on kirjattavien tietojen määrä kasvanut jatkuvasti. Toisaalta kirjatun tiedon hyödyntäminen asiakkuusrajapinnassa on jäänyt toissijaiseksi tavoitteeksi. Arvioidessamme tilannetta tuon kalliin ja paljon palveluita käyttävän ryhmän kannalta, tiivistimme tavoitteen seuraavasti: Asiakkaan pitäisi päästä kiinni oman palvelunsa kokonaisuuteen ja ammattihenkilön pitäisi hahmottaa palvelu/hoito/asiakassuunnitelman asiakkaan kokonaispolku. 

Ja vielä jotain viime aikoina opittua ja havaittua kantapään kautta. Sote on tietointensiivinen toimiala. Se on kaikkien tunnistama slogan. Tietointensiivinen näkökulma pitää nostaa esille niin toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelussa kuin johtamisessa eri tasoilla. Tarvitaan tuon HUS:n mainostaman arvot-strategia-näkökulman lisäksi seuraavat tavoitteenasettelut toisiinsa linkitettynä:

• toiminnan ydintehtävien ja ydinprosessin määrittely
• toimintaa tukevan tieto/käsitemallin määrittely 
• tietojärjestelmien ja hyödynnettävien tietovarantojen yhdistäminen tieto- ja käsitemallin kanssa
• teknologiaratkaisut tukemaan toiminnan, tieto/käsitemallien ja tietojärjestelmien tehokasta ja toisiinsa kytkeytyvää ratkaisua
• tietoturva kulkee läpi koko neljän näkökulman; tietoturva on ennen muuta inhimillinen haaste, mutta teknologiaratkaisut ovat oiva apu tai pahimmillaan kyllä myös uhka.

Liiketoimintajohdolla organisaation eri tasoilla on ratkaiseva rooli vähintäänkin kolmessa näkökulmassa viidestä: toiminta, tieto/käsitemallinnus, tietoturva. Tietojärjestelmät ja teknologiaratkaisut ovat toiminnan toteutuksen avaimia - digitalisaatiota, jossa vuoropuhelu johdon ja teknologiavastuullisten välillä pitää olla saumatonta. "Mitatusti parasta hoitoa ja palvelua" edellyttää kaikkien viiden näkökulman huomioon ottamista, mutta kuskin paikalla ovat tiedon avulla päättäjät organisaation eri tasoilla - alhaalta ylös, ylhäältä alas sekä horisontaalisesti.

Lohdullinen vinkki tulee tiedon hallinnan osaajien puolelta - liiketoimintavetoinen tietomallinnus (Business-Driven Data Modeling). Kuuntelin viime viikolla kahden alan osaajan alustuksia: Alec Sharp (seniori konsultti Kanadasta) ja Juha Korpela (Ari Hovi oy:n kehittämän Ellie- mallinnuksen sanansaattaja). Tärkeätä on liiketoimintatasolla määritellä käytettävät käsitteet ja niiden väliset suhteet. Menettelyn avulla voidaan täsmentää, mitä tietoa tarvitaan ja miten yhdessä ymmärretään käsitteet ja niiden sisältö. Kolme sääntöä nostettiin esille: 1. ymmärrä, mitä dataa sinulla on käytettävissä, 2. muotoile tietovarastosi ajankohtaisten liiketoiminnan käsitteiden perusteella, ei lähdejärjestelmien perusteella, 3.tee tietorakenteet ymmärrettäviksi varsinaisille toimijoille (liiketoiminta) eli lyhennä harppausta datasta varsinaiseen tiedon hyödyntämiseen. (7) Oheinen kuva havainnollistaa, miksi todelliset liiketoiminnan tarpeet pitää ensin tietomallintaa ja sitten vasta viedä tiedonhallinnan jalostusputkeen.

Ilmoittakaa lukijat heti löytyykö kumpaankin itsestään selvyyteen oivallisia toteutusesimerkkejä. Niitä tarvitaan nyt, kun elämme digitalisaatiobuumissa ja samaan aikaan erilaisissa kriiseissä. Tiedän ja aavistan myös, että hyviä esimerkkejä löytyy. 

Päivitys 2.11.2020: Mika Helenius kommentoi FB:n puolella:

Tiedolla johtamisen filosofinen perusta juontaa kahdesta hyvin erillaisesta tieto-opin näkökulmasta: library science (käyttö) ja computer science (luonti) . 

Wikipediasta selitykset käsitteille: Library science (often termed library studies, bibliothecography, library economy, and informatics)^{[note 1]} is an interdisciplinary or multidisciplinary field that applies the practices, perspectives, and tools of management, information technology, education, and other areas to libraries; the collection, organization, preservation, and dissemination of information resources; and the political economy of information. Martin Schrettinger, a Bavarian librarian, coined the discipline within his work (1808–1828) Versuch eines vollständigen Lehrbuchs der Bibliothek-Wissenschaft oder Anleitung zur vollkommenen Geschäftsführung eines Bibliothekars.^[1] Rather than classifying information based on nature-oriented elements, as was previously done in his Bavarian library, Schrettinger organized books in alphabetical order.^[2] The first American school for library science was founded by Melvil Dewey at Columbia University in 1887.^[3][4]

 ^{https://en.wikipedia.org/wiki/Library_science}

^{Computer Science = tietojenkäsittelytiede:}  Computer science is the study of algorithmic processes and computational machines. As a discipline, computer science spans a range of topics from theoretical

Päivitys 3.11.2020: Mika Honkanen FB:n puolella kommentoi jäävuorikuvaani. Kiinnittäisin huomiota tässä vain käsitteisiin. Käsitteet "Data ja informaatio", "Metadata" ja "Metainformaatio" eivät ole suhteessa 1:1 alan tutkimuksen kanssa yhteentoimivia.

Olli vastaus:  Kehittelimme tätä tietohierarkiaa ja siihen liittyvää pariajatusta tietäen, että sitä kombinaatiota ei erityisemmin ole aiemmin tehty - siis data-metadata..informaatio-metainformaatio... tieto-metatieto. Teimme kaverini kanssa tästä artikkelin vuonna 2002, joka hyväksyttiin kv- tiedejulkaisussa. Sitä on siteerattu ja luettu tähän päivään saakka ympäri maailmaa. Vähemmän se on saanut julkisuutta Suomessa. Olemme myös jatkaneet yhdessä kehittelyä aika ajoin. Eräs sovellus on hyväksytty julkaistavaksi Lääkärilehdessä lähiaikoina. Mielestämme yhteensopivuus on mitä mainioin idea. Viitteessä 1 on tuon artikkelin linkki ja yksi avainkuva tietohierarkiasta. 

Ja Leena Kononen jatkaa jäävuorikommentointia FB:n puolella: Jäävuori on erinomainen vertaus! Omissa tietojohtamisen pohdinnoissani on samnakaltainen kuva vuodelta 2011. Kenties Olli ei olekaan ajatellut 1:1 Hän tietää kyllä, että data on tiedon pienin elementti, bitti. Informaatio on jo joukko yhteen koottuja tietoja jotka muodostavat informaation. Tosin nykyisin kaikki tieto on muutettavissa dataksi, myös ihmisen aivoihin voi liittää anturat lukemaan värähtelyitä. Eli kaikki tieto alkaa olla muutettavissa datamuotoon, koneluettavaksi Ja Ollin toivomana esimerkkinä mainitsisin metsään.fi.

 

Viitteet

(1) Tiedolla johtaminen on jäävuoren huippu; https://ollintuumailut.blogspot.com/2017/06/tiedolla-johtaminen-on-jaavuoren-huippu.html; Tietohierarkia ja siihen liitetty meta-ajattelu on omana sovelluksena julkaistu ensi kertaa vuonna 2002 kv-tiedejulkaisussa. Artikkelia on siteerattu ja luettu siitä lähtien ympäri maailmaa. Oheinen Research Gate raportoi julkaisujen siteeraus- ja lukemismääriä. Tässä tuore linkki: https://www.researchgate.net/publication/238157904_A_theoretical_framework_for_health_information_systems

(2) Tietojärjestelmät sairaanhoitajien työn tukena eri toimintaympäristöissä: kokemuksia tuotemerkeittäin:  https://www.researchgate.net/publication/344635600_Tietojarjestelmat_sairaanhoitajien_tyon_tukena_eri_toimintaymparistoissa_kokemuksia_tuotemerkeittainArvosanat

(3) Tunteilla suuri vaikutus tietojohtamiseen ja johtamiseen yleensä, https://ollintuumailut.blogspot.com/2020/10/tunteilla-suuri-vaikutus.html

(4) Asiakas/hoitopolut sekä palveluohjaus ovat asiakkuussegmentoinnin kanssa avainkäsitteitä myös hyvinvointi- ja terveyshyödyn kannalta. Tätä kokonaisuutta pohdiskelin haastateltavieni kanssa kesällä ja jatkoin tuota vielä nyt lokakuussa. https://ollintuumailut.blogspot.com/2020/10/palveluohjaava-sotejarjestelma.html

(5) "Mitatusti parasta hoitoa ja palvelua". Visa Honkasen haastattelu liittyy Digia oy:n viestiin syksyltä 2020 ja tuo kuva HUS-kuva on HUS:n sivustolta:  https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=wm#inbox/FMfcgxwKjBLSLzxGMTQzTrlKQjvTRfTp

(6) QMS Nordic perusti Advisory Boardin.  https://qmsnordic.fi/fi/ajankohtaista/qms-nordic-perusti-advisory-boardin

(7) Business-driven data modeling. Hosted by Ellie Technologies Inc.; https://www.youtube.com/watch?v=pGAE1Zysbbw