Tietojohtamisen verkostopäivien 22.-23.9.22 ”väläyksiä”

 

 

Tämä kirjoitus on julkaistu myös 28.9.2022 QMS Nordic oy:n nettisivuilla osoitteessa: https://qmsnordic.fi/fi/blogit/tietojohtamisen-verkostopaivien-22-23922-valayksia

Olin 22-23.9.22 Tampereella tietojohtamisen verkostopäivillä. Tapahtuma oli täysi ja kiitos hyvien ystävien sain viimeisten joukossa paikan. Noin 200 ihmistä oli Tampereen Torni-hotellin kokoustilassa kaksi päivää ja vielä illanvietossa ensimmäisenä iltana kuka pidempään kuka lyhyempään. Nostan nyt esille tapahtumasta ”väläyksiä”. Tuota termiä käytti omassa esityksessään THL:n Petra Kokko. Aloitetaan hänen esityksestään.

Petran väläykset sytyttivät minut. Esityksessä oli niin paljon tuttua, että päätin avata laajemmin näitä Petran esitykseen liittyviä asioita. Keskeisenä ”väläyksenä” hän otti esille HILMOn (eli hoitoimoitusrekisterin). Se on hänen mielestään soten tilastoinnin ja tutkimuksen perusjalka niin palvelujen käytön kuin kustannustenkin arvioinnissa sekä hyvinvointialueiden rahoitusmallissa. Toinen huomioni kiinnittyi TOPI-rekisterin mainitsemiseen. Se on vielä ainoa kattava palvelujentuottajarekisteri eli toimipaikkarekisteri. Valviran aikana yritimme saada aikaan uuden SOTERI-rekisterin, mutta Sipilän hallituksen soteuudistuksen kariutuminen keskeytti tämänkin uudistuksen. Nyt on taas herätty kehittämään SOTERIA TOPIN korvaajana. Laaturekisteritkin Petra otti esille ”väläyksenä”. 1.9.2022 on astunut voimaan asetus, joka takaa laaturekisterien budjettipohjaisen kehittämisen ja käytön. Tätä ennen 2018 THL:n lakiin tuli asiasta maininta. Rekisterien suhde HILMOon jäi minulle hiukan epäselväksi. Ehkä tuo lisälehtiajattelu ei enää ole voimissaan. Pidän sitä edelleen ihan hyvänä ajatuksena. Viimeisin ”väläytys” yllätti minut. Kyse oli hankkeesta nimeltä TAHTO. Uutena ideana on keksitty, että nyt tarvitaan myös kattava valtakunnallinen näkymä talous- ja henkilöstötietoihin. Voidaan sanoa, että aikanaan alas ajetun ns. KETI-rekisterin (oli voimissaan ennen valtionosuusuudistusta) tilalle on vihdoinkin syntynyt TAHTO luoda kattava tietoperusta. Ilman sitä ei vaikuttavuus- ja tuottavuusmittareilla ei ole riittävää tietopohjaa. Sen ovat monet toki tienneet (mukaan lukien minäkin) jo KETIn alasajon ajoilta vuosikymmeniä sitten.

Rakenteellisen tiedon väläykset. Verkostopäivillä niin eräissä alustuksissa kuin myös käytäväpuheissa nostettiin esille kriittistä näkökulmaa rakenteellisen tiedon keruulle. Olen ollut tuon tiedonkeruun kannattaja. Nyt joudun kyllä kääntämään takkia. Rakenteellinen tieto on laadultaan hankala kysymys, koska monet ja monin tavoin ymmärrettävät rastitukset mahdollistavat monenlaisia tulkintoja. Toinen haaste on rastitusten työläys. Tätähän on viime aikoina kritisoitu APOTTI-järjestelmässäkin. Rastittaminen vie kohtuuttomasti työaikaa. Samaan aikaan kirjataan (tai sanellaan) myös potilas- ja asiakaskertomustietoja vapaana tekstinä. Kyse on siis osittain päällekkäisestä työstä. Nykyiset tekoälymenetelmät pystyvät pitkälle tunnistamaan vapaasta tekstistä myös HILMO-tyyppiset tiedot. Tästä vakuutuin, kun kuuntelin Antti Karssonin esitystä koneoppimisen mahdollisuuksista ja ongelmista. Näin päädynkin siihen, että tulevaisuudessa ei tarvita HILMOa eikä KANTAa erikseen, vaan ne on yhdistettävä. Ratkaisu on mahdollista, jos THL ja Kela pääsevät asiassa yhteisymmärrykseen. Tietojohtamisen verkostopäiviltä en tällaista näkymää löytänyt. Vaihtoehtona on kyllä ”hybridimalli” (muotisana 2020-luvulla) eli rakenteellisen ja vapaan tekstin yhdistelmä. Hybridimalli voisi olla myös kirjaamisessa käytössä. Osa kirjaamista voisi olla lääkärien vastuulla, mutta osassa voisi olla vastuu hoitohenkilöstöllä ja toimistohenkilöstöllä. Myös sosiaalihuollossa vastuuta voisi jakaa asioiden substanssivastuullisten ja toimistohenkilöstön kesken.  

Kysymysten väläys. Toni Suihkon vauhdikkaasta esityksestä poimin esille kysymysten väläyksen. Kehittämistyössä, hankkeissa, selvityksissä pitäisi tehdä aina sarja kysymyksiä: miksi? mitä? miten? ja uutena bonuksena pohjalla mitä sitten? Usein tehdään hankkeita hankkeiden vuoksi eli kysymyssarjassa pysähdytään kysymykseen, miten. Pitäisi vielä asettaa kysymys, mitä sitten? Ja siitä Toni loihti esille runsaasti vastauksia hyvinvointialueille kuten preventio esille, pitää johtaa kokonaisuutta, verkostoa – mahdollistava johtaminen, johtamisen pitää olla mitattavaa, epäonnistumisetkin on käsiteltävä oppimisprosesseina jne.

Puoliväläys ja muita sosiaalihuollon väläyksiä. Kaisa Pesonen nosti esille käsitteen sosiaalipuoli. Ei ole olemassa sosiaalipuolta vaan sosiaalihuolto. Muita sosiaalihuollon väläyksiä löysin alustuksesta. Toimintakykytieto pitää saada ketterästi käyttöön. Ketteryyttä lisää mobiilisovellusten käyttö asiakastyössä paikan päällä. Ketteryyttä pitää myös lisätä kirjaamisessa ja kirjausten hyödyntämisessä. Nyt tietojen kirjautuminen Kanta-järjestelmään ei houkuttele paikalla käyttäjiä. Olennainen haaste on myös asiakkaan asian hoitaminen eteenpäin. Esimerkiksi asiakasvastaava voisi olla ratkaisu. Sosiaalihuollossa tekoälyn hyödyntäminen on kaksipiippuinen juttu. Datamassasta voidaan ennakoivasti löytää potentiaaliset asiakkaat, joiden ongelmiin pitäisi tarttua ennen kuin on myöhäistä. Asian toinen puoli suostumuksen saaminen asiakkaalta ja tietosuojakysymykset.

Väläys paluusta menneisyyteen. Vanha Tampereen aikainen työkaveri Jaakko Herrala piti tapansa mukaan hienon esityksen, joka oli täynnä ”väläyksiä”. Oion nyt Jaakon sanomaa ja tulkitsen sitä jyrkemmin. Hyvinvointialueet palaavat aikaan ennen valtionosuusuudistusta, jolloin valtion suora resurssiohjaus meni loppumetreillä äärimmäisiin yksityiskohtiin päätyen mahdottomuuteen. Nyt on uhkana ohjausjärjestelmä, jossa yhdistyvät niukkojen resurssien sanelemat normit ja yhdenvertaisuuden vaatimukset palvelujen tarjonnassa eri hyvinvointialueilla. Hyvinvointialueilla on kapeat mahdollisuudet, koska alussa mennään eteenpäin talous edellä. Omat rahoitusmahdollisuudet ovat olemattomat.

Ennakoinnin väläykset. Kari Natunen ja Jari Pekkanen pitivät tyhjentävän esityksen ennakoinnista ja ennustamisesta. Teollistettu datan tuotantoprosessi luo mahdollisuudet ennakointiin liittyvälle analytiikalle. Keskeistä on kuitenkin datan laatu. Mitä heikompilaatuista data on, sitä epätäydellisempää on ennakoinnin ja ennustamisen mahdollisuudet. Käsitteet ovat standardoituja jo vuosikymmeniä sitten kuten käynnin käsite. Sekin sai osakseen väläyksenomaista kritiikkiä yleisössä. Ääripäässä käynti on vain ”ovensaranatietoa”.

Väläys menestyvästä tiimistä. Jääkiekkomaajoukkueen päävalmentaja Jukka Jalonen avasi välineitä menestyvälle tiimille. Pitää olla keskinäinen luottamus, pitää antaa palautetta (niin positiivista kuin negatiivistakin), tavoitteet pitää olla selkeät tiimille ja myös yksilötasolla. Ja tärkeintä on, että tiimillä on osaava esihenkilö, joka uskoo ryhmäänsä, on innostunut, luja ja vaativa, mutta samalla reilu. Esihenkilö myöntää virheet ja oppii niistä. Hän johtaa johdonmukaisesti, jolloin ryhmäläisillä on turvallisuuden tunne. ”Pelissä vedetään täysillä mutta kohtuullisen rennosti”.  Rentous saadaan aikaan ennakoivalla tilannehuumorilla. Pelaaja kysyi jännittyneenä ennen peliä: miten pelataan?  Toiselta tuli napakka vastaus: ”pelaa vaan”.(Kuvassa estradilla Jalonen, takarivissä väläys Ollin puolikaljusta.)

Väläys ”Onnelasta” ja ”Syrjämästä”.  Riitta Luoto avasi sotetiedon sudenkuopat. Ei riitä, että sotetietoa kerätään vain palvelujen käytöstä. Se on ”sote-ovien heilumisdataa”. Tarvitaan tietoa tyydyttämättömästä hoidon tarpeesta. Jäävuorivertauksessa toteutunut palvelu on veden pinnan yläpuolella, hoitojonot ovat juuri pinnan alla ja tyydyttämätön tarve veden alla koko loppuosa jäävuorta. ”Onnelassa” on hallinnassa jäävuori kokonaisuudessaan ja palveluita käytetään paljon, mutta oikein kohdennettuna. ”Syrjämässä” palveluja käytetään vähän. On henkilöstö- ja osaamispulaa. Tunnetaan jäävuoren huippu, joka näkyy ennen muuta päivystysruuhkissa. ”Syrjämässä” hyvinvointierot kasvavat jatkuvasti eikä rahat riitä koskaan. Tomi Nurmi ja Hanna Downton esittelivät Keusoten ”kysyntälähtöisen palvelutuotantomallin”. Se oli toteutuksena kattava strategisen, taktisen ja operatiivisen johtamisen malli. Jotain jäin kaipaamaan esityksestä eli Riitta Luodon esittämää tyydyttämättömän hoidon tarpeen hallintamallia.

Väläys pirstaleisesta tiedosta. Anna-Kaisa Ikonen kertoi väläyksen ”ihmisten Tampereesta – älykkäämmästä Tampereesta”.  Se saadaan aikaan yhdistämällä monenlaista dataa keskenään sekä analysoimalla sitä tekoälyn keinoin. Väläyksen varjopuolena on tietojen yhdistämisen vaikeudet, tiedon avoimuuden aste ja tietotulva.

Väläykset vaikuttavasta tiedosta. Pasi Lehdon esitys kardiologian laaturekisteristä ja sen hyödyntämisestä sydänsairauksien hoidossa oli apul.prof. Paulus Torkin mielestä oiva esimerkki kattavasta tiedon hyödyntämisestä potilaan hoidon koko prosessissa ja myös johtamisessa. Prof. Harri Laihonen nosti esille vaikuttavuuden organisaation näkökulman ja ihmisen (asiakkaan / potilaan) roolista kokonaisuudessa. Ajaudutaan helposti ratkaisemaan vain tehokkuuden ongelmia, kun tavoitteet pitäisi asettaa palvelun vaikuttavuuden aikaansaannin kannalta. Tietojohtamisen tulee olla strateginen kyvykkyys eikä pelkkä tekninen prosessi – se on väläys. Paulus avasi viimeisessä päivien alustuksessa vaikuttavuusperusteisen johtamisen keskeisen väläyksen. ”Jos ette mitään muuta muista esityksestäni, niin muistakaa keskittyä selkeiden tavoitteiden määrittelyyn.” Se on 1-väläys, josta seuraa neljä muuta eli 2. asiakassegmentointi, 3. mittaus kohden tavoitetta, 4. jaa ja levitä tietoa sekä 5. suunnittele sopivat johtamisrakenteet. 

Kiitos järjestäjille onnistuneista päivistä!

Senaattorit hyvinvointialueiden IT-haasteiden kimpussa

Kahden vuoden taon jälkeen pidettiin eilen 28.4.2022 senaattoritapaaminen. Klubi koostuu soten ATK-päivien aktiivikävijöiden joukosta, johon valitaan ihmiset kutsusta. Ensimmäiset ATK-päivät on pidetty 1975. Itse olen ollut päivien suhteellisen aktiivinen kävijä 1980-luvulta saakka. Osallistumisen määrä ratkaisi kutsuni tähän kerhoon. Seuraavat ATK-päivät pidetään 9-11.5.2022 Jyväskylässä. Eilisen klubitapahtuman isäntä oli Innofactor. Senaattorien presidentti AP Paananen veti tilaisuuden rennolla tyylillään unohtamatta jäniskevennyksiään. Vahvana taustahahmona oli jälleen mukana Kauko Hartikainen Kuntaliitosta. Alustukset olivat kaikki teräviä ja puhuttelevia. Tapahtuman otsikko oli: "Tietoturvalliset hyvinvointialueiden tietojärjestelmät". Tiivistän alustajien puheista omat havaintoni.

Mikko Rotonen HUS:stä alusti aiheesta "Tällaisen hyvinvointialueenko minä halusin?":

• matka alkaa: lakipohja 1427 sivua, korjaussarja 719 sivua; 
• yhteisrekisteri katoaa Uudeltamaalta - jokaisella hyvinvointialueella oma rekisterinsä - seuraus tietojen siirto ja hyödyntäminen hankaloituu (ON-jälkikommentti: vaikeuksia voi tulla sekä potilashoidon tasolla että tietojohtamisessa huolimatta toisiokäyttölain uusista mahdollisuuksista.)
  
• HUS:n kannalta hankaloituu, miten tulkitaan, kuka missäkin asiassa on järjestäjä ja kuka tuottaja
• valtionvallan päätöksenteossa ei ole kunnolla otettu huomioon hyvinvointialueiden merkittäviä eroja - puuttuu valtakunnallinen ohjaus -- kansalaisten kannalta ei välttämättä tule tasavertaista palvelua eri hyvinvointialueille
• matkalla: valtiovalta myöntänyt tarpeeseen verrattuna merkittävästi vähemmän valmistelutöihin rahoitusta; henkilöstö tekee tuplatyötä valmistelun edistämiseksi; 
• kesällä tulossa jälleen uusia lakikorjaussarjoja - lakivalmistelu ollut laadultaan huonoa (ON-jälkiarvio: ministeriöiden valmistelukiireet ja työvoimapula taustana)
• IT-järjestelmien yhtenäistäminen voitaisiin ja yritetäänkin tehdä sopimusten avulla, mutta hankintalainsäädäntö pakottaa kilpailutukseen - lopputulos ei välttämättä kokonaisuuden kannalta optimaalinen
• yliopistosairaaloilla haasteena opetustoiminnan ylläpito ja kehittäminen (rahapula)
  
• matkasuunnitelma: nyt mennään Ekonomy-luokassa;
• verkkojen kestettävä mahdolliset kyberhyökkäykset
• pääkaupunkiseudulla ongelmia tuottavat erilaiset uudet hyvinvointialueet
• potilasturvallisuus jatkossa merkittävä haaste HUS:lle

Pasi Lehmus Pirkanmaalta alusti aiheesta "Miten hyvä ICT toteutuu Suomen suurimmalla hyvinvointialueella?":

• rahoitusta saadaan riittävästi (Mikko oli toista mieltä), mutta rahat saadaan tipoittain eri lähteistä ja niiden käytölle tehty tarkat käyttötarkoitukset sekä hyötyjen seuranta -pidemmän aikavälin näkymä epävarma
  
• terveydenhuolto tunnetaan, mutta sosiaalihuolto ja pelastustoimi ovat vieraita
• tietojärjestelmien yhtenäistäminen: lähtökohta kuin pakanamaan kartta - täydellinen tietojärjestelmien kirjo pohjana (ON jälkikommentti: tämä on ollut tiedossa vuosikymmeniä ja myös syyt ovat olleet tiedossa vuosikymmeniä - nyt tulos ajautuu hyvinvointialueiden syliin)
• valtakunnallista keskitettyä ohjausta kaivataan (ON-jälkikommentti: valtakunnallinen ohjaus ja koordinaatio on ollut haaste vuosikymmeniä.)
  
• tietoturva ja tietosuoja avainhaasteita
• palkkojen maksaminen turvattava ja nykyisten palvelujen saanti turvattava. Vasta sen jälkeen voidaan lähteä uudistamisen ja muutoksen tielle.
  

Janne Lepistö NHG-Salivirralta alusti aiheesta: "Uhka vai mahdollisuus APTJ":

• Hyvinvointialueet erilaisia. Hyvinvointialueiden sisällä tarvitaan myös uutta toimintakulttuuria verrattuna aikaisempiin hallintorakenteisiin. 
• Asiakas- ja potilastietojärjestelmät (APTJ) vain osa ICT-kokonaisuudesta. Julkisella ja yksityisellä sektorilla eri järjestelmät. Myös järjestelmien historia on erilainen. Julkisella puolella kunta- ja kuntaytymäkohtaiset hankinnat ajaneet suureen järjestelmäkirjoon. Yksityisellä puolella järjestelmien historiallinen muutos johtuu yksityisen toiminnan keskittymisestä ja näin liiketoiminnan ostajan järjestelmät saavat valta-aseman. 
• Salivirta tehnyt Akustiyhteisölle (KL) selvityksiä järjestelmien markkinatilanteesta. Viimeisin on tehty kaksi vuotta sitten. Tilanne on muuttunut tämän jälkeen ainakin niin, että Aster-hanke ajettiin alas. (ON-tarkennus: olisi tuonut merkittävän läpi Suomen APTJ-keskittymän lähes 1miljoonan asukaspohjalle.) Toinen muutos on Keusoten kilpailutus, jonka voitti CGI Omni 360-tuotteella. (ON-lisäys: Ahvenanmaan voitti ruotsalainen Cambio suomalaisten firmojen nenän edestä.)
• APTJ:n rinnalla on muita ICT-järjestelmiä, joista koostuu asiointikokonaisuus. Kokonaisuus voidaan jakaa kolmeen ryhmään: "käyttöpakkoryhmä" (kuten Suomi.fi, omakanta), "kansalliset ratkaisut-ryhmä" (kuten oirearviot), "markkinaryhmä" (APTJ:t). Kukin hyvinvointialue joutuu rakentamaan oman kokonaisuutensa näistä kolmesta elementistä. Kaikkia alueita yhdistävää standardiratkaisua ei ole mahdollista saada aikaan johtuen historiallisesta järjestelmien hajanaisuudesta. 

Jarno Limnell Innofactorin työntekijänä ja työelämäprofessorina alusti aiheesta "Pilvipalveluiden tulevaisuus". Alustuksen aihe oli sovittu ennen Ukrainan sotaa. Nyt Jarno peilasi alustuksensa suhteessa tähän kriisiin. Pilvipalvelujen konkreettinen tulevaisuusarvio jäi sivuosaan.

• lähtökohta: jos tunteet ja järki kamppailevat toisiaan vastaan, tunne voittaa
• kaksi maailmaa: fyysinen ja digitaalinen; maailmat ovat vuorovaikuksessa ja riippuvuussuhteessa toisiinsa yhä tiiviimmin ja reaaliaikaisesti
• Kaksi maalmaa voidaan nähdä kerroksellisena kokonaisuutena seuraavasti:
• sosiaalinen kerros: somesota
• teknologinen kerros: softat ja niitä kohtaan tehdyt kyberhyökkäykset
• fyysinen kerros: meri- ja maakaapelit: kaapelien katkaiseminen ensimmäinen mahdollisuus vaurioittaa tätä hierarkkista ketjua - Krimillä Venäjä onnistui tässä. 2022 Ukrainassa ei kuin pieneltä osin.
• kybervaikutusta vastaan pitää lähestyä seuraavin menetelmin: varautuminen, liittoutuminen kansainvälisten kumppanien kanssa, joukkoistaminen ("hakkeriarmeija"), koko yhteiskunnan voimavarat mukaan, omavaraisuus, korostetaan jokaisen vastuuta.
  

Linkki SOTE-ATK-päiville 9.-11.5.2022:  

https://koulutus.fcg.fi/koulutustapahtumat/sosiaali-ja-terveydenhuollon-atk-paivat-2022-12259?gclid=Cj0KCQjwma6TBhDIARIsAOKuANz8STHAAaz216WdSJWkEEVWFzIe6iQoIuOzsG4pvvHQM_082Bsle20aAjDEEALw_wcB

Julkiset hankintakilpailutukset hätäisiä hankintojako?

Kuva: HS-Visio: Hätäiset hankinnat 5.2.2022

Luin 5.2.2022 HS:n Visio-liitteestä Veera Luoma-ahon kirjoittaman jutun ”Hätäiset hankinnat – Julkisilla it-hankinnoilla on huono maine. Pahimmillaan ne ovat ansioluetteloiden kauneuskilpailuja, joissa veronmaksajan käteen jää vanhentunut tuote ja kallis lasku, sanovat arvostelijat.”  (https://www.hs.fi/visio/art-2000008571439.html). Otsikosta käy ilmi, että Veera on tehnyt juttunsa haastattelemalla joukkoa asiantuntijoita tai voisiko sanoa kokemusasiantuntijoita. 

Hankintakilpailutuksissa olen ollut vuosikymmeniä ensin pisimmän työjakson julkisella puolella kilpailuttajana tai hankinnan toteuttajana yhdessä kilpailutuksen voittajan kanssa. Tämän jälkeen olen eläkkeelle siirtyessäni ollut yksityisen yrityksen palkkalistoilla ja mukana tarjousten tekemisessä. On ollut onnistuneita voittoja, mutta myös häviöitä. Tiivistän ilman henkilönimiä jutun viisi pointtia ja kommentoin omilla kokemuksillani niitä. Samalla kyllä kysyn, puuttuuko tästä jotain oleellista? Ehkäpä kohta 6: Bonus. Kerron kokemukseni kahdesta näkökulmasta – kilpailuttaja / tarjouspyynnön tekijä vs. tarjoaja.

1. Pienet rajautuvat ulos kisasta

• ylimitoitettu vaatimuslista ja niiden pisteytysjärjestelmä: voi olla satoja, osa ehdottomi
• kohtuuttomat koulutus- ja kokemusvaatimukset
• osaamisen rajoittaminen esimerkiksi kahteen vuoteen 
•  liikevaihdon alaraja: varmistetaan toimittajan kyky täyttää sopimus

Ollin kommentit:

·       Kilpailuttaja: En tunnista omalta ajaltani osaamisen tai referenssien rajoittamista muutamaan viimeiseen vuoteen. Tämä on ilmiönä enintään viiden vuoden ikäinen. Tunnistan ylimitoitetun vaatimuslistan ja välillä osaamisvaatimuksetkin. Huomasin, että vaatimuslistan suuruus tavoittelee laadun kattavaa määrittelyä. Vastaavastihan hintatekijä on määritelty virkkeellä tai kahdella. Niihin on saatu karkeasti kahdenlaisia vastauksia tarjoajilta. Toisessa ääripäässä on tarjoaja, joka vastaan jokaiseen kysymykseen kyllä tai muuten maksimiarvon (vaikkapa 0:sta %: teen aina 5). Ja toisessa ääripäässä on tarjoaja, joka vastaa mahdollisimman rehellisesti ja saattaa karsiutua kilpailusta alta aikayksikön. Vaatimusmäärittelyjen tavoitteena on osaltaan minimoida riskit, ettei saada epäpätevää kilpailutuksen voittajaa. Ehkä osaamisen ja referenssien rajaaminen viimeisiin 2–5 vuoteen varmistaa tuoreen, ajan tasalla olevan osaamisen.

·       Tarjoaja: Vaatimuslista rastittaminen tai pisteytys on lyhyenä ja pitkänä aina viime kädessä tarjoajan oman arvottamisen tulos. On tietysti niin, että suuresta massasta referenssejä ja osaajia on helpompi valita tarjottavaan tiimiin jäseniä kuin pienestä. Pienet yritykset ratkaisevat tämän massaongelman liittoutumalla yhteen eli tarjous tehdään yritysryhmänä, jos se on mahdollista.

2. Kilpailutukset ovat cv-kauneuskisoja

• cv-optimointi ja kaunistelu
• kokeneilla tekijöillä voitetaan kilpailut
•  pienen joukon ansioluettelot kasvavat 
•   junioreita vaikea palkata
• Ja toisin päin: varmistetaan, että sopimukset toteutuvat; uhkana on, että voitetaan kokeneilla ja laitetaan juniorit töihin; onmo julkishallinnon tehtävänä kouluttaa junioreita?

Ollin kommentit:

·       Kilpailuttaja: Allekirjoitan kilpailuttajan pointit (Ja toisin päin-pointit). Olen nähnyt tilanteita, että kilpailutukset todella voitetaan senioreilla. Sitten seniorit tulevat projektin aloitukseen tai alkutaipaleelle, mutta siirtyvät vähin erin taustalle ja eturintamaan tulee juniorikaarti. Näistä syistä ymmärrän, että riskit tältäkin osin pyritään minimoimaan tarjouspyyntöjen avulla.

·       Tarjoaja: CV:n optimointi on todellisuutta. Siihen on pari syytä. Ensinnäkin CV:lle pitää nostaa se osaaminen ja ne referenssit, jotka vastaavat tarjouspyyntöä. Toiseksi kokeneella seniorilla on yleensä varsin laaja kokemus- ja osaamispohja, joka on kaivettava esille pitkästä cv:stä ja referensseistä, joissa on monesti pohjaa monille vaatimuksille. Olen myös huomannut, että vähän mukana tarjousten teossa olleet henkilöt laiskuuttaan antavat varsin yleisen CV:n käyttöön. Se vaan ei dokumenttina välttämättä ole kilpailukykyinen, vaikka tiedettäisiin yrityksessä henkilön osaamispohja.

3. Rima on korkea mutta järjetön

• tehtävään verrattuna vaatimukset ylimitoitettuja
• referenssit lyhyeltä ajalta, esim. kaksi vuotta, vaikka yrityksellä ja työntekijöillä löytyy aikaisemmalta ajalta referenssejä paljon
• vaaditaan julkisen puolen kokemusta, vaikka yksityinenkin saattaa olla tehtävään nähden yhtä relevantti

Ollin kommentit:

·       Kilpailuttaja: Osittain olen jo vastannut näihin väittämiin edellisissä kohdissa (vaatimukset ja referenssit). Julkisen puolen kokemus vaatimuksena liittyy siihen, että toimittajalta odotetaan laajemmin julkisen puolen toiminnan ymmärrystä. Monesti (yleensä) IT-hankkeisiinkin liittyy toiminnan ymmärrys, joka eräiltä osin poikkeaa julkisilla ja yksityisillä toimijoilla keskenään. Myös lainsäädäntö asettaa vaatimuksia, joiden ymmärrys on tarpeen tarjoajaltakin. Ja edelleen tarjouksen teossa halutaan välttää riskit, jossa tarjoajalla / tulevalla toimittajalla on ns. avoin piikki. Tämä luonnollisesti pyritään välttämään sopimuksen teon vaiheessa viimeistään.

·       Tarjoaja: Referenssien aikaraja on tullut tutuksi. Osa vanhemmista referensseistä olisivat relevantteja ja ajantasaisia. Jos haetaan jotain uutta teknologista osaamista, voi vanhempien referenssien relevanssi olla kyseenalaista. Toisaalta teknologioiden, menetelmien osalta on ryhdytty vaatimaan erilaisia sertifikaatteja. Niiden avulla voidaan osoittaa minimiosaaminen – ei kuitenkaan käytännön osaamista.

4. Yrityksiä ei kuunnella ja siksi hankinnassa ei ratkota oikeita ongelmia

• epäselvää, mihin ongelmaan haetaan ratkaisua
• lopputuote määritelty tarkkaan, vaikka ei tiedetä, onko se itse asiassa ongelman ratkaisu
• tiedetään ongelma, mutta määritellään myös ratkaisu
• asetetaan mahdoton tavoite
• odotetaan tarjoajalta pitkälle vietyä suunnitelmaa ratkaisuksi ongelmaan
• Ja päinvastoin: mitä vähemmän on ohjaavia kriteereitä, sitä paremmin hanke voi toteutua;   markkinavuoropuhelulla saadaan aikaan realistinen tavoite: hyvissä ajoin keskustelut tarjoajien kanssa täsmentävät tavoitetta

Ollin kommentit:

·       Kilpailuttaja: Asetelma organisaatiossa voi olla ristiriitainen ja lopputulos jonkinlainen kompromissi. Kaksi oleellista ja etäistä lähtökohtaa esiintyy tai on esiintynyt: toiminta ja IT. Kolmantena tekijänä voivat olla toiminnassa olevat erilaiset intressiryhmät.  Voi olla myös niin, että yksinkertaisesti eteen tulevaa ongelmaa ei osata kilpailuttajapuolella systematisoida avata ja hakea sitä juurisyytä tai juurisyitä. Tähän kaikkeen on keksitty käsitemäärittely ja laajemmin arkkitehtuurityö. Sitä voidaan tehdä julkisessa organisaatiossa omin voimin. Tai sekin voidaan kilpailuttaa. Yritysten kuuleminen liittyy hankintalainsäädännön mahdollisuuteen käyttää ns. kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kuten HS-jutussakin todetaan, se on työläs ja aikaa vievä kilpailutusmalli. Tuolla mallilla kilpailutusprosessin läpivienti vaatii siis aikaa ja osaamista.

·       Tarjoaja: Yritysten kuunteleminen liittyy hankalaan projektien läpiviennin haasteeseen. Tavoitteena olisi saada aikaan innovatiivinen, käyttäjäystävällinen lopputulos, joka saadaan aikaan annetussa ajassa ja annetuilla resursseilla. Yritysten kannalta tähän olisi paras tie ketterän kehittämisen menetelmä ilman lopullista aikarajaa ja resurssikehystä. Tämä on puolestaan kilpailuttajan kannalta mahdoton yhtälö. Se on varsinkin mahdoton julkisella puolella, koska rahoitus tulee viime kädessä meiltä kansalaisilta. On tarkkaan määriteltyä budjettirahoitusta. Yksityinen toimija voi toisella tapaa operoida riskirahoituksella. Onhan siinäkin rajansa – konkurssi.

5. Hankintoja tehdään kiireellä

• hankintalaki periaatteiltaan hyvä: hankintojen oltava avoimia, syrjimättömiä ja tasapuolisia
•  suurin syy: kiire, resurssit
•  hankintailmoituksiin kriteereitä, jotka näyttävät hyvältä, mutta joiden tarkoitusta ei pohdita
• markkinavuoropuheluun ei riitä ostajalta resursseja
• hankintayksiköillä liikaa töitä: pahimmissa tapauksissa kopioidaan vanhoja tarjouksia
• nopeasti tehdyt hankinnat näkyvät ostajallekin tehottomina prosesseina ja heikkoina lopputuloksina
• hankkeiden jälkiseurantaa ei tehdä eli toteutuiko prosessi kilpailutuksen mukaisesti ja pysyikö budjetissa

Ollin kommentit:

·       Kilpailuttaja: Resurssirajoitteet ovat realiteetti, mutta myös kiire. Ne monesti nivoutuvat yhteen julkisen sektorin budjettimenettelyn vuoksi. Kiire liittyy myös monesti kohteena olevan ongelman liittymiseen johonkin ”sisarongelmaan” kuten jonkin toisen organisaation toiminnallisiin vaatimuksiin tai rahoitukseen toisesta julkisesta ”rahasäkistä”. Työkiireet ovat tunnettu perustelu. Hankkeiden jälkiseuranta on rajallista. Valtiolla ollessani töissä oli tietyille suurille VM:n rahoittamille hankinnoille tiukat seurantavaatimukset ennen, aikana ja jälkeen.

·       Tarjoaja: Markkinavuoropuhelu on tarjoajalle erittäin työläs prosessi. Se sisältää useita vaiheita, joihin pitää valmistella pohjamateriaalia sekä osallistua neuvotteluihin. Kiire liittyy myös tarjoajien toimiin. Haasteena on optimoida asiantuntijoiden käyttö, kun tarjoustilanteessa käytettävissä olevat henkilöt eivät välttämättä ole peukaloita pyörittämässä ja odottamassa kilpailun voittoa. Kilpailutus kaikessa kiireessäkin venyy ja se tuottaa ongelmia tarjoajalle.

6. Bonus: Feikkikilpailutus

Tämä feikkikilpailutus puuttuu HS:n artikkelista. Siinä on kysymys hillitystä korruptiosta tai ennakkosopimuksista (kilpailuttajan ja odotetun voittajan välinen ”hillitty charmi”). Vuosien ja vuosikymmenten saatossa olen tällaisia havainnut. En voi ottaa esimerkiksi mitään todellista, koska on varmaa, että muodollisesti osapuolet kiistävät tällaisen menettelyn.

On ymmärrettävää, että hyvää yhteistyötä toimittajan kanssa ei haluta lopettaa. Onhan yhteistyön todettu toimivan ja toimittajakin tuntee talon tavat. On myös esimerkkejä, joissa tarjoaja tekee hyvissä ajoin tykö itsensä. Pienessä maassa juttu kulkee ja aikainen herääminen antaa mahdollisuuksia vaikuttaa kilpailutusasiakirjoihin. Ne jopa monesti kuulostavat tutuilta toisten mielestä eli sisältävät elementtejä jonkun yrityksen osaamisvahvuuksista. Hankintatoimikin on inhimillistä toimintaa. Vaikka meillä on hankintalainsäädäntö ja VM:n ohjeistuksia sekä erilaisia muitakin ohjeita, koulutusta ja konsultointia hankintamenettelyssä, silti se sisältää harmaita alueita. Harmaan vyöhykkeen muodostavat vaatimuskriteerit eli ns. laatukriteerit. Harmaata vyöhykettä edustaa myös kilpailullinen neuvottelumenettely. Jos kilpailuttaja etukäteen tietää haluamansa lopputuloksen, neuvottelumenettelyllä voidaan viedä homma näin läpi. Esimerkkejä on. Vaatimuskriteerejäkin voidaan tulkita jälkikäteen ”jetsuttamalla” eli sovittamalla yhteenlaskettu tulos haluttuun lopputulokseen.

Markkinaoikeuteen on mahdollista tarjoajalla viedä lopputulos eli kiistää lopputulos. En tunne markkinaoikeuden päätösten tilastoja. Eli kuinka suuri osa markkinaoikeuden päätöksistä on oikeuteen vievälle taholle puoltavia. On myös niin, että mistä tahansa ei kannata viedä asiaa markkinaoikeuteen. Ei haluta olla markkinahäirikkö. Se voi olla yritykselle negatiivista mainosta.

Kollegani Jari Kokon kanssa tuumailimme tietojohtamisesta

Jari Kokko, Olli Nylander: Tiedolla johtaminen: Datasta viisaaksi vai viisaasti datalla? Tiedon hyödyntäminen johdetusti vai yhteisöllisesti?

Olemme seuranneet tietojohtamisen kehittämisen tarjouspyyntöjä ja havainneet, että niistä jokaisessa on haettu lähinnä järeään tiedonhallintaratkaisuun tarvittavaa teknistä BI-osaamista ja -välineitä. Olemme olleet myös näissä hankkeissa mukana ja siten valitettavasti todenneet, että paljon on töitä tehty ja rahaa palanut pääsemättä edes kunnolla alkuun tiedolla johtamisen kehittämisessä. Päiden kääntäminen liiketoimintalähtöisempään asentoon on osoittautunut erittäin vaikeaksi, jopa mahdottomaksi. Hieman kärjistetysti, aikaisintaan vasta hankkeiden aikana on herätty ihmettelemään, mitenköhän kallista ja monimutkaista alustaa oikein hyödyntäisi toiminnan johtamiseen ja asiakastyytyväisyyden parantamiseen. Yleensä lopputuloksena on syntynyt tämän tyylisiä raportointinäkymiä:  

Tuollaiset pintapuolisesti hienolta ja ammattimaisilta näyttävät raportit ovat kuitenkin liian monimutkaisia ja  -muotoisia koko henkilöstön tulkittavaksi. Lisäksi tuollaiset raportit tyypillisesti ilmaisevat vain mitattavan kohteen tilannetietoa ilman vertailua asetettuihin (siis käytännössä asettamattomiin) tavoitteisiin. Se antaa vaikutelman, ettei johto ole ollut kehityshankkeessa mukana ja/tai ei ole hoitanut tehtäviään. Pelkästään tilannetiedolla ei viisastu eikä vielä ohjata organisaatiota, vaan siihen tarvitaan vähintään tavoitepoikkeamatietoa! 

Asiaa ja ongelmaa voi lähestyä myös tiedon jalostamisen näkökulmasta, jota tyypillisesti havainnollistetaan tällaisilla pyramideilla: 

 

Tuon pyramidin avulla yleistämäämme ongelmaa voi ilmaista niin, että tietojohtamisen kehittämistä lähestytään ikään kuin alhaalta ylöspäin. Käytännössä tuo lähestyminen tarkoittaa sitä, että ensin haalitaan kaikki mahdollinen tieto yhteen paikkaan (tietovarantoon) mahdollisimman rakenteelliseen eli helposti haettavaan ja käyttökelpoiseen muotoon, mitä se ei sittenkään käytännössä aina ole, varsinkaan laadullisesti (kts. Kysely: Huono data on terveydenhuollon päättäjien harmina). Ja, tuossa on juuri se ongelman ydin, mikä työllistää ja maksaa paljon: Kun ei tiedetä, miten kaikkea haalittua tietoa tullaan hyödyntämään, rakennetaan tiedonhallinta-alusta ja niiden tietorakenteet varmuuden vuoksi niin järeäksi, kattavaksi ja kaikkeen taipuvaksi, että se tulee varmasti sopimaan kaikkiin yksityiskohtaisimpiinkin raportointi- ja analysointitarpeisiin. Toki noillakin alustoilla on paikkansa yksityiskohtaisessa analysoinnissa, mutta ei strategisessa johtamisessa tiedolla. 

Toinen perustavanlaatuinen ja varsin yleinen harhakäsitys on, että tiedolla johtaminen koskisi vain organisaation johtoa. Kaikkein tärkeintä kuitenkin olisi saada tiedolla johtamisesta koko organisaation yhteinen, kattava ja avoin johtamis- ja viestintäratkaisu, jotta joka ainoalla työntekijällä olisi yhteinen ja ajantasainen tosiasioihin pohjautuva kokonaistilannekuva organisaation toiminnasta ja sen kehitystarpeista. Samalla työntekijät sitoutuvat yhteistyöhön, yhteisiin tavoitteisiin ja raportointiin henkilökohtaisten vaikutusmahdollisuuksien ja hyötykokemusten kautta. Vain silloin on mahdollista saada organisaatiosta mahdollisimman ketterästi itseohjautuva ja -reagoiva tavoitepoikkeamien ja ongelmien korjaamiseksi ilman, että jokainen esimies erikseen on oman tilannetulkintansa pohjalta osaoptimoimassa parannustoimia. 

Siksi viime aikoina olemmekin alkaneet puhumaan yhteisöllisestä tiedolla johtamisesta. Ja, luonnollisesti olemme kääntäneet sen kehittämisen lähtökohdankin aivan ylösalaisin niin, että sitä kehitetään tiedonjalostuspyramidilla ilmaistuna huipulta alaspäin eli tarvittavasta ”viisaudesta” lähtien: Ensin mietitään koko toimintaa kattavat tiedolla johtamisen tarpeet eli toiminnan ydinmenestystekijät ja niiden mittarit, jotka aidosti vaikuttavat toiminnan kehittymiseen strategisiin tavoitteisiin pääsemiseksi. Vasta sitten mietitään, mistä niitä varten tarvittava tieto saadaan ja, mistä tietolähteestä ja välineestä. Yleensä siihen tarvitaan paljon muitakin ja alati muuttuvia tietolähteitä kuin pelkkä BI-tiedonhallinta-alusta. Eräs olennainen tietolähde on organisaation työntekijät, joiden työsuoritukset ja kehittämistarpeet on saatava yhteensovitettua organisaation tavoitteisiin. Olemme vuosien saatossa tutkineet, kehitelleet ja kokeilleet yhteisöllistä tietojohtamista omassa toiminnassamme jopa niin pitkälle, että siitä on jalostunut hyvin yksinkertainen ja organisaatioriippumaton tietojohtamisen konsepti ja ratkaisu. Se kannustaa ja sitouttaa työntekijät yhteisiin tavoitteisiin ja jatkuvaan parantamiseen vaikuttavuudessa ja tuottavuudessa. Kaiken lisäksi olemme todenneet, että koko toiminnan kattava ratkaisu on yllättävän helppo ja edullinen ottaa asteittain käyttöön jopa ilman kalliita tiedonhallinta- ja taustajärjestelmiä ja niihin liittyviä monimutkaisia integrointeja.  

Olisiko jo lopultakin aika vapauttaa tietojohtaminenkin tietotekniikan ja laaduttoman datamassan kahleista viisaudeksi? Meillä olisi ainakin siihen avaimet... 

Jälkikirjoitus: Jari Kokko on Citrus Solutions oy:ssä Senior manager & Advisor. Olemme yhdessä konsulttitöidemme ohessa ja osittain niihin liittyen pohtineet tietojohtamisen viisautta.  Päätimme päivänä muutamana tehdä yhteisen kirjoituksen meitä pitkään häirinneistä tietojohtamisen asioista. Jutun teossakin huomasimme, että alan sanasto on vielä jäsentymätöntä, standardoimatonta. Tämä kirjoitus on julkaistu myös Jarin Linkedin-sivulla blogikirjoituksena. Erona tähän julkaisemaani kirjoitukseen on, että en laittanut mukaan väliotsikoita tai voisiko sanoa nostoja.